Положение о структурном подразделении: руководство по созданию и оформлению

Введение

Положение о структурном подразделении (далее - Положение) является ключевым внутренним документом любой организации. Оно определяет функции, права и обязанности подразделения, а также его место в общей структуре организации.

Типы положений

Существуют два типа положений: типовые и индивидуальные.

• Типовые положения разрабатываются организациями высшего уровня для своих структурных подразделений.
• Индивидуальные положения создаются непосредственно в организациях на основании типовых.

Необходимость положения

В каждой организации должны быть положения обо всех ее структурных подразделениях (департаменты, управления, отделения, отделы и т.д.). Положение служит основой для:

• Организации повседневной деятельности подразделения.
• Оценки результатов работы.
• Составления должностных инструкций.
• Определения задач, функций, прав и обязанностей работников.
• Установления ответственности работников.

Процесс создания положения

1. Разработка проекта: Проект положения обычно разрабатывает руководитель структурного подразделения на основе типового положения.
2. Участие специалистов: В разработке проекта также могут участвовать рабочая группа специалистов, работник подразделения или специалист по трудовому праву.
3. Согласование: Проект положения согласовывается с юридической службой, кадровой службой (при необходимости), руководителями взаимодействующих подразделений.
4. Утверждение: Окончательное положение подписывает руководитель подразделения, согласовывается с заместителем руководителя организации (при наличии) и утверждается руководителем высшего ранга.

Оформление положения

• Бланк: Положение оформляется на общем или специальном бланке организации, либо на чистых листах формата А4.
• Реквизиты:
  • Название организации высшего уровня (при наличии).
  • Название организации.
  • Название структурного подразделения.
  • Гриф утверждения.
  • Название положения.
  • Место издания или создания.
  • Регистрационный номер документа.
  • Заголовок к тексту.
  • Текст.
  • Подпись.
  • Гриф согласования.
  • Визы.
• Структура текста: Текст положения делится на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Каждая часть текста имеет свой номер.

Структура положения о кадровой службе

Примерное содержание разделов положения о кадровой службе:

• Общие положения: Определяет наименование, статус, место в структуре, подчинение, порядок создания/реорганизации/ликвидации, структуру, должность руководителя, порядок замещения, зачисления/увольнения работников, порядок внесения изменений, перечень руководящих документов.
• Задачи: Формулирует основные направления деятельности и задачи подразделения.
• Функции: Детально описывает деятельность подразделения и степень его самостоятельности в принятии управленческих решений.
• Права и обязанности: Перечисляет права и обязанности подразделения и его работников.
• Руководство подразделения: Определяет должностное лицо, осуществляющее руководство, и коллективную ответственность подразделения.
• Персонал подразделения: Содержит информацию о порядке назначения/увольнения, подчинении, требованиях к работникам, правах, обязанностях, ответственности.
• Заключительные положения: Описывает особенности взаимодействия подразделения с другими подразделениями, а также обеспечение его деятельности (помещение, телефон, оргтехника, документы).

Особенности утверждения и хранения

• Дата утверждения положения, как правило, является датой вступления его в силу.
• Один экземпляр положения хранится у руководителя подразделения, второй - в кадровой службе организации.
• Изменения в положение вносятся только приказом руководителя организации.
• Положения о подразделениях, документы которых поступают в государственные архивы, хранятся постоянно.

Эффективность работы кадровых служб

Эффективность работы кадровых служб зависит от:

• Перевода работы с кадрами на современную информационно-техническую базу.
• Развития управленческой инфраструктуры, способствующей выполнению сложной кадровой работы.

Заключение

Положение о структурном подразделении - это не просто формальный документ. Он является важным инструментом для организации и упорядочения деятельности подразделения, а также для обеспечения эффективного управления персоналом.