Эта статья была одобрена карьерным коучем Indeed
Электронная почта является основной формой общения на современном рабочем месте как для коллег, так и для клиентов. Если вы не можете ответить на электронную почту, потому что берете отгул, посещаете рабочее мероприятие или находитесь вдали от компьютера, важно установить сообщение вне офиса.
В этой статье мы предлагаем несколько советов и примеров, которые помогут вам составить профессиональное сообщение вне офиса.
Что такое внеофисный ответ?
Описание изображения
Иллюстрация человека, проверяющего электронную почту на мобильном телефоне, с окружающими его коммуникационными пузырями.
Электронное сообщение вне офиса, также известное как сообщение OOO, - это автоматический ответ, который немедленно уведомляет коллег, клиентов и заказчиков о том, что вы сейчас находитесь вне своего рабочего места и не будете читать или отвечать на электронные письма так быстро, как обычно. Это сообщение отправляется в качестве автоматического ответа, часто называемого ответом автоответчика, на любое сообщение, которое попадает в ваш почтовый ящик.
Установка сообщения о том, что вы не работаете в офисе, поможет держать людей в курсе событий и подготовит их к тому, как действовать в ваше отсутствие. В зависимости от того, почему вы находитесь вне офиса, вам может потребоваться включить в сообщение определенные детали.
Часто задаваемые вопросы о сообщениях вне офиса
Здесь приведены ответы на распространенные вопросы об ответах по электронной почте:
Почему я должен использовать сообщение об отсутствии на рабочем месте?
Согласно этикету, ответ вне офиса следует устанавливать в любое время, когда вы не можете проверить электронную почту в обычное рабочее время. Если вы уезжаете в отпуск на несколько недель или посещаете выездное совещание или отраслевое мероприятие на один день, сообщение вне офиса будет уместным.
Даже если вы уже объявили, что вас не будет в офисе, люди могут забыть, что вы недоступны. Автоматический ответ напоминает всем, кто пытается связаться с вами, что вы отсутствуете. Это также может быть полезно для вас, позволяя вам лучше сосредоточиться на том, что отвлекло вас от работы.
Хорошо составленное электронное письмо вне офиса достигает следующих целей:
-
Предоставление альтернативной контактной информации, чтобы коллеги или клиенты могли связаться с кем-то для решения срочного вопроса или проблемы.
-
Это дает клиентам или другим людям понять, что вы не игнорируете их сообщения.
-
Оно устанавливает четкие ожидания относительно того, когда вы сможете ответить.
Неплохо также установить сообщение OOO на личном электронном ящике - особенно если вы находитесь в середине поиска работы и ожидаете ответа от потенциальных работодателей. Без автоматического сообщения работодатели могут предположить, что отсутствие ответа означает, что вы больше не заинтересованы в этой возможности.
Что я должен указать в своем ответе OOO?
Наиболее эффективные электронные письма OOO включают:
1. Дружелюбное, профессиональное приветствие
Всегда включайте приветствие, как и в любое другое сообщение электронной почты.
Пример: Здравствуйте! Спасибо за ваше сообщение.
2. Как долго вы будете отсутствовать
Будьте максимально конкретны, чтобы отправитель четко понимал, как долго вы будете недоступны.
Пример: Я буду отсутствовать в офисе и не смогу проверить электронную почту весь день в понедельник, 8 октября, и вторник, 9 октября.
3. Когда отправитель может ожидать ответа
Дайте отправителю четкое представление о ваших планах после возвращения. Если вы будете отсутствовать в течение длительного времени и ожидаете возвращения сотен сообщений, вы можете добавить формулировку, чтобы убедиться, что отправитель не ожидает получить от вас сообщение сразу после вашего возвращения.
Пример: Я вернусь 10 октября и отвечу на электронные письма как можно быстрее, в том порядке, в котором они были получены.
4. С кем связаться в случае чрезвычайной ситуации
Если сообщение отправителя срочное, он может не дождаться вашего возвращения, чтобы принять меры. Всегда указывайте контактную информацию менеджера или коллеги, которому удобно вести срочную переписку в ваше отсутствие. Однако важно получить разрешение вашего коллеги, прежде чем включать его информацию.
