Положения о подразделениях и должностные инструкции: полное руководство по разработке

Введение

Положения о подразделениях (ПП) и должностные инструкции (ДИ) являются неотъемлемыми элементами правовой защиты как работников, так и работодателей. Они должны быть понятными для сотрудников и гибкими в применении. К сожалению, типовые образцы часто содержат ошибки или требуют существенной адаптации.

Эта статья предназначена для тех, кто хочет самостоятельно разработать ПП и ДИ, с полным пониманием юридических и практических аспектов.

Зачем нужны ПП и ДИ?

Многие руководители считают ПП и ДИ формальными документами, необходимыми только для галочки. Однако, они играют важную роль на всех этапах управленческого цикла:

• Анализ: ПП и ДИ позволяют понять, кто чем занимается в организации.
• Руководство: Ясно излагают обязанности, права и пределы ответственности сотрудников.
• Контроль: Обеспечивают контроль за текущей деятельностью.
• Оценка: Служат основой для оценки эффективности работников и принятия решений о повышении квалификации, перемещении, поощрении или взысканиях.
• Подбор персонала: Помогают в отборе кандидатов, уточняя требования к квалификации и опыту.
• Безопасность: Защищают работников, работодателя и организацию в целом.
• Корпоративная культура: Способствуют формированию позитивной корпоративной культуры.

Законодательные требования:

Российское законодательство не устанавливает строгих требований к структуре и содержанию ПП и ДИ. Однако, они должны соответствовать Трудовому кодексу РФ и защищать законные интересы обеих сторон.

Важные моменты:

• Системность: ПП и ДИ должны образовывать внутренне согласованную систему, которая не противоречит трудовым договорам.
• Правовой аспект: Необходимо учитывать правовые коллизии, которые могут возникнуть при трактовке положений документов.
• Практический аспект: Нужно различать управленческие аспекты от правовых, так как не все, что эффективно с точки зрения менеджмента, будет правомерным.

Разработка ПП и ДИ:

• Нормативная база: Необходимо ознакомиться с действующим законодательством, в том числе с Квалификационным справочником должностей, утвержденным Минтрудом РФ.
• Образцы: Существуют различные образцы ПП и ДИ, но использовать их следует осторожно, т.к. они могут содержать ошибки.
• Теоретическая база: Существует множество статей и книг, посвященных теории и практике составления ПП и ДИ. Особое внимание следует обратить на работы Л.В. Труханович и Д.Л. Щура.

Этапы разработки:

1. Философский аспект: ПП и ДИ – это альфа и омега организационного проектирования.
2. Исторический аспект: Развитие ПП и ДИ тесно связано с развитием борьбы работников за свои права.
3. Географический аспект: Важно изучить зарубежный опыт разработки job description и внедрить его лучшие практики.
4. Юридический аспект: Нужно тщательно изучить юридические тонкости понятий функция, обязанность, право, полномочие, ответственность.
5. Налоговый аспект: ДИ может служить основанием для уменьшения доходов организации на сумму определенных расходов, связанных с обеспечением деятельности работника.
6. Управление качеством: ПП и ДИ являются частью системы управления качеством в стиле ISO 9000.
7. Определение круга подразделений и должностей: Организация самостоятельно решает, для каких должностей будут разрабатываться ПП и ДИ.

Структура и форма:

• Структура ПП: Общие положения, Основные задачи, Функции, Структура, Взаимодействие.
• Структура ДИ: Общие положения, Должностные обязанности, Права, Взаимодействие, Ответственность.
• Форма: Рекомендуется следовать ГОСТ Р 6.30-2003.
• Реквизиты: Наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, гриф утверждения.
• Согласование: Проекты ПП и ДИ должны быть согласованы с отвественными лицами.
• Ознакомление: Работники должны быть ознакомлены с ПП и ДИ под подпись.

Содержание ПП:

• Раздел 1. Общие положения:
  • Наименование подразделения.
  • Подчинение подразделения.
  • Порядок создания и расформирования.
  • Должности руководителей подразделения.
  • Порядок замещения руководителя.
  • Нормативные акты, которыми руководствуются работники.
  • Режим работы.
  • Порядок утверждения и введения в действие.
• Раздел 2. Основные задачи:
  • Указываются не более 3-4 основных задач подразделения.
• Раздел 3. Функции:
  • Перечисляются функции, выполняемые подразделением для решения основных задач.
• Раздел 4. Структура:
  • Перечисляются структурные подразделения и работники, находящиеся в непосредственном подчинении.
• Раздел 5. Взаимодействие:
  • Описывается информационный обмен с другими подразделениями и внешними лицами.

Содержание ДИ:

• Раздел 1. Общие положения:
  • Наименование должности.
  • Категория должности.
  • Должность непосредственного руководителя.
  • Порядок приема на работу и увольнения.
  • Порядок замещения работника.
  • Требования к образованию, квалификации.
  • Нормативные акты, которыми руководствуется работник.
  • Знания, которыми должен обладать работник.
  • Режим работы.
  • Порядок утверждения и введения в действие.
• Раздел 2. Должностные обязанности:
  • Перечисляются специфические и общие обязанности работника.
• Раздел 3. Права:
  • Перечисляются права работника, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
• Раздел 4. Взаимодействие:
  • Описывается информационный обмен с другими подразделениями и внешними лицами.
• Раздел 5. Ответственность:
  • Описывается ответственность работника за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей.

Язык документов:

• Четкость: Формулировки должны быть краткими, четкими и не допускать различных толкование.
• Единство терминологии: Используйте единую терминологию во всех документах.
• Определенность: Избегайте неопределенных или декларативных формулировок.
• Сокращения: Сокращения следует использовать правильно.
• Наименования: Установите правила написания наименований подразделений и должностей.

Организация разработки:

• Генеральный директор: Формулирует основные задачи.
• Руководители блоков: Формулируют цели подразделений.
• Руководители подразделений: Трансформируют задачи в функции работников.
• Отдел кадров или отдел организации труда: Обеспечивают единство и согласованность документов.
• Юридический отдел: Согласовывает шаблоны.
• Редактор: Обеспечивает единство стиля.
• Согласование: Проекты ПП и ДИ согласовываются с отвественными лицами.
• Утверждение: Документы утверждаются генеральным директором или лицом, наделенным соответствующими правами.
• Хранение: Подлинники хранятся в отделе кадров, копии передаются ответственным лицам.
• Ознакомление: Работники ознакомляются с ПП и ДИ под подпись.
• Внесение изменений: Изменения вносятся в ПП и ДИ при необходимости.
• Методическая инструкция: Рекомендуется ввести методическую инструкцию по разработке ПП и ДИ.

Заключение:

Правильно разработанные ПП и ДИ – это неотъемлемая часть эффективного управления любой организацией. Эта статья дала вам основные знания и практические рекомендации, необходимые для их создания.

Важно помнить: Не бойтесь экспериментировать и адаптировать предложенные шаблоны к условиям вашей организации.