В жизни каждого человека происходят события, которые меняют его анкетно-биографические данные. В отделе кадров компании, где работает человек, приходится переоформлять документы. Классическая ситуация: сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Но бывает и так, что анкетные данные меняют и мужчины. Причинами могут стать не только вступление в брак, но и развод, желание вернуть девичью фамилию, неблагозвучие фамилии или имени.
Согласно закону «О персональных данных», персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному физическому лицу. В нее входят фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес, семейное положение, образование, профессия, доходы и т.д.
Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому, когда они меняются, нужно вносить изменения во все соответствующие документы:
- Трудовая книжка
- Книга учета движения трудовых книжек
- Личная карточка работника (форма N Т-2)
- Лицевой счет (форма N Т-54)
- Трудовой договор
- Карточка учета сумм начисленных ЕСН и взносов на пенсионное страхование
Кроме того, замене подлежат:
- Паспорт гражданина РФ
- ИНН
- Страховое пенсионное свидетельство
- Страховой медицинский полис
- Заграничный паспорт
- Водительское удостоверение
Изменение документов: пошаговая инструкция
- Заявление работника: работник пишет заявление на имя руководителя организации с просьбой внести изменения в документы, содержащие его персональные данные. К заявлению прикладываются копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о браке, свидетельство о разводе, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества, решение суда и др.), которые заверяются в установленном порядке.
- Приказ о внесении изменений: руководитель организации издает приказ об изменении внутренних документов в связи со сменой фамилии (имени, отчества).
- Изменение в трудовой книжке: в сведения о работнике в трудовой книжке вносятся изменения на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о разводе, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, и сверху записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
- Изменение в личной карточке: прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа указана новая фамилия. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения.
- Изменение в трудовом договоре: существует две точки зрения на то, нужно ли заключать дополнительное соглашение к трудовому договору в случае изменения фамилии. Можно внести изменения в текст трудового договора, указав новую фамилию работника, и заверить изменения подписями сторон. Также рекомендуется приложить к трудовому договору копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта.
- ИНН: сам номер ИНН не изменяется, но замене подлежит свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства.
- Страховое пенсионное свидетельство: при смене фамилии, имени и отчества, даты рождения, места рождения, пола застрахованного лица новые анкетные данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете. В ПФР нужно написать заявление об обмене страхового свидетельства, после чего выдается новое свидетельство с тем же страховым номером.
- Страховой медицинский полис: в большинстве случаев замена страхового медицинского полиса при смене фамилии обязательна. Для работающих граждан замену полиса осуществляет организация-работодатель, неработающие граждане самостоятельно обращаются в пункты выдачи полисов страховой медицинской организации.
- Заграничный паспорт: замена заграничного паспорта при смене фамилии не обязательна. Но если в паспорте РФ и заграничном паспорте фамилии совпадать не будут, выехать по такому загранпаспорту в некоторые страны может быть невозможно.
- Водительское удостоверение: замена водительского удостоверения при смене фамилии не обязательна. Достаточно иметь при себе свидетельство о браке.
Пример оформления документов
Соколова Светлана Ивановна вышла замуж и сменила фамилию на Акулова.
Примерный образец заявления:
Директору ООО Лира
Прокофьеву А. М.
Руководителя канцелярии
Соколовой С. И.
Заявление.
Прошу изменить в учетных документах фамилию Соколова на Акулову в связи со вступлением в брак.
Копию свидетельства о браке прилагаю.
27.10.2009 Соколова С. И.
Примерный образец приказа:
Общество с ограниченной ответственностью Лира
ООО Лира
Приказ
17.11.2009 N 127
Москва
Об изменении фамилии
В связи со сменой фамилии руководителя канцелярии Соколовой С. И.
Приказываю:
Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию руководителя канцелярии Соколовой Светланы Ивановны на Акулову в связи с вступлением в брак.
Основания:
- Заявление Соколовой С. И. от 27.10.2009.
- Копия свидетельства о заключении брака С1 N 230258981, выданного Измайловским отделом загс Управления загс Москвы 24 октября 2009 г.
Директор Прокофьев А. М.
Начальник отдела кадров Главный бухгалтер
Власов С. П. Попова О. Н.
17.11.2009 17.11.2009
С приказом ознакомлена:
Руководитель канцелярии
Соколова С. И.
18 ноября 2009 г.
Примерный образец изменения к трудовому договору:
Общество с ограниченной ответственностью Лира, именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице директора Прокофьева Александра Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Соколова Светлана Ивановна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:
- В связи со вступлением в брак (свидетельство о заключении брака С1 N 230258981, выданное Измайловским отделом загс Управления загс Москвы 24 октября 2009 г.) изменить в трудовом договоре фамилию Соколова на фамилию Акулова.
- Считать действительными паспортные данные в следующей редакции: паспорт серии 40 09 N 445566, выдан 16.11.2009 УВД района Измайлово Москвы.
Работодатель:
Директор ООО Лира
Прокофьев А. С.
Работник:
Руководитель канцелярии
Соколова С. И.
Примерный образец заявления об обмене страхового свидетельства:
Форма АДВ-2
Заявление об обмене страхового свидетельства
Заполняется застрахованным лицом печатными буквами
Страховой номер: 111-222-222-34
Ф. И.О., указанные в страховом свидетельстве:
Фамилия: Соколова
Имя: Светлана
Отчество: Ивановна
Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные):
Фамилия: Акулова
... (остальные данные)
Дата заполнения: 18 ноября 2009
Личная подпись застрахованного лица: Акулова
Важно!
Эта информация носит общий информативный характер. Точный порядок действий может отличаться в зависимости от конкретного случая и региона. Рекомендуется обратиться за консультацией к юристу или специалисту по кадровому учету.
Поделиться
