Офисная сотрудница была уволена после того, как ее работодатель узнал об ее интимном блоге. Официантка также потеряла работу после того, как позволила себе обсуждать клиента на страничке в Facebook. Еще одна женщина осталась без предложения из «Cisco» из-за некоторого высказывания в Twitter. (В России также было несколько громких увольнений в связи с некорректным использованием социальных сетей - примечание редактора). Вот из-за таких инцидентов стоит создавать политику использования социальных СМИ для своих сотрудников.
«Я бы хотела сказать, что создание такой политики является жизненно важным для компании любого размера», утверждает Вивьен Сторей, генеральный директор компании «BlandsLaw», которая специализируется на трудовом праве. Сторей также пишет для корпоративного блога, который посвящен социально-политическим вопросам СМИ. «Если вы этого не сделаете, тогда как вы сможете управлять и контролировать то, что говорится о компании, и как используются социальные медиа?»
Политика использования соцсетей дает сотрудникам корпоративные руководящие указания и принципы общения в онлайновом мире. Вам нужна открытая политика? Поэтому, мы предлагаем вам рассмотреть шаги, которые помогут вам принять решение о создании и внедрении в жизнь новой политики.
Когда нужно ее создавать?
Эта политика может быть первой линией обороны компании, которая направлена на снижения рисков, как для работодателя, так и для работника. Возможно, в вашей организации уже принято соглашение о конфиденциальности, но этого может быть не достаточно. Добавление нескольких строк в справочник для сотрудника о том, что это соглашение о неразглашении информации охватывает взаимодействие сотрудников в соцсетях, может просто не сработать. Поэтому, рекомендуется создать отдельную политику использования социальных СМИ, которая будет доступна для всех сотрудников.
Джейсон Фолс из «Social Media Explorer LLC» считает, что компании должны иметь в своем арсенале несколько политик, которые регламентируют использование социальных медиа. «Частью проблемы является то, что такая политика является нестандартной», говорит Фолс. «Это что-то большее, чем просто сказать сотрудникам о том, что они могут и не могут делать на компьютерах компании».
Вот список политик, которые Фолс предлагает создать:
1. Кодекс поведения сотрудников в онлайновом пространстве.
2. Кодекс представления компании в онлайновом пространстве.
3. Политика, раскрывающая блоггинг сотрудников.
4. Политика использования Facebook для сотрудников.
5. Политика личных блогов сотрудников.
6. Политика личного социального взаимодействия между сотрудниками.
7. Политика использования Twitter для сотрудников.
8. Политика использования LinkedIn для сотрудников.
9. Политика корпоративного блоггинга.
10. Политика использования корпоративного блога.
11. Политика комментирования корпоративного блога.
12. Политика использования корпоративной бредовой страницы на Facebook.
13. Корпоративная политика публичного комментирования/месседжинга на Facebook.
14. Корпоративная политика аккаунта в Twitter.
15. Корпоративная политика YouTube.
16. Корпоративная политика публичного комментирования в YouTube.
17. Политика пароля компании.
«Хотя это может показаться кому-то не здравым, создавать политику для каждой сети, но я с этим не согласен», говорит Фолс. «Разные сети имеют разные последствия для разных компаний».
Существует два подхода к созданию политики в области использования социальных медиа. Вы можете написать один документ, который будет охватывать все доступные на данный момент социальные медиа, или вы можете создавать политики по мере необходимости. Например, если ваша компания не представлена на YouTube, тогда вам не нужно контролировать использование этой сети. Но по мере расширения вашего бизнеса вы можете добавить и эту политику.
«Я бы сказал, что существуют две главные причины, по которым каждая компания должна иметь набор руководящих принципов для использования социальных медиа: кризис управления или брендинг возможности», говорит Марио Сандер, эксперт из LinkedIn. «Социальные медиа могут быть отличной возможностью для ваших сотрудников построить бренд вашей компании, но давайте не будем забывать о том, что существует огромный риск того, что один человек может принести ущерб репутации вашей организации, поэтому, с помощью набора руководящих принципов вы можете снизить этот риск».
Что нужно включить?
