Важной целью любого бизнеса является быстрое выявление и решение проблем. Это позволяет им предоставлять клиентам более качественные услуги или продукты. Для этого предприятия могут использовать систему управления проблемами для решения любых возникающих проблем. В этой статье мы обсудим, что такое управление проблемами, его преимущества и как внедрить процесс управления проблемами.
Что такое управление проблемами?
Управление проблемами - это процесс решения любых проблем, возникающих в ходе проекта или в организации. Когда возникает проблема, важно решить ее как можно быстрее, чтобы ограничить негативные последствия. Для этого руководители проектов создают структуру для решения любых возникающих проблем. Это включает в себя оценку серьезности проблемы и поиск наилучшего потенциального решения.
Некоторые распространенные типы проблем включают:
-
Низкое качество продукции, например, дефектная программа
-
Члены команды, которым не хватает определенных навыков, например, навыков обслуживания клиентов
-
Проекты, которые выходят за рамки бюджета или сроков, например, требуется больше ресурсов для завершения продукта
-
Неэффективное общение между членами команды, например, языковой барьер или отсутствие встреч
-
Технические проблемы, например, не работает коммуникационное программное обеспечение
-
Проблемы с поставщиком, например, неполучение ответа от контактного лица поставщика
Преимущества управления проблемами
Наличие структурированного процесса управления проблемами дает несколько преимуществ, в том числе:
Улучшенная организация
Зная, кто занимается каждым вопросом и в каком состоянии находится этот вопрос, процесс решения проблемы становится более организованным. Это гарантирует, что кто-то работает над каждым вопросом и что руководитель проекта знает, с кем связаться. Кроме того, при наличии документации по каждому инциденту легче проанализировать текущие и прошлые проблемы.
Более простая оценка проблем
Определение степени серьезности проблемы помогает руководителям проектов выделять необходимое количество ресурсов. Как документация, так и назначенный руководитель по данному вопросу могут помочь уточнить ресурсы, необходимые для решения проблемы. Облегчая оценку серьезности проблем, руководители проектов могут быстрее справиться с ними и вернуться к работе над другими задачами.
Более эффективные решения
Проводя оценку проблем, руководители проектов и менеджеры по работе с проблемами могут принимать более эффективные решения о том, как предвидеть будущие проблемы. Это связано с тем, что у них будет больше информации, которую они будут собирать и документировать при возникновении проблем. Затем они могут обсудить возможности друг с другом или со своей командой и реализовать наилучшее решение.
Более быстрые результаты
Когда в рамках проекта возникает проблема, руководители проектов часто стремятся решить ее как можно быстрее. Установленная структура управления проблемами позволяет членам команды более эффективно сообщать о проблемах. Рационализированный процесс отчетности позволяет менеджеру по управлению проблемами назначить кому-либо задачу для решения.
Когда использовать управление проблемами
Менеджеры проектов используют управление проблемами в ходе большинства проектов. Они разрабатывают концепцию до начала проекта, а затем используют ее, когда возникают проблемы в ходе проекта. Менеджеры проектов могут использовать этот метод для решения проблем любого масштаба, поскольку он создает более организованный подход для всей команды.
Другой способ использования системы управления проблемами - для решения проблем внутри компании. Например, менеджер может создать систему управления проблемами, в которой сотрудники смогут записывать проблемы, с которыми они сталкиваются во время работы, например, медленный интернет или сломанная система отопления. В этом случае менеджер будет иметь запись любых проблем и сможет систематически решать их по мере возникновения. Это позволяет им вносить улучшения для своих сотрудников и сохранять сотрудников счастливыми.
Как создать процесс управления проблемами
Хотя системы управления проблемами различаются, они обычно содержат следующие шаги:
1. Создайте журнал
Создание журнала, в который менеджер или член команды может вносить данные по каждой проблеме, облегчает отслеживание процесса ее решения. Журнал содержит важную информацию, такую как тип проблемы, степень серьезности и время ее возникновения. В зависимости от размера команды, работающей над проектом, менеджеры проекта могут поручить каждому члену команды добавлять проблемы по мере их возникновения или поручить задачу отслеживания проблем нескольким членам команды. Журнал может быть простым документом, или менеджер проекта может внедрить программное обеспечение для управления проблемами.
2. Оцените проблему
Выполнение оценки проблемы информирует руководителя проекта о степени серьезности проблемы. Есть вопросы, которые требуют немедленного решения, в то время как другие менее срочны. Зная степень серьезности проблемы, менеджер проекта может принимать более точные решения о том, как ее решить, например, сколько времени или ресурсов ему необходимо потратить.
3. Назначение ответственности
Назначение ответственного за решение проблемы гарантирует, что кто-то найдет решение. Выбрав одного человека или команду для решения проблемы, вы уменьшаете вероятность того, что команда забудет о проблеме, или вероятность того, что несколько человек будут пытаться реализовать различные решения. Руководители проектов могут публично назначать ответственных за проблему, чтобы все знали, кто является ответственным за решение проблемы.
4. Отслеживание прогресса
Чтобы убедиться, что назначенные члены команды решают проблемы, руководители проекта могут отслеживать их прогресс. Как правило, это включает в себя связь с ответственным лицом и запрос обновлений. Они также могут иметь место в журнале регистрации вопросов или в программном обеспечении для управления вопросами, где назначенный менеджер по вопросам может предоставлять обновления.
5. Закрыть вопрос
После того как менеджер по управлению проблемами решает проблему, менеджер проекта закрывает ее, записывая эту информацию в журнал. Это позволяет исключить ее из списка и дать возможность членам команды сосредоточиться на других задачах. Это также дает понять всем остальным участникам процесса, что проблема больше не вызывает беспокойства.
Понимание проблем в сравнении с. риск
Управление проблемами очень похоже на управление рисками, но менеджеры выполняют эти шаги в разное время. Риск - это потенциальное негативное воздействие, в то время как проблема - это негативное воздействие, которое имеет место в настоящее время. Поэтому управление рисками обычно происходит до начала проекта, а управление проблемами - при их возникновении.
- indeed.com
Поделиться
