Как написать сопроводительное письмо администратора стоматологической клиники за 8 шагов

Когда вы подаете заявление на открытые вакансии администратора стоматологической клиники, многие потенциальные работодатели могут попросить вас представить сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо для секретаря стоматологической клиники может дать вам возможность рассказать о ваших лучших или наиболее подходящих квалификациях для этой роли. Прежде чем приступить к написанию сопроводительного письма, полезно узнать, какие навыки или опыт могут искать менеджеры по найму в кандидатах на должность администратора стоматологической клиники.

В этой статье мы расскажем, что такое администратор стоматологической клиники, объясним, как написать сопроводительное письмо для этой профессии, и предоставим шаблон и пример сопроводительного письма администратора стоматологической клиники, чтобы помочь вам составить свое собственное.

Что такое администратор стоматологической клиники?

Стоматолог-ресепшионист - это административный специалист, который работает в команде стоматологов, гигиенистов, ассистентов стоматолога и других специалистов стоматологии. Сотрудники стоматологической регистратуры выполняют канцелярские обязанности в стоматологическом кабинете или организации, такие как составление расписания приемов или ответы на телефонные звонки. Они также помогают облегчить общение между пациентами и их стоматологами или представителями страховых компаний. К специфическим обязанностям администраторов стоматологических клиник можно отнести:

• Помощь пациентам при регистрации на прием

• Управление расписанием нескольких стоматологов или хирургов-стоматологов в офисе

• Запись пациентов на прием по телефону, лично или через электронную почту

• Обработка платежей пациентов, например, кредитных карт или наличных

• подача страховых заявлений от имени пациента

• Загрузка или переписывание бумажных документов в цифровую базу данных

• Контроль уровня запасов канцелярских принадлежностей и заказ новых по мере необходимости

• Обработка офисной корреспонденции, например, отправка документов по факсу или по почте

Элементы сопроводительного письма для секретаря стоматологической клиники

Профессионалы обычно готовят сопроводительные письма для администратора стоматологической регистратуры, используя формат делового письма со следующими компонентами:

Контактная информация

Разместите свои контактные данные в верхней части сопроводительного письма. Контактная информация включает ваше имя и фамилию, номер телефона, адрес электронной почты, а также город, штат и почтовый индекс. Используйте профессиональный адрес электронной почты, например, ваше полное имя или ваши инициалы, от авторитетного поставщика услуг электронной почты. Ниже контактных данных напишите дату письма и название организации, получившей ваше заявление.

Приветствие

Приветствие означает официальное приветствие. Адресуйте свое письмо конкретному человеку в стоматологическом кабинете или организации другого типа. Если вы знаете имя специалиста, разместившего объявление о вакансии администратора стоматологической клиники, адресуйте свое письмо ему. Если вы не уверены, кто разместил объявление о вакансии, проведите исследование организации, чтобы выяснить, можете ли вы найти административного руководителя, которому можно адресовать письмо, например, офис-менеджера.

Вводный абзац

Во вступительном абзаце кратко опишите, кто вы, и укажите, что вы претендуете на открытую в организации вакансию администратора стоматологического кабинета. Опишите в двух-трех предложениях, почему вы заинтересованы именно в этой должности администратора стоматологической клиники. Например, вы можете думать, что хорошо впишетесь в культуру компании или будете рады возможности работать в авторитетной стоматологической клинике.

Основные абзацы

В основных абзацах сопроводительного письма администратора стоматологического кабинета подчеркивается ваша основная квалификация для этой роли. В зависимости от таких факторов, как ваш профессиональный опыт и набор административных навыков, вам может понадобиться только один основной абзац в сопроводительном письме, а может быть полезно включить несколько. Убедитесь, что вы включили в резюме только столько абзацев, сколько можно уместить на одной странице.

Заключение

В заключительном абзаце подтвердите вашу основную квалификацию и ваш энтузиазм в отношении открытой роли администратора стоматологического кабинета. Он также дает вам возможность поблагодарить потенциального работодателя за рассмотрение вашей кандидатуры. Обязательно укажите, есть ли у вас предпочтительный способ связи или временной диапазон, когда с вами лучше всего связаться.

