Взаимодействие между кадровой службой и бухгалтерией в организации – ключевой фактор, влияющий на финансовую стабильность и минимизацию трудовых споров. Отсутствие четкого взаимодействия может привести к серьезным последствиям, включая штрафы, административное приостановление деятельности и дисквалификацию руководителя.
Причины конфликта:
- Отсутствие четких регламентов: Обязанности по составлению кадровой и бухгалтерской документации не всегда прописаны в локальных актах, должностных инструкциях и инструкциях по делопроизводству.
- Отсутствие партнерства: Отсутствует система взаимодействия между кадровой службой и бухгалтерией, что приводит к непониманию и «нестыковкам во мнениях».
- Нерациональный документооборот: Отсутствие графика документооборота или его неэффективность создает хаос и задержки в работе.
Как избежать конфликтов:
Правило 1. Фиксируйте обязанности по оформлению документов в Положении об отделе кадров.
- Обязанность по разработке и оформлению кадровых документов, а также взаимодействие с бухгалтерией должны быть четко прописаны в положении об отделе кадров.
- При оформлении положения рекомендуется руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.
Правило 2. Включайте оформление документации в должностные инструкции.
- Обязанность по оформлению и ведению кадровой документации должны быть закреплены в трудовых договорах, должностных инструкциях и других локальных нормативных актах.
Правило 3. Разработайте Инструкцию по кадровому делопроизводству.
- Инструкция по кадровому делопроизводству, как главный нормативный документ, регламентирует порядок документирования трудовых отношений.
- Одним из приложений к инструкции должен быть график документооборота кадровой службы, который определяет:
- Процедуру составления кадровой документации.
- Оптимальное количество подразделений и исполнителей для прохождения каждого документа.
- Минимальный (максимальный) срок нахождения документа в каждом подразделении.
- Задачи должностных лиц при составлении, проверке и передаче документов.
- Порядок регистрации, учета, хранения и выдачи копий.
- Ответственность за соблюдение графика документооборота.
Правило 4. Создание графика документооборота – обязательное условие.
- Графики документооборота кадровой службы и бухгалтерии являются основой их взаимодействия.
- В организации может быть составлен сводный график или разработаны графики отдельных подразделений.
- Необходимо следить за отсутствием противоречий в порядке составления, обработки и хранения документов.
- Требования главного бухгалтера по оформлению документов и представлению сведений являются обязательными для всех подразделений и сотрудников организации.
- График документооборота должен:
- Определять путь прохождения каждого документа.
- Указывать исполнителей, подразделения, количество экземпляров, сроки хранения.
- Быть рациональным и удобным для всех сторон.
- Доводиться до каждого исполнителя.
Правило 5. Особое внимание «проблемным» документам.
- Штатное расписание (форма № Т-3):
- Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.
- Подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером.
- Составлением штатного расписания может заниматься отдел организации и оплаты труда, отдел кадров, бухгалтерия, руководитель или главный бухгалтер, в зависимости от структуры организации.
- Необходимое количество экземпляров определяет организация.
- Должностная (производственная) инструкция:
- Содержит информацию о трудовой функции работника, должностных обязанностях, ответственности, квалификационных требованиях.
- Согласовывается с юридической службой и подразделением, обеспечивающим безопасность труда.
- Хранится в общем отделе (секретариате) с выдачей копий работнику и начальнику подразделения.
- График отпусков:
- Проверяется трудовой инспекцией.
- Важно для правильной оплаты отпусков и создания резерва на предстоящую оплату отпусков.
- Копия графика отпусков передается в бухгалтерию.
- При наличии профсоюза, необходимо учитывать требования ст. 372 ТК РФ по учету мнения профсоюза.
Заключение:
Соблюдение правил взаимодействия между кадровой службой и бухгалтерией позволит избежать конфликтов и обеспечить:
- Лояльность и взаимопонимание между сотрудниками.
- Рациональное распределение обязанностей.
- Снижение затрат рабочего времени.
- Предотвращение финансовых потерь и трудовых споров.
Внедрение системы четких регламентов и партнерского взаимодействия – это инвестиция в стабильность и развитие организации.
Поделиться