Пример: Если это сообщение является срочным, пожалуйста, свяжитесь с моим коллегой, менеджером по работе с клиентами Анной Смит по адресу.smith@email.com или 512-555-1234.
5. Предоставить инструкции по задачам, которые вы обычно выполняете
Если есть определенное задание, отчет или ответ, который вы должны предоставлять на регулярной основе, включите информацию о том, где получатель может получить свои данные. Возможно, вы решите делегировать эту задачу коллеге или руководителю или сообщите человеку, который обращается к вам, что вы выполните задание в определенный день, когда сможете это сделать.
Пример: Если вы обращаетесь по поводу инвентаризационного отчета за эту неделю, пожалуйста, свяжитесь с моим коллегой по адресу tjefferson@company.com.
6. Почему вы отсутствуете (необязательно)
Иногда полезно включить информацию о том, почему вы отсутствуете в офисе, чтобы установить правильные ожидания. Например, если вы все еще работаете, но уезжаете по делам за пределы страны, вы можете не иметь доступа к электронной почте в те же рабочие часы.
Пример: Я сейчас нахожусь за пределами страны по делам. Пожалуйста, ожидайте задержку в ответах, так как мое подключение к Интернету может быть непостоянным.
Примеры сообщений вне офиса
Вот несколько примеров различных типов ответов OOO:
Недоступный ответ
Здравствуйте,
Спасибо за ваше письмо! В настоящее время я нахожусь вне офиса в отпуске с семьей с 11 по 15 июня и в это время не буду иметь доступа к электронной почте. Я вернусь в офис в понедельник, 18 июня, и отвечу на ваше сообщение как можно быстрее.
Если вам нужна помощь, пожалуйста, обращайтесь к моему менеджеру Крису Родригесу по адресу chris.rodriguez@email.com или 212-555-1234 ext. 567.
Хорошей недели.
Спасибо,
Джо МакДугал
Старший менеджер по работе с клиентами
Участие в конференции
Здравствуйте,
Спасибо за ваше сообщение. Меня нет в офисе, я участвую в ежегодной конференции Ассоциации инженеров-профессионалов в Денвере, штат Колорадо. Я буду периодически проверять почту, но если вам нужна срочная помощь, пожалуйста, свяжитесь с моим помощником Дарреном Лиенте по адресу dliente@email.com или 934-555-1940.
Если вы тоже будете в Денвере на этой неделе, я буду рада пообщаться с вами! Зайдите на стенд 618 или свяжитесь со мной по мобильному телефону 934-555-1059.
Лучший,
Имани Джексон
Кратковременное отсутствие
Привет,
Спасибо за ваше сообщение. Я буду отсутствовать на рабочем месте на встрече с 11 утра.m. до 3 р.m. сегодня, 7 марта. У меня будет ограниченный доступ к электронной почте, поэтому если вам нужно что-то срочное, пожалуйста, свяжитесь со Стейси Моден по адресу modens@email.com или 938-555-2819. Если ваше письмо может подождать, я отвечу, как только вернусь в офис.
Спасибо,
Мэй Ванг
Торговый представитель
Задержанный ответ
Здравствуйте,
Спасибо за ваше сообщение. В настоящее время я нахожусь за пределами страны в командировке до 30 апреля. Я буду периодически проверять электронную почту, но, пожалуйста, ожидайте задержки с ответом до 24 часов.
Если это чрезвычайная ситуация, пожалуйста, свяжитесь с моей коллегой Надей Амин (nadia.amin@email.com). Если это техническая проблема, обратитесь в службу технической поддержки по телефону 1-800-555-1212
Спасибо за ваше терпение,
Джессика Руссо
Системный администратор
Процесс настройки автоматических ответов зависит от приложения электронной почты, но в целом является быстрым и простым. Используя эти советы и примеры, вы сможете составить профессиональное внеофисное сообщение, которое предоставит отправителям необходимую информацию.
- indeed.com
Поделиться