Как написать сопроводительное письмо для администратора стоматологической клиники

Ниже приведены восемь шагов, которые помогут вам составить сопроводительное письмо для секретаря стоматологической клиники:

1. Изучите объявление о вакансии

Внимательно прочитайте объявление о вакансии, обращая пристальное внимание на то, как менеджер по найму описывает навыки или черты идеального кандидата. Подумайте, какие из этих способностей или характеристик соответствуют вашему профессиональному поведению, и упомяните эти качества в своем сопроводительном письме для администратора стоматологического кабинета. Включение этих желаемых квалификаций в ваше сопроводительное письмо может продемонстрировать, что вы потратили время на то, чтобы оценить, может ли эта вакансия подойти как вам, так и потенциальному работодателю.

2. Набросок вашего сопроводительного письма

Составьте конспект сопроводительного письма, чтобы подчеркнуть свои лучшие или наиболее подходящие квалификации. Составление конспекта перед началом написания может также помочь вам спланировать длину вашего сопроводительного письма администратора стоматологической клиники. Если потенциальный работодатель не требует иного, большинство сопроводительных писем обычно занимают одну печатную страницу. Это может облегчить менеджерам по найму быстрый просмотр ваших материалов и решить, стоит ли продвигать вас дальше в процессе рассмотрения заявки.

3. Оформление документа

Настройте свою программу обработки текстов так, чтобы она соответствовала формату делового письма, например:

• Используйте однодюймовые поля со всех сторон страницы

• Писать шрифтом размером 11- или 12 пунктов

• Выбирайте профессиональный стиль шрифта, например, Garamond или Times New Roman

• Использование одинарного интервала между строками

4. Подчеркните значимый опыт

Расскажите о своем ключевом или наиболее значимом опыте, используя конкретные примеры или данные. Включение таких деталей, как данные или примеры, может помочь потенциальным работодателям лучше понять, кем вы можете быть в их организации в качестве администратора стоматологической клиники. Подберите примеры, факты или детали, которые подчеркивают конкретные твердые и мягкие навыки, связанные с работой администратора стоматологической клиники. Трудные навыки - это способности, развитые в результате тщательного изучения или обучения, например, ввод данных или ведение документации. В отличие от этого, мягкие навыки - это черты характера или поведение, которые влияют на ваше профессиональное поведение, например, терпение и организованность.

Если у вас есть опыт работы в качестве администратора стоматологической клиники или в аналогичной роли, например, клерка в другой отрасли, включите сведения об этом профессиональном опыте. Например, вы можете рассказать о том, как вы управляли графиком работы десяти стоматологов на предыдущем месте работы. Если у вас мало или совсем нет опыта работы на должности секретаря или администратора, опишите опыт, который развил ваши переносимые навыки, то есть способности, которые могут пригодиться вам на разных работах или в разных отраслях. Например, вы можете описать, как вы помогали клиентам с возвратом товара во время работы в розничной торговле, чтобы подчеркнуть ваши способности в обслуживании клиентов.

5. Включите ключевые слова

Используйте ключевые слова, то есть конкретные слова или фразы, связанные с должностью администратора стоматологической клиники, во всем вашем сопроводительном письме. Ключевые слова помогут обеспечить успешное прохождение вашего сопроводительного письма через любые системы отслеживания кандидатов (ATS), которые некоторые потенциальные работодатели используют для более эффективного отбора заявок на работу. Включение ключевых слов в сопроводительное письмо также может продемонстрировать ваше знание должности или отрасли. Стратегии поиска ключевых слов могут быть следующими:

• Использование конкретных слов или фраз из объявления о вакансии

• Изучение организации, в которую вы подаете заявление, например, изучение истории компании, ее миссии, ценностей или культуры

• Установление контактов с другими профессионалами в стоматологической отрасли

6. Продумайте свой тон

Пишите сопроводительное письмо для администратора стоматологической клиники в профессиональном и позитивном тоне. Хотя сопроводительное письмо - это формальный деловой документ, важно также передать ваш энтузиазм по поводу этой роли. Вы можете показать свою заинтересованность в должности, сохраняя при этом профессиональный тон, например, обсудив, как ваши карьерные цели согласуются с этой возможностью.

7. Отредактируйте и вычитайте

Отредактируйте свое сопроводительное письмо для администратора стоматологической клиники до подачи заявки. Убедитесь, что вы выделили свои лучшие или наиболее значимые квалификации, используя лаконичный и позитивный язык. Также важно проверить, нет ли незначительных ошибок, таких как грамматические ошибки или