Полное руководство по написанию стенограммы собеседования

Написание стенограммы интервью требует терпения, умения слушать и тщательного редактирования. Стенограммы собеседований помогают оптимизировать процесс найма и обеспечивают точную запись событий, происходящих во время собеседования. В этой статье мы проведем вас через процесс расшифровки интервью и предоставим список преимуществ, которые может принести вам и вашей организации написание расшифровки интервью.

Что такое стенограмма интервью?

Стенограмма интервью - это письменный отчет о проведенном устном интервью. Процесс расшифровки интервью документирует разговор между двумя или более людьми. Этот процесс может осуществляться в режиме реального времени или на основе аудио- или видеозаписи.

Преимущества написания расшифровки интервью

Расшифровка интервью имеет множество преимуществ как для интервьюера, так и для использующей ее бизнес-организации. Вот некоторые из основных преимуществ написания стенограммы интервью:

Захватывает каждую деталь

В ходе интервью часто упускаются детали, и интервьюеру может быть трудно вспомнить определенные ответы на важные вопросы интервью. Стенограммы интервью фиксируют каждую деталь для последующего просмотра интервьюером.

Позволяет другим получить доступ к интервью

В процессе найма может участвовать более одного лица, принимающего решение. Вместо того чтобы встречаться для обсуждения ответов кандидата на интервью, вы можете предоставить другим людям стенограмму интервью для ознакомления. Копии документа легко отправить по электронной почте тем, кто имеет право решать, кто будет принят на работу. Вы также можете хранить интервью в личном деле сотрудников после их приема на работу.

Позволяет интервьюеру сосредоточиться

Интервьюеры часто пишут заметки об ответах кандидатов на вопросы. Это может запутать и нарушить процесс активного слушания. Стенограмма интервью может быть просмотрена позже и может заменить заметки. Это позволит интервьюеру уделить кандидату все свое внимание.

Предоставляет вам прямую документацию

Наличие прямой документации, к которой можно обратиться, позволит вашему интервьюеру детально изучить события всего взаимодействия. Это улучшит понимание интервьюерами взаимодействия и поможет им выбрать правильного кандидата для организации.

Экономит драгоценное время

Процесс найма может быть упрощен, если вы используете расшифровку интервью, поскольку у вас будет вся необходимая информация из каждого интервью без необходимости вспоминать незначительные детали или факты о взаимодействии. У вас появится возможность избежать таких отнимающих время задач, как написание заметок, встречи с руководителем для обсуждения кандидатов или вторые и третьи собеседования.

Как расшифровать интервью

Существует несколько различных методов, которые можно использовать при расшифровке интервью. Вот наиболее распространенные шаги по написанию успешной стенограммы интервью:

1. Прослушайте полную запись.

2. Определите, сколько времени вам потребуется.

3. Выберите подходящие инструменты.

4. Сначала напишите черновик.

5. Используйте короткие сокращения.

6. Вычитка вашего черновика.

7. Отформатируйте стенограмму.

1. Прослушайте полную запись

Некоторые записи могут быть сложными. Важно проанализировать запись, прежде чем выбрать метод расшифровки. Прослушайте запись от начала и до конца, прежде чем сделать выбор в пользу конвертера аудио в текст, передать ее агентству или расшифровать самостоятельно. Проверьте наличие таких пунктов, как:

• Количество выступающих

• Продолжительность записи

• Техническая терминология

• Будете ли вы расшифровывать одну часть беседы или весь разговор целиком

2. Оцените, сколько времени вам потребуется

Если вы решили расшифровать интервью самостоятельно, оцените свою скорость набора текста и длину записи, чтобы рассчитать, сколько времени займет процесс расшифровки. Если вы новичок, это может занять от 7 до 10 часов. Вы также должны включить время, которое потребуется вам для форматирования и временного кодирования транскрипции.

3. Выберите подходящие инструменты

Для написания расшифровки интервью вам понадобятся различные инструменты. Некоторые из этих пунктов включают:

• Аудиоплеер

• Текстовый процессор

• Наушники

Вам, скорее всего, понадобится скачать бесплатную аудиопрограмму транскрипции на свой компьютер, поскольку она позволяет использовать горячие клавиши для функций воспроизведения паузы и перемотки вперед-назад без необходимости отрывать руки от клавиатуры. Для набора документа вам понадобится текстовый процессор. Вы можете делать это с помощью текстового редактора, встроенного в установленное вами программное обеспечение для транскрибирования, или использовать другие текстовые процессоры. Последний инструмент, который вам понадобится, - наушники, чтобы вы могли слушать запись, не отвлекаясь, чтобы расшифровать ее как можно точнее.