Социальные медиа – это, прежде всего, совместное использование ресурса и сотрудничество. По этой причине, как считает Сандер, лучший способ как создать политику, является поиск так называемого «евангелиста социальных медиа» из вашей компании. «Соберите самых активных пользователей среди ваших сотрудников, чтобы они помогли вам создать руководящие принципы по использованию сетей». Эта политика в большей мере должна состоять из того, что сотрудники могут делать, а также передового опыта в области использования социальных медиа, и не забывайте включить то, что работники не могут или не должны делать в соцсетях.
При создании политики убедитесь в том, что:
1. Вы напомнили своим подчиненным о том, что они должны ознакомиться с трудовым договором и политиками, которые включены в справочник для сотрудника.
2. Сделали акцент на том, что эта политика распространяется на использование мультимедиа, социальных веб-сайтов, блогов и вики как для профессиональных, так и для личных целей.
3. Сообщения в Интернете не должны раскрывать любую информацию, которая является конфиденциальной или собственностью компании.
4. Если сотрудник комментирует любой аспект бизнес деятельности компании, он должен четко идентифицировать себя, а также сообщить, что это является лишь его мнением и не отражает точку зрения организации.
5. Сообщения не должны содержать логотипы компании или товарные знаки (если на это нет разрешения).
6. Интернет-сообщения должны уважать авторские права, неприкосновенность частной жизни, финансовую тайну и другие аспекты, охраняемые законом.
7. Сотрудники не должны утверждать, что они говорят от имени компании.
8. Корпоративные блоги, соцсети могут потребовать разрешение, если сотрудник пишет о компании или индустрии.
9. Компания оставляет за собой право попросить избегать обсуждения некоторых тем, удалить некоторые посты и комментарии.
При создании политик в области использования социальных медиа вам не нужно изобретать велосипед. Некоторые компании, включая Cisco, IBM, Intel, Microsoft и Razorfish уже создали свои всеобъемлющие политики, и вы можете брать с них пример.
«Существует много веб-сайтов, откуда вы можете скопировать эти политики, но лучше подключите к процессу создания адвоката и убедитесь в том, что этот набор правил отвечает потребностям вашей компании», говорит Сторей.
Профессиональное использование и поощрение личного участия в соцсетях
Корпоративная политика в области использования социальных медиа позволяет сотрудникам узнать, как эффективно донести месседжинг компании, а также что они должны и не должны делать.
«Ваш персонал, клиенты и коллеги ведут активную жизнь в социальных медиа и, скорее всего, они будут говорить о вашей компании», продолжает Катрина Колье, основатель и директор лондонской фирмы «Winning Impressions LTD», которая помогает организациям с социальным рекрутментом. «Четкие рекомендации дают вам гарантии того, что ваш корпоративный бренд будет дальше развиваться и ваша репутация не будет запятнана какими-то замечаниями».
Ваши сотрудники могут помочь вам продвигать ваш бизнес в социальных сетях, но не забывайте заинтересовывать и поощрять их.
Как реализовать политику?
Урок, который нужно вынести из увольнений сотрудников, состоит в том, что необходимо сделать политику настолько четкой и ясной, насколько это возможно.
Во-первых, необходимо выделить ключевые моменты. Политика Microsoft включает в себя раздел с часто задаваемыми вопросами, в котором дальше идет ее объяснение для сотрудников. Кэтрин Аллен, вице-президент «Shift Communication», советует предлагать руководящие принципы и передовой опыт. Фирма Аллен создала проект рекомендаций касательно социальных медиа, который компании могут подстроить под свои нужды. «Наша фирма создала его, основываясь на изучении опыта других организаций, чтобы упростить этот процесс для наших клиентов».
Как только создание политик завершено, вы должны уведомить всех сотрудников об изменениях, которые внесены в трудовой договор, подписанный ими ранее при приеме на работу. Также нужно уведомить всех работников о новой политике и обеспечить нужными ссылками. Обучайте своих сотрудников политике в области использования социальных медиа, чтобы избежать возможных неудач.
Первая публикация: 2013-11-07
- Inc.com
Поделиться
