Блок-схемы являются полезным организационным инструментом для различных ролей. Вы можете создавать их вручную в различных программах, включая Word. Если вы собираетесь использовать этот инструмент, вам может понадобиться информация о том, как разработать такой инструмент, который вы сможете настроить под себя. В этой статье мы обсудим, что такое блок-схема, зачем она нужна, два способа ее создания в Word и дадим несколько советов по улучшению ваших блок-схем.
Что такое блок-схема?
Блок-схема - это диаграмма, которая отображает связи между различными объектами или субъектами. Вы можете использовать эти диаграммы для визуализации процессов, отделяя каждый шаг и используя символы для обозначения качеств каждого объекта и их взаимосвязи друг с другом. Прямоугольники или круги обычно обозначают объект, а стрелки или различные соединительные линии указывают, как объекты связаны друг с другом и в каком порядке их понимать. Вы можете использовать блок-схемы, чтобы показать различные пути одновременно. Блок-схемы необходимы для различных операций, включая управление проектами, создание процессов, составление схем цепочек поставок и организацию компании.
Зачем составлять блок-схему?
Блок-схемы полезны в качестве организационного инструмента, помогающего выполнить следующие задания:
Планирование процесса
При разработке процесса или проекта вы можете использовать блок-схему, чтобы определить отдельные этапы и то, как они связаны друг с другом. Проекты могут казаться непомерно сложными, если рассматривать их в целом, но если вы сможете разделить проект на более мелкие задачи, вы сможете легко определить каждую из них. Используя различные цвета или символы, вы можете создать организационный ключ, который поможет вам определить, какого типа задача требуется на каждом этапе и кто ее выполняет.
Вы также можете определить порядок выполнения шагов. Планирование процессов до начала проекта может стать первым шагом к успешному выполнению проекта.
Анализировать процессы
При переоценке процесса, попытке найти узкие места или поиске отходов в проекте, вы можете использовать блок-схему, чтобы увидеть, как каждый шаг влияет на процесс. Вы можете посмотреть на весь процесс в целом, выявив излишества и шаги в процессе, которые не способствуют течению проекта. Вы можете использовать результаты анализа блок-схемы для реструктуризации операций, чтобы сделать их более эффективными и требующими меньше ресурсов.
Коммуникация организации
Блок-схемы - это визуальные инструменты, с помощью которых можно донести информацию до других отделов или коллег. При представлении проекта или изменений в процессах можно создать блок-схему для сопровождения объяснений или в качестве справочного материала. Обучение созданию понятной блок-схемы может улучшить ваши коммуникативные навыки и устранить путаницу между членами команды.
Как создать блок-схему в Word с помощью фигур
Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы создать блок-схему в Word с помощью фигур:
1. Открыть Word
Вы можете найти Microsoft Word в своих приложениях или программах. Откройте программу, дважды щелкнув по значку программы. Может появиться диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы открыть новый или сохраненный документ. Если вы работаете над проектом, вы можете найти его в сохраненных документах, выполнив поиск по названию документа. Чтобы создать новый документ, можно открыть чистую страницу или выбрать один из готовых шаблонов. Дважды щелкните на файле, который вы хотите открыть.
2. Отображать линии сетки
Вы можете использовать линии сетки для указания расположения элементов блок-схемы. Вы можете разместить объекты и соединительные линии на линиях сетки, чтобы они выровнялись, и ваша диаграмма имела чистый, организованный вид. Чтобы на документе появились линии сетки, подведите курсор к панели инструментов в верхней части экрана и нажмите кнопку Просмотр вкладка. Затем прокрутите вниз до Сетчатые линии вариант. При нажатии на эту опцию появляются горизонтальные и вертикальные линии, которые охватывают ваш документ, не нарушая уже размещенного содержимого.
Вы можете следовать этим линиям для размещения и удалить их, когда закончите построение блок-схемы. Вы можете удалить их, вернувшись в меню Просмотреть вкладка и отмена выбора Сетчатые линии.
3. Вставка фигур
Чтобы создать контур вашей блок-схемы, выберите одну из различных готовых форм, таких как прямоугольники, круги, ромбы и речевые пузыри. Щелкните на Вставить перейдите на вкладку панели инструментов в верхней части окна программы и найдите значок с квадратом и кругом под названием Фигуры. При нажатии на этот значок отображается выпадающее меню фигур, разделенных на следующие разделы:
-
Блочные стрелки
-
Формы уравнений
-
Блок-схема
-
Начала и баннеры
-
Вызовы
В разделе блок-схемы вы можете найти фигуры, которые можно использовать в качестве объектов в вашей блок-схеме. Выпадающее окно исчезает, когда вы щелкаете по одному из них, а ваш курсор превращается в перекрестие. Вы можете щелкнуть и перетащить фигуру до нужного размера. Вы можете отформатировать объект под другой цвет или стиль, перейдя на вкладку Формат фигуры и выбрать различные цвета или стили заливки для каждого объекта. Объекты с различным форматированием могут указывать на отличительные особенности объекта, например, разные отделы.
4. Добавление объектов
Вы можете назначить объекты на фигуры, которые вы размещаете, чтобы организовать блок-схему. Решите, какие задачи или шаги в вашей блок-схеме вы хотите назначить каждой фигуре и в каком порядке их представить. Вы можете добавить текст к фигурам, чтобы назвать объекты, дважды щелкнув фигуру. Когда вы начнете вводить текст, он появится внутри фигуры. Вы можете отформатировать текст, нажав на кнопку Главная вкладка Вставка соединителей между фигурами в верхней части окна программы. На этой вкладке можно изменить шрифт, размер и цвет.
5. Вставка соединителей между фигурами
Когда вы создали и обозначили все объекты, вы можете назначить связи между каждым объектом. Коннекторы - это линии или стрелки между двумя или более объектами, которые указывают на их взаимосвязь. Вы можете спланировать каждую связь перед вставкой соединителей и назначить разные форматы для каждого типа связи, например, пунктирные линии или разные цвета, чтобы различать их.
Чтобы вставить коннекторы, щелкните на Вставить на вкладке в верхней части окна программы и выберите пункт Формы значок. Первый раздел, названный Строки, выбор линий и стрелок. Выберите свою строку, нажмите и перетащите курсор на документ, чтобы разместить ее. Вы можете отформатировать линию в Формат фигуры вкладка. Чтобы неоднократно использовать один и тот же формат линии, можно установить его в качестве стиля по умолчанию, щелкнув правой кнопкой мыши на линии и выбрав пункт Установить как линию по умолчанию из выпадающего меню.
6. Добавить дополнительный текст
Вы можете добавить дополнительный текст к вашей блок-схеме, перейдя в меню Вставка вкладка в верхней части окна программы. В появившемся выпадающем меню выберите Текстовое поле чтобы вызвать другое выпадающее меню. Вы можете либо нарисовать свое текстовое поле, либо выбрать готовое текстовое поле, либо перетащить курсор для создания собственного текстового поля. После размещения текстового поля вы можете начать вводить в него нужный текст. Вы можете отформатировать этот текст с помощью панели инструментов в окне Главная страница вкладка.
Возможно, вам понадобится дополнительный текст в блок-схеме для создания организационного ключа, описывающего различные формы и цвета и то, что они указывают на особенности каждого объекта. Вы также можете добавить заголовок или подзаголовок для дальнейшего объяснения цели блок-схемы, что облегчит ее совместное использование и ссылки на нее для коллег. Если вы хотите добавить дополнительные пояснения к взаимосвязям, вы можете добавить текстовые поля поверх соединителей.
Как создать блок-схему в Word с помощью SmartArt
Вы также можете использовать функцию SmartArt для создания блок-схемы с помощью этих шагов:
1. Вставка SmartArt
SmartArt - это функция Word, которая предоставляет готовые графические элементы. Вы можете получить доступ к этим графикам под Вставить вкладку, щелкнув значок SmartArt. В появившемся выпадающем меню выберите пункт Процесс возможность просмотреть различные типы диаграмм, доступные в SmartArt. Вы можете выбрать различные формы и соединения. Щелкните нужный стиль и поместите его в документ.
2. Форматирование блок-схемы
SmartArt позволяет добавлять специальные эффекты, такие как изменение цвета и дизайна графики. Вы также можете изменить свой выбор стиля, выделив диаграмму и вернувшись в раскрывающееся меню SmartArt, чтобы выбрать другой стиль. Новый стиль автоматически заменяет существующий стиль.
Графика SmartArt - это готовые графические элементы, например, номера шагов и места для меток. При необходимости можно добавить дополнительные шаги в том же стиле в разделе SmartArt Design вкладка. Нажмите на кнопку Добавить фигуру кнопка для добавления фигуры до или после графики.
3. Добавить текст
После завершения работы над графиком можно добавить текст для обозначения каждого объекта и взаимосвязи. Текстовое поле, в котором можно редактировать метки, может содержать текст-заполнитель. Вы можете добавить дополнительный текст или реорганизовать текст в блок-схеме с помощью кнопок Текстовая панель кнопка под Дизайн SmartArt вкладка. Вы также можете изменить цвет, шрифт и размер текста под вкладкой Главная вкладка.
4. Разместить изображения
Некоторые графические элементы SmartArt предоставляют возможность добавления изображений. Если выбранный вами стиль имеет такую возможность, то объект, в который можно добавить фотографию, имеет значок изображения в центре. Чтобы добавить фотографию, можно щелкнуть на значке изображения, чтобы открыть окно поиска документа. В этом окне можно выполнить поиск в памяти компьютера изображения, которое вы хотите разместить. Выберите изображение и нажмите кнопку Вставить. Возможно, у вас будут ограниченные возможности по редактированию или перемещению изображения после его вставки, поэтому постарайтесь контролировать размер и кадрирование изображения в отдельном файле, прежде чем помещать его в блок-схему.
Советы по созданию блок-схемы в Word
Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам создать блок-схему в Word:
Выбрать нужный метод
Эти два метода создания блок-схемы имеют разные преимущества в зависимости от того, что вам нужно. Вы можете персонализировать блок-схему, созданную с помощью фигур, в соответствии с вашими точными спецификациями, а также разработать ее так, чтобы в ней было больше организующих функций, чем в готовом графике. Если у вас сложная система или вам нужно изменить блок-схему определенным образом, вы можете использовать метод фигур. Если у вас есть простая блок-схема или вам нужно часто вносить изменения, не влияющие на общее форматирование блок-схемы, вы можете сделать ее в SmartArt довольно быстро и просто.
Планируйте шаги
Планирование этапов и взаимосвязей в блок-схеме до ее разработки может облегчить процесс. Прежде чем открыть документ Word, набросайте модель блок-схемы, которую вы хотите создать. Вы также можете составить список отдельных этапов и потенциальных связей, которые они могут иметь. Изменение цифровой версии блок-схемы возможно, но, возможно, будет проще исправить ошибки до того, как вы отформатируете ее полностью, особенно если вы решили использовать фигуры.
Соблюдайте последовательность
Будьте последовательны в использовании графики и надписей. Различные цвета, символы или типы линий могут означать различные связи или объекты. Чтобы избежать путаницы, используйте одни и те же типы графиков, если не хотите показать разные характеристики. Согласованный дизайн также может сделать вашу блок-схему более профессионально выглядящей.
Будьте лаконичны
Ваша блок-схема может быть длиной в одну страницу, чтобы ее было легче читать и делиться ею с другими. Для некоторых может быть непонятно, как соотносятся длинная блок-схема и схема, которая существует на нескольких страницах. Вы также можете сделать блок-схему более удобной для печати или переноса в PowerPoint, если она лаконична.
Используйте ключ
Если в вашей блок-схеме есть несколько типов объектов или соединителей, включите ключ, объясняющий значение каждого из них. Ключ может помочь вашим коллегам понять графический язык вашей блок-схемы. Если вы обновляете график или меняете графики, не забудьте обновить и ключ.
- indeed.com
Поделиться
