Некоторые компании могут нанимать сотрудников для ведения нескольких проектов одновременно. Контроль за ходом выполнения многих проектов может потребовать много времени, энергии и ресурсов. Вы увеличите свои шансы на успешное выполнение этих задач, используя свои навыки и способности в области управления временем, организации и коммуникации. В этой статье мы обсудим, сколько проектов обычно курирует и управляет менеджер проектов и как успешно справляться с несколькими проектами одновременно.
Сколько проектов должен вести менеджер проектов?
Количество проектов, которыми должен заниматься менеджер проектов, обычно варьируется от трех до 20 и зависит от опыта сотрудника и сложности порученных проектов. Например, сотрудник начального уровня может предпочесть не спешить с выполнением нескольких проектов, чтобы ознакомиться с работой, в то время как более опытный менеджер проектов может быстро справиться с несколькими аналогичными проектами и завершить их.
Некоторые проекты могут требовать от вас выполнения всего нескольких задач в месяц, в то время как другие содержат несколько трудоемких заданий. Сроки выполнения также могут повлиять на то, сколько проектов вы можете вести одновременно, поскольку некоторые из них могут иметь более длительные гибкие сроки, в то время как другие имеют строгие сроки выполнения.
Как управлять несколькими проектами
Следуйте этим шагам, чтобы успешно управлять несколькими проектами одновременно:
1. Разместите все свои проекты в одном месте
Составьте план своих проектов и разместите их в одном месте, чтобы легко находить, ссылаться и использовать их в случае необходимости. Это поможет вам представить себе каждый проект и время, которое может потребоваться для его выполнения. Добавьте туда же любые ресурсы или важную информацию, чтобы легко ссылаться и напоминать себе о важных пунктах проекта. Это могут быть документы, заметки или указания от клиента, имена сотрудников, которым поручены определенные задачи, и контактная информация клиентов или других референтов.
2. Составьте список дел для каждого проекта
Когда все проекты собраны в одном месте, составьте список дел и план действий для завершения каждого из них. Вы можете включить новые или повторяющиеся задачи, необходимые для завершения каждого проекта, и запланировать индивидуальные сроки для каждой из них. Это позволит вам быть ответственным за своевременную сдачу каждого проекта. Пункты вашего списка дел могут служить наглядным пособием для понимания того, какие еще дела вам предстоит выполнить в течение дня или недели. Завершив задание, вернитесь к списку и отметьте его, прежде чем переходить к следующему пункту.
3. Расставьте приоритеты в своих задачах
Подготовив список дел, вы можете начать расставлять приоритеты в соответствии с предстоящими сроками и влиянием на успех организации. Используйте это время для составления еженедельного расписания или календаря и внесите в него эти пункты. Определите даты и время, когда у вас запланированы встречи или другие мероприятия, и планируйте выполнение этих задач в соответствии с ними. Постарайтесь выделить достаточно времени для выполнения каждого пункта и спланировать все непредвиденные события, которые могут произойти в этот день, например, вопросы от коллег или задания в последнюю минуту. Правильное планирование своих задач гарантирует, что вы сдадите весь проект к установленному сроку.
4. Изучите инструменты управления проектами
Чтобы повысить видимость и совместную работу над проектами, вы можете загрузить их в инструмент управления проектами. Это программы, которые организуют ваши проекты, назначают других членов команды и просматривают ход выполнения каждого задания с помощью графиков, картинок или диаграмм. Вы можете создать определенные шаблоны, соответствующие вашему рабочему процессу, чтобы быстро выполнять и контролировать задания в постоянном темпе. Эти инструменты также позволяют вам следить за ходом работы других сотрудников, чтобы убедиться, что вы сдаете все работы вовремя.
5. Делегируйте рабочие вопросы соответствующим образом
Старайтесь регулярно пересматривать список предстоящих дел, чтобы убедиться, что у вас достаточно времени, чтобы выполнить их все к установленному сроку. Обратите внимание на задачи, которые кажутся более простыми и требующими больше времени, и подумайте о делегировании этих задач сотрудникам, обладающим знаниями, опытом и временем для их выполнения. Это позволит вам уделять больше времени более крупным и сложным заданиям. Если вы делегируете собственные задачи сотрудникам, не забывайте давать подробные инструкции по работе над ними, чтобы они могли выполнить их эффективно и без лишних вопросов.
6. Выделите время, чтобы сосредоточиться
Чтобы у вас было достаточно времени, чтобы сосредоточиться на важных делах, выделите в своем календаре определенный период для работы над ними. Вы можете добавить это в свой публичный календарь, чтобы уведомить сотрудников обращаться к вам с вопросами или заданиями, когда ваш календарь открыт. Это даст вам время на выполнение одной ключевой задачи за один раз, чтобы обеспечить качественную сдачу задания. В это время постарайтесь отключить звук уведомлений на телефоне или компьютере, чтобы не отвлекаться на посторонние дела.
7. Регулярно проверяйте состояние проектов
Если вы поручаете различные задачи сотрудникам, старайтесь регулярно просматривать их ход и обращаться к ним за обновлениями. Это позволит им информировать вас о том, нужны ли им дополнительные ресурсы, информация или время, чтобы выполнить задание в срок. Каждый день просматривайте график выполнения всех ваших проектов, чтобы лучше понять, успеваете ли вы сдать их в срок. Вы также можете проводить встречи с сотрудниками, работающими над этими пунктами, чтобы дать им возможность задать дополнительные вопросы и сообщить вам, сколько времени им требуется для выполнения задания.
8. Соответствующим образом корректируйте свое расписание
В течение дня могут возникать неожиданные задачи или препятствия, из-за которых у вас будет меньше времени, чем ожидалось, на выполнение запланированных дел. Старайтесь регулярно возвращаться к своему расписанию, чтобы при необходимости передвигать различные предметы. Определите, какие задачи имеют более гибкие сроки выполнения, и перенесите их на более поздние даты, чтобы вы могли сосредоточиться на приоритетных заданиях. Сохраняйте гибкость и готовность работать с меняющимся рабочим процессом, чтобы оставаться спокойным и расслабленным, когда в течение дня возникают проблемы или вопросы в последнюю минуту.
- indeed.com
Поделиться