4. Сначала напишите черновик

После того как вы подготовите все необходимые инструменты, можно приступать к расшифровке. Начните набирать услышанный разговор в текстовом процессоре без форматирования. Возможно, лучше всего расшифровывать текст за короткие промежутки времени, чтобы не отвлекаться.

5. Использовать короткие пути

Лучший способ сэкономить время при транскрибировании - использовать быстрые клавиши, такие как автокоррекция или автозаполнение. Эти инструменты позволяют вам продолжать печатать, не исправляя по ходу дела все мелкие опечатки. Например, автокорректор исправит орфографию, если вы случайно напечатаете THNAK вместо THANK . Вы также можете настроить автозаполнение в текстовом процессоре, чтобы изменить YK на you know или другие аббревиатуры по вашему выбору. Вам также нужно будет поместить временные коды рядом с пропущенными словами, паузами или фразами, чтобы дать читателю понять, что слова или фразы отсутствуют в данный момент.

Также может быть полезно использовать текст-заготовку, который можно заменить, когда вы закончите процесс расшифровки. Например, вы можете использовать S1 и S2 для диктора 1 и диктора 2 и вписать конкретные имена позже.

6. Вычитайте свой черновик

После того, как вы составили всю стенограмму и установили временные коды, вам следует воспроизвести все интервью и вычитать текст, чтобы выявить ошибки. Таким образом, вы можете заполнить пробелы и добавить необходимые детали, чтобы сделать стенограмму легкой для восприятия.

7. Оформите стенограмму

Стенограмма должна быть правильно отформатирована, чтобы читателю было легко ее расшифровать. Скорее всего, вам придется изменить шрифт, разделить текст на абзацы и добавить заголовки, названия и номера страниц.

Пример стенограммы интервью

В зависимости от цели интервью могут использоваться различные форматы стенограмм собеседований. Вот обычный пример стенограммы интервью:

Интервьюируемый: Майкл Стоуфилд, 555-4242, m.stowfield@abccompany
Интервьюер: Линкольн Бурнос, 555-7788, l.burnnos@xyzcompany

Дата: Среда, 23 июля

Место встречи: Комната N102
Присутствующие: МС = Майкл Стоуфилд (интервьюер), ЛБ = Линкольн Бурнос (интервьюируемый)

РС: С возвращением, Линкольн. Это третья часть нашего интервью, и я бы хотел, чтобы вы справились с ней как можно эффективнее, поскольку знаю, что позже в этот день у вас будет еще одно интервью.

ЛБ: Спасибо. Я был бы очень признателен за это.

МС: В вашем резюме указано, что вы работали в компании JKL, в отделе продаж. Что вы там сделали??

ЛБ: Да. Я работал там менеджером по продажам в течение двух лет. За эти два года я увеличил продажи с $500-000 до $1 млн.

МС: Итак, всего за два года вы увеличили объем продаж на $500 000?

ЛБ: Да, и я очень горжусь этим.

МС: Да, это очень впечатляет Линкольна. Извините, одна секунда. Сьюзан приносит нам кофе.

[Дверь открывается]

Сьюзан: [неслышно 02:40]

МС: Нет, нет, это здорово. Спасибо, Сьюзан. Хорошо.

[дверь закрывается]

МС: Я вижу, вы тоже открыли свою собственную компанию по продажам. Было ли это намеренно, или просто так получилось?

ЛБ: Действительно, как бы и то, и другое. Я пришла в отдел продаж, чтобы помочь своему другу, и не успела оглянуться, как уже управляла собственной компанией. Сначала я не знал, как все устроено, но быстро смог адаптироваться, одновременно наращивая продажи.

МС: И снова впечатляет. Я всегда хотел открыть свою собственную компанию, но этого так и не произошло. С какими трудностями вы столкнулись за это время, когда бизнес только начинался??

ЛБ: [смеется] Проблемы? В те времена каждый день был сложной задачей, потому что столько всего происходило и столько всего нужно было сделать. Но, оглядываясь назад, я, вероятно, получил начальный капитал для финансирования бизнеса. У меня было 2000 долларов в банке, когда я начал работать. Мне пришлось посетить более 12 банков, прежде чем кто-то дал мне кредит.

Стив: Это действительно звучит очень сложно.

[Конец интервью]