Как разработать стратегические приоритеты проектов для вашей команды

Когда у вас есть несколько проектных запросов и проектов, которые необходимо завершить, полезно иметь систему для определения того, какие из них принять, а какие завершить в первую очередь. Стратегический подход к выбору приоритетных проектов может помочь вам повысить эффективность, производительность и удовлетворенность клиентов. Обучение разработке приоритетов проекта - это первый шаг к созданию стратегии расстановки приоритетов и организации процесса планирования проекта.

В этой статье мы объясним, что такое приоритеты проектов, опишем, как расставлять приоритеты в работе, и поделимся советами по повышению эффективности ваших приоритетов в проектах.

Что такое приоритеты проекта?

Приоритеты проекта - это задания, которые вы определяете как наиболее важные в рабочем процессе. Высокоприоритетные проекты - это задачи, к которым вам необходимо приступить немедленно и которые вы обеспечиваете ресурсами самого высокого качества, в то время как низкоприоритетные проекты могут даже не иметь непосредственного срока выполнения. Устанавливая приоритеты для проектов, вы также определяете, какие проекты вы хотите принять от клиентов, а какие не стоят вложения времени и ресурсов. Определение приоритетности проектов - это стратегический процесс, который включает в себя принятие решения о том, как распределить задачи в рамках различных ограничений на рабочем месте.

Наличие проектных приоритетов важно, потому что руководители проектов часто одновременно выполняют множество различных заданий. Они располагают ограниченным количеством времени и финансовых ресурсов и должны распределять эти ресурсы на основе приоритетов, чтобы удовлетворить своих клиентов и достичь целей компании.

Как разработать приоритеты проектов

Следуйте этим рекомендациям, чтобы разработать приоритеты проектов, которые будут работать для вашей команды и принесут наилучшие результаты:

1. Определите свои стратегические цели

Чтобы разработать полезные уровни приоритетов для ваших проектов, вам сначала нужно определить общие стратегические цели вашей организации или команды. Некоторые компании могут определять приоритеты проектов исключительно на основе финансовой выгоды, которую они могут принести бизнесу, в то время как другие компании могут отдавать предпочтение другим видам выгоды. Например, вы можете отдать предпочтение внутренним проектам, которые повышают эффективность работы компании, или проектам клиентов, которые способствуют реализации миссии компании и ее социальных ценностей. В зависимости от ваших общих стратегических целей, вы можете установить несколько ключевых измерений для оценки уровня приоритетности каждого проекта.

2. Определите приоритет каждого измерения

Как только у вас есть список стратегических целей и измерений, которые вы хотите использовать для определения приоритетов проекта, определите, какие из них являются наиболее важными. Понимание того, какие цели имеют наивысший приоритет, поможет вам решить, какие проекты имеют приоритет для ресурсов и времени вашей команды. Например, получение финансовой выгоды может быть вашим главным приоритетом, а создание инновационных функций - следующим по важности приоритетом. В данном случае вы отдаете предпочтение высокодоходным проектам, а не проектам с инновационными функциями, хотя и те, и другие важны.

3. Создайте систему оценок

Разработка системы оценок может стать хорошим способом определения приоритетности ваших текущих проектов и определения того, стоит ли заниматься перспективным проектом. Создание системы оценки приоритетов предполагает составление ранжированного списка приоритетов и присвоение каждому из них определенного балла. Ваш высший приоритет имеет наивысший номер, а низший приоритет - наименьший. Для каждого проекта вы добавляете значение всех качеств, которыми он обладает в каждой категории. Вы также можете использовать множители, чтобы отразить дополнительные ценности, например, проект, который зарабатывает в два раза больше, чем другие проекты.

4. Сравните ценность и ресурсы

Оценив финансовую или стратегическую выгоду каждого проекта, подумайте, какие ресурсы для него требуются. Некоторые проекты могут иметь чрезвычайно высокую выгоду, но при этом требовать огромного количества ресурсов. Подумайте, стоит ли тратить долю ресурсов вашей компании на каждый проект в зависимости от уровня его приоритетности.

Даже проект высшего приоритета может не стоить инвестиций, если он потребует от вас использования всех ресурсов компании и пренебрежения остальными проектами. Аналогичным образом, малозначимый проект может получить более высокий уровень приоритета, если он требует минимальных ресурсов и быстро окупается.

5. Проанализируйте риск каждого проекта

Определив приоритеты, рассмотрите риски, связанные с каждым проектом. Составьте список всех рисков и рассчитайте вероятность неудачи или вероятность того, что ваша команда не сможет завершить проект. Учитывайте и другие результаты, например, если вы потратите больше денег, чем ожидалось, или потребуется использовать больше трудовых ресурсов.

Сравните риски с потенциальной ценностью проекта, когда вы составляете список приоритетов и определяете, стоит ли принимать проект. Некоторые высокоприоритетные проекты могут также иметь высокий уровень риска, поэтому, возможно, вы не захотите выделять на них столь высокую долю ресурсов.

6. Оцените уровень срочности

Одним из ключевых аспектов определения приоритетов, особенно для проектов, которые уже находятся в вашем графике, является пересмотр их срочности. Оцените текущие сроки и расставьте приоритеты в работе над проектами в зависимости от того, какие задания должны быть выполнены в первую очередь. Оцените, сколько времени вам нужно для завершения каждого проекта, и используйте дату выполнения для расчета самой поздней возможной даты начала проекта, чтобы уложиться в срок. Вы можете использовать эти даты для создания графика приоритетности проектов и принятия решений между проектами, которые имеют одинаковый уровень важности и ценности для компании.

7. Учитывайте свои личные предпочтения

Если у вас есть несколько проектов, которые обеспечивают одинаковую ценность для компании и имеют одинаковые сроки выполнения, используйте свой личный стиль работы для определения приоритетов проекта. Если вы предпочитаете сначала завершать более сложную работу, а потом работать над веселыми проектами, используйте эту информацию для организации рабочего процесса. В конечном итоге, приоритеты проектов наиболее эффективны, когда они соответствуют вашим личным потребностям и используют стратегии компании в качестве руководства.

8. Создайте баланс между высокоприоритетными и низкоприоритетными проектами

Чтобы создать успешный баланс в вашей команде, выберите сочетание сложных, высокоприоритетных проектов и простых проектов, которые вы можете поместить в нижнюю часть списка приоритетов. Если вы будете выбирать только высокоприоритетные проекты, ваша команда может быстро оказаться перегруженной работой. Наличие разнообразных заданий может облегчить планирование вашего графика, координацию обязанностей в течение длительного периода времени и сбалансировать рабочую нагрузку между всей командой.

9. Делегируйте, когда это необходимо

Возможны ситуации, когда в расписании слишком много проектов, а времени недостаточно. В таких ситуациях используйте делегирование как часть процесса определения приоритетов проекта. Подумайте, какие проекты вы можете делегировать другим членам команды, а какими должны заниматься лично. При делегировании полномочий старайтесь выбирать проекты с низкой стоимостью, чтобы поручить их другим людям, чтобы уменьшить последствия возможных ошибок.

10. Отказывайтесь от проектов, которые не соответствуют вашим потребностям

Частью процесса определения приоритетов проектов является отказ от проектов, которые не соответствуют вашей стратегии определения приоритетов. Так же, как некоторые проекты являются низкоприоритетными, потому что они имеют смысл только в том случае, если вы выделяете мало ресурсов, вы можете вообще не иметь возможности обосновать другие проекты. Уважительно относитесь к отказу от проектов, но будьте тверды в своем решении. Понимание того, что, отказавшись от определенных заданий, вы сможете уделить больше времени приоритетным задачам и сосредоточиться на своих главных стратегических целях.

11. Будьте готовы внести корректировки

Помните, что сроки, цели и приоритеты могут внезапно измениться. Ваша стратегия определения приоритетов проекта является полезным руководством в работе, но важно иметь гибкий склад ума и быть готовым адаптироваться к просьбам руководителей компании и важных клиентов в последнюю минуту. Иметь резервный план на случай возможных изменений и сотрудничать со своей командой, чтобы справиться с изменениями в рабочем процессе. Если эти изменения направлены на успех команды, то корректировка приоритетов в краткосрочной перспективе может принести долгосрочные выгоды.

Советы по созданию эффективных приоритетов проекта

Используйте эти советы для определения приоритетов ваших проектов:

• Объясните свое обоснование: При обсуждении приоритетов с командой объясните, почему каждый проект занимает определенное место в списке приоритетов, и дайте возможность каждому высказать свое мнение о приоритетах проекта.

• Запишите свои приоритеты: Как только вы определитесь с порядком приоритетов, составьте список со сроками выполнения для каждого приоритета. Рассмотрите возможность использования цветового кодирования и других организационных инструментов, чтобы помочь сохранить все упорядоченным.

• Расставляйте приоритеты в рамках проектов: Наряду с разработкой системы приоритетов для всех проектов, создайте метод определения приоритетности отдельных заданий, задач и результатов для каждого проекта.

• Регулярно оценивайте свою систему: Часто оценивайте эффективность того, как вы отбираете проекты для своей команды и определяете приоритеты рабочих процессов. Сравните их ожидаемую ценность с фактической, оцените эффективность работы команды и проанализируйте другие показатели, чтобы определить, нужно ли вам внести какие-либо изменения.