Как открыть общий доступ к файлу Excel за 6 шагов (с советами)

Существует несколько вариантов, позволяющих легко обмениваться файлами Excel и работать над ними с коллегами. Один из этих методов предполагает использование общих рабочих книг - функции Excel, которая позволяет людям редактировать одновременно. Если ваша работа связана с большим количеством электронных таблиц и вам нужен более простой способ совместной работы, полезно узнать больше об общих рабочих книгах. В этой статье мы объясним, что такое общие рабочие книги, как их использовать, их преимущества и ограничения, а также другие методы и советы по совместному использованию файлов Excel.

Что такое общие рабочие тетради?

Общие рабочие книги - это метод совместного использования файлов Excel с другими людьми, имеющими доступ к одной и той же локальной или общей сети. С помощью этого метода несколько человек могут одновременно редактировать файл Excel, а владелец может принять или отклонить изменения. Общие рабочие тетради также можно не разделять после завершения совместной работы.

Как поделиться файлом Excel

Вот шесть шагов, которые можно выполнить при использовании функции общих рабочих книг:

1. Включите функцию общих рабочих тетрадей

Если у вас есть Excel, то функция совместного доступа к рабочим книгам может быть скрыта. Прежде чем использовать эту функцию, верните ее на панель инструментов быстрого доступа вашей электронной таблицы. Выполните эти шесть шагов для включения общих рабочих книг:

1. Щелкните Файл в левой верхней части экрана, затем выберите Параметры в нижней части левой колонки.

2. Выберите Панель инструментов быстрого доступа в левой колонке диалогового окна Параметры.

3. В выпадающем меню с надписью Выберите команды из, выберите Все команды.

4. Из этого списка выберите Общие рабочие книги (Наследие) и нажмите кнопку Добавить.

5. Используя тот же список, добавьте Отслеживание изменений (Наследие) , Защитить совместный доступ (наследуемый) и Сравнивайте и объединяйте рабочие книги.

6. Щелкните OK.

2. Нажмите кнопку Общая рабочая книга кнопку

После включения функции совместного использования рабочих книг вы сможете найти кнопку на панели инструментов быстрого доступа в верхней части экрана. Если нет, выберите Обзор вкладка. Затем нажмите на кнопку Общая рабочая тетрадь кнопка.

3. Разрешить изменения

В диалоговом окне Общая рабочая книга установите флажок рядом с пунктом Разрешите вносить изменения нескольким пользователям одновременно. Это также позволяет объединять рабочие книги. Если в этом поле стоит галочка, значит, вы включили функцию совместного использования рабочей книги. Нажмите ОК.

4. Изменить настройки под Дополнительно (необязательно)

Если вы хотите настроить параметры общей рабочей тетради, нажмите кнопку Расширенный вкладка в диалоговом окне Общая рабочая книга. Здесь отображаются параметры настройки, такие как частота обновления изменений файла, длительность хранения истории изменений или то, как Excel будет обрабатывать конфликтующие изменения. На этой вкладке вы можете внести изменения или оставить выбор по умолчанию.

5. Используйте кнопку Защитить и поделиться рабочей тетрадью характеристика (необязательно)

При использовании обычной общей рабочей книги другие пользователи могут изменять настройки файла. Например, они могут отключить отслеживание изменений или отменить совместное использование рабочей книги. Если вы хотите отключить эти возможности для других пользователей, выполните следующие шаги:

1. Нажмите кнопку Обзор вкладка.

2. Нажмите на кнопку Защита и совместное использование рабочей книги кнопка.

3. В диалоговом окне установите флажок напротив пункта Совместное использование с отслеживанием изменений.

4. Введите пароль, который не является обязательным, но рекомендуется.

5. Щелкните OK.

Если вы хотите снять защиту с рабочей книги, нажмите кнопку Снять защиту с общей рабочей тетради которая заменила кнопку Защита и совместное использование рабочей книги кнопку.

6. Сохранение в общем сетевом расположении

Сохранить файл, выбрав Файл затем Сохранить или с помощью кнопки ctrl + S команда на клавиатуре. Сохраните файл в папке, подключенной к общей или локальной сети, к которой могут получить доступ все ваши соавторы. В рабочей книге с общим доступом [Shared] рядом с именем рабочей книги, например Проект.xlsx [Shared].

Преимущества общих рабочих тетрадей

Вот некоторые преимущества общих рабочих книг:

Одновременное редактирование

Отправка нескольких версий файлов по электронной почте может привести к путанице между сотрудниками. Это также может помешать кому-то выполнять работу, которую он хочет делать, пока кто-то не пришлет ему последнюю версию. С помощью функции общих рабочих тетрадей несколько человек могут работать одновременно и избежать этих проблем.

