Как составить этический кодекс компании

Что такое этический кодекс?

Этический кодекс – это собрание правил, по которым живет ваша компания. Эти правила затрагивают все аспекты жизнедеятельности предприятия, включая его конечные цели и взаимодействие между сотрудниками, партнерами, поставщиками и сторонними лицами.

Отличительным признаком этического кодекса является конкретность требований, учитывающих специфику отрасли, в которой функционирует предприятие, а также ответственность перед обществом. Этические нормы помогут сотрудникам достойно справляться с ситуациями любой сложности, возникающими в процессе работы.

Нормативные акты могут, к примеру, ограничивать заключение сделок с поставщиками, которые используют детский труд или технологии, загрязняющие окружающую среду, замечены в дискриминации или получении взяток. Когда компания IKEA открывала свой первый магазин в России, представители местных коммунальных служб пытались получить взятку и отказывались предоставлять электроэнергию, необходимую для работы точки продаж. На руководство магазина было оказано серьезное давление, и оно могло бы уступить, чтобы не подводить посредников, кредиторов, сотрудников и покупателей, однако в политике компании четко определено, что дача взяток недопустима. Чтобы решить проблему, представителям компании пришлось арендовать генераторы электроэнергии, и в результате магазин был открыт вовремя.

«Наличие этического кодекса прежде всего влияет на уровень корпоративной культуры», - сообщил Майкл Коннор, редактор и издатель интернет-журнала Business Ethics. – «Многие предприятия малого и среднего бизнеса уже живут по таким правилам. Если они не задокументированы, то руководству следовало бы об этом задуматься».

Коннор считает, что наличие этических норм способно существенно помочь бизнесу. «Многие руководители считают это непозволительной роскошью», - говорит он. – «Однако в действительности бизнес без кодекса подвергается значительному риску как в повседневной деятельности, так и в случае возникновения непредвиденных ситуаций».

Определяем приоритеты

Первым шагом в составлении этического кодекса компании должно стать определение основных целей предприятия и границ дозволенного. Марианн Дженнингс, профессор бизнес-школы Аризонского университета и автор книги «Семь признаков этического краха», консультирующая компании по вопросам корпоративной этики, обычно спрашивает клиентов: «Чего бы вы никогда не сделали для того, чтобы приобрести или сохранить клиента?» Этот простой вопрос помогает создать основу для кодекса.

Некоторые детали принимают особое значение в процессе укрупнения компании. «Разрастаясь, некоторые предприятия вынуждены нанимать все больше и больше сотрудников, чьи ценности и цели отличаются от принятых в коллективе. Общие правила помогают членам коллектива вместе двигаться в нужном направлении», - говорит Джон Фредрик, профессор бизнес-этики университета Южного Иллинойса.

В периоды сильной текучки кадров вам потребуется специалист по кадровой работе, способный обучить новых сотрудников правилам корпоративной культуры. Коннор считает, что в настоящее время «сотрудников принимают и увольняют с такой скоростью, что они не успевают составить представление о корпоративной культуре».

Принимаем и анализируем предложения

Типичная ошибка многих работодателей заключается в том, что они составляют кодекс, не советуясь с сотрудниками. «Когда руководство разрабатывает свод правил самостоятельно, оно не учитывает тех проблем, с которыми приходится сталкиваться подчиненным», - говорит Дженнингс. – «В таких случаях кодекс воспринимается неправильно или попросту игнорируется».

Даже если вы думаете, что знаете обо всех проблемах персонала, вам все равно потребуется его помощь в составлении кодекса. Сотрудникам важно знать, для чего нужен этот свод правил, и почему он выглядит именно так. Дженнингс советует раздать анонимные анкеты, в которых люди могли бы описать неловкие ситуации, произошедшие с ними на рабочем месте за последний год.

Не зацикливайтесь на мелочах

Пытаясь составить идеальный кодекс, с не слишком общими, но и не чересчур конкретными правилами, некоторые работодатели придают слишком большое значение мелким деталям.

«В некоторых компаниях существует традиция приносить коллегам небольшие презенты на праздники», - говорит Дженнингс. – «Руководство, которое пытается запретить эту практику, способствует созданию негативной атмосферы в коллективе, поскольку люди неохотно избавляются от старых привычек. Изменения необходимо вводить постепенно, чтобы сотрудники могли в полной мере осознать, что именно им следует делать».

Возможные ошибки

Некоторые морально-этические проблемы могут играть значительную роль в небольших предприятиях, а в крупных компаниях остаются незамеченными (к примеру, служебные романы).

«В небольшой организации вам может потребоваться ввести запрет на романтические отношения между коллегами», - сообщает Фредрик. – «Как правило, они приводят к конфликтам, даже если вначале будущее казалось безоблачным».

Другой проблемой в небольшом коллективе может стать «кумовство». «Во многих стартапах, где сотрудников подбирают по принципу взаимного доверия, большая часть сотрудников, связанных родственными узами, а семейный бизнес наиболее чувствителен к потрясениям, вызванным проблемами морально-этического толка», - говорит Фредрик.

К кому обратиться за помощью?

В процессе составления кодекса вам может потребоваться помощь юриста, однако это не единственный специалист, способный оказать вам содействие. По словам Фредрика, «юрист лишь может определить, что из предложенного вами законно, а что нет, а также обозначить моменты, которые можно будет оспорить в суде». По словам Коннора, владельцы небольших компаний, которые функционируют в отрасли с минимальными рисками и ответственностью, вполне могут обойтись своими силами, однако если у вас в штате более 20 сотрудников, вам потребуется помощь стороннего специалиста по этике или кадрам.

Назначаем ответственных лиц

Даже если сотрудники и управляющие уже ознакомились с кодексом и успешно реализуют эти правила на практике, вам все равно потребуется назначить лицо, ответственное за изменение и дополнение нормативных документов. Специалист по этике (именуемый также специалистом по внутреннему контролю) должен обладать высокими моральными принципами и отличными коммуникативными способностями, свято верить в успех компании. Кроме того, у него должна быть налажена связь с руководством для оперативного решения проблем и своевременного внесения поправок в кодекс.

Как правило, специалистом по этике назначают одного из представителей отдела кадров или отдела продаж. Такому сотруднику приходится следить за ситуацией в коллективе и сообщать менеджерам о дисциплинарных нарушениях, следуя политике конфиденциальности, поскольку сплетни могут повредить карьере участников конфликта.

Некоторые компании регулярно проверяют, следуют ли сотрудники разработанному своду правил, постоянно вносят в кодекс изменения по мере изменения условий работы в компании. Коннор считает, что не будет лишним раз в год пересматривать правила, убеждаясь в их актуальности и эффективности.

Первая публикация: 11.09.13