Электронные таблицы - полезные инструменты, которые можно использовать для организации информации о сотрудниках при составлении рабочих графиков. Подготовив шаблоны расписания в программе электронных таблиц, например Excel, вы сможете быстро обновлять и распространять информацию о сменах для своей команды. Понимание методов создания графиков в Excel поможет вам быть более эффективным и сэкономить время при составлении и распространении графиков работы для сотрудников. В этой статье мы объясним, как составить рабочий график в Excel, и поделимся советами по разработке удобного шаблона графика.
Преимущества составления рабочего графика в Excel
Существует множество методов организации смен сотрудников: от составления расписания от руки до использования автоматизированного программного обеспечения для составления расписания. Вот некоторые из основных преимуществ использования Excel для составления рабочих графиков:
Экономия времени
Разработав шаблон рабочего графика в Excel, вы сможете экономить время при составлении графиков для команды. Вносить изменения в цифровой файл зачастую гораздо быстрее, чем каждую неделю составлять новое расписание на бумаге. Хотя вы можете решить интегрировать формулы и другие функции высокого уровня в таблицу Excel, вы также можете использовать простые функции, нажимая на каждую строку и столбец для быстрого составления расписания. Это поможет вам сэкономить время на перестройке расписания, если вы захотите внести в него какие-либо изменения.
Снижение расходов
Excel может быть доступным программным обеспечением для составления расписаний сотрудников. Многие виды программ и приложений для составления расписания имеют высокую ежемесячную или ежегодную плату. Часто организации предоставляют сотрудникам бесплатный доступ к Excel и уже установили эту программу на компьютерах компании. Excel - это популярная программа, и вы также можете бесплатно создавать электронные таблицы Excel на компьютерах публичных библиотек. Вы также можете бесплатно использовать базовую версию Excel на сайте Microsoft Office.
Эффективное обновление
Как только вы составите свой первый график работы в Excel, вы сможете использовать этот же файл для эффективного обновления. Вы можете сохранить несколько шаблонов или версий расписания, чтобы подготовиться к различным ситуациям на рабочем месте, и выбрать подходящий файл для предстоящего расписания. Вместо того чтобы полностью переделывать расписание на каждую неделю, вы можете просто изменить названия или время в каждом разделе электронной таблицы. Это может сделать процесс составления расписания более удобным и эффективным.
Улучшение коммуникации
После составления расписания в Excel у вас есть удобный цифровой файл, которым вы можете поделиться с сотрудниками. Вы можете преобразовать файл Excel в другой формат, отправить файл сотрудникам по электронной почте, загрузить его на общий диск или распечатать таблицу и раздать физические копии сотрудникам. Вы даже можете предоставить всем членам вашей команды доступ к просмотру фактического файла Excel, гарантируя, что все будут иметь одинаковую информацию о своих сменах. Это может улучшить коммуникацию в вашей команде и дать каждому возможность немедленно обсудить любые изменения или пожелания.
Документирование прошлых графиков
Вы можете использовать Excel для создания записей предыдущих графиков работы. Каждый раз, когда вы обновляете расписание, вы можете выбрать сохранение новой версии файла, что сохранит информацию о предыдущих сменах. Это дает вам подробную справочную информацию о рабочем времени каждого члена вашей команды, которую вы можете использовать при выполнении административных задач или уточнении любых вопросов членов команды.
Как составить расписание работы в Excel
Используйте эти шаги в качестве справочника при составлении графика работы для вашей команды:
1. Открыть пустую электронную таблицу
Начните с поиска приложения Excel на вашем компьютере или щелкните на значке Excel на рабочем столе. На главном экране нажмите Пустая рабочая книга. Откроется новая электронная таблица, в которой вы можете создать свое собственное расписание.
2. Создать заголовок
Вставьте заголовок для расписания, чтобы все члены команды четко понимали суть документа. Для этого выделите несколько ячеек в верхней части таблицы, которую вы хотите создать, и объедините их. Например, если вы хотите создать расписание, состоящее из семи столбцов, выберите ячейки с A1 по F1. Далее нажмите кнопку Объедините & Центр на панели инструментов выравнивания. В этой большой ячейке введите название вашего расписания, например Недельный график или Расписание команды. Вы можете изменить размер ячейки и увеличить размер шрифта, чтобы настроить внешний вид заголовка.
3. Озаглавьте свои колонки днями недели
Под заголовком используйте следующую строку, чтобы написать рабочие дни для вашей команды. Оставьте первый столбец пустым, чтобы у вас было место для написания имен вашей команды, затем начните перечислять каждый день в последующих столбцах. Например, если ваша команда работает с понедельника по пятницу, запишите понедельник в B2, вторник в C2, среду в D2, четверг в E2 и пятницу в F2.
В следующей строке перечислите конкретные даты, соответствующие каждому дню недели. Вы можете изменять эти даты в каждом новом расписании. Например, вы можете включить даты с 10 по 14 января в ячейки с B3 по F3 для вашего первого расписания, а затем обновить эти даты до 17-21 января для расписания на следующую неделю.
4. Перечислите имена сотрудников в каждой строке
Затем напишите имена каждого сотрудника в первом столбце, оставив первые несколько строк пустыми из-за информации о заголовке и дате. Если вы назначаете разные должности на каждую смену, выделите две строки для каждого сотрудника, чтобы можно было написать и время его смены, и название должности. Например, вы можете начать с записи имени сотрудника в ячейке A4. Вы пропускаете ячейку A5, чтобы добавить дополнительную информацию о его смене, а затем вписываете имя следующего сотрудника в ячейку A6.
5. Введите детали смены
Под пересечением даты и имени каждого сотрудника добавьте подробную информацию о его смене. Включите часы их смены в одну ячейку и добавьте их должность, если это уместно. Например, вы можете захотеть составить график работы сотрудника с 1 p.m. на 9 п.m. в понедельник для работы в патио ресторана. На графике Excel вы можете написать 1 p.m. до 9 p.m. в ячейке B4 рядом с их именем. Прямо под ним, в ячейке B5, вы можете написать Патио указать свое сменное задание.
6. Сохраните свое расписание
Сохранить файл, чтобы завершить составление расписания. Нажмите Файл, выберите Сохранить как и выберите место, где вы хотите сохранить рабочую тетрадь. Введите имя рабочей книги и нажмите Сохранить. Вы также можете решить экспортировать документ или распечатать расписание непосредственно из рабочей книги.
- indeed.com
Поделиться