Не требует Microsoft 365

Некоторые рабочие места имеют подписку на Microsoft 365, которая может предоставить еще один способ обмена файлами. Если в вашем Outlook такой возможности нет, вы все равно можете использовать функцию общих рабочих книг. Это более простой и доступный вариант совместной работы в Excel.

Ограничения общих рабочих книг

Вот некоторые ограничения общих рабочих книг:

Не так много функций

Общие рабочие книги - хороший вариант, если вы планируете использовать относительно базовые функции при работе над файлом. Эта функция ограничивает то, что может создать или изменить любой человек, имеющий доступ к рабочей книге. Вот несколько вещей, которые вы не сможете сделать после совместного использования рабочей книги:

• Создать условное форматирование

• Слияние ячеек

• Добавить изображения

• Включите проверку данных

• Вставить гиперссылки

• Создание сводных таблиц

• Вставить или удалить группу ячеек

• Использовать макросы

Если вы хотите, чтобы сотрудники имели доступ к любой из этих функций, добавьте их до установки рабочей книги на общий доступ.

Не поддерживается в онлайн-версии Excel

Онлайн-версия Excel позволяет просматривать файл и работать над ним с любого интернет-браузера и большинства мобильных устройств. Имеет свои ограничения, например, какие функции вы можете использовать и максимальный размер файла. Если вы создадите общую рабочую книгу, вы не сможете работать с ней в онлайн-версии Excel.

Не совместимо со всеми версиями Excel или типами электронных таблиц

Есть несколько условий, при которых Excel не будет делиться рабочей книгой. Если вы создали файл в очень ранней версии Excel, например, в версии до Excel 97, вы не сможете поделиться им. Вы также можете столкнуться с проблемой совместного использования рабочей книги, содержащей таблицы или XML-карты.

Как поделиться файлом Excel с помощью соавторства

Функция соавторства доступна для подписчиков Microsoft 365. Соавторство позволяет пользователям видеть, кто в настоящее время использует файл, и наблюдать за изменениями, которые вносят другие в режиме реального времени. Соавторство легко включить всего за несколько быстрых шагов:

1. Вход в Microsoft 365.

2. Сохранить рабочую тетрадь в OneDrive.

3. Нажмите кнопку Поделиться кнопка в правом верхнем углу.

4. Измените разрешения по умолчанию Любой человек, имеющий ссылку, может редактировать по желанию.

5. Введите адрес электронной почты человека, с которым вы хотите поделиться рабочей тетрадью.

6. Нажмите Отправить.

Советы по использованию общих рабочих книг

Вот несколько советов по использованию общих рабочих книг в Excel:

Разрешение конфликтующих изменений

Если два человека вносят правки в одни и те же ячейки, Excel отдает приоритет изменениям того, кто сохраняет их первым. Когда другой человек сохраняет, появляется диалоговое окно с заголовком Разрешить конфликты появляется. Он отобразит список всех конфликтующих изменений и предоставит эти опции:

• Принять мои сохраняет любое из выбранных вами изменений.

• Принять вкладку Другое сохраняет выбранное изменение другого человека.

• Принять все мои сохраняет все ваши изменения.

• Принять все другие сохраняет все изменения другого человека.

Удаление пользователей из общей рабочей книги

Конфликтные изменения могут происходить чаще, если к общей рабочей книге имеют доступ несколько человек, поэтому вы можете захотеть ограничить доступ к ней. Если вы хотите удалить доступ для всех, вы должны удалить рабочую книгу из общего доступа. Чтобы удалить кого-то из текущей сессии, что позволит ему вернуться к рабочей книге позже, вы можете выполнить следующие шаги:

1. Нажмите кнопку Просмотреть вкладка.

2. Щелкните Поделиться рабочей тетрадью.

3. Во вкладке Редактирование на вкладке, есть список пользователей, у которых в настоящее время открыта рабочая книга. Выберите ту, которую вы хотите удалить, и нажмите кнопку Удалить пользователя.

Проверьте настройки конфиденциальности, если у вас возникли проблемы с общим доступом

Если при попытке поделиться рабочей тетрадью вы получаете сообщение об ошибке, проверьте настройки конфиденциальности. Выполните следующие действия:

1. Щелкните Файл.

2. Нажмите Параметры Excel.

3. Щелкните Настройки центра доверия и перейдите к Параметры конфиденциальности категория.

4. Если Удалите личную информацию из свойств файла при сохранении установлен, снимите его и попробуйте снова открыть общий доступ к рабочей книге.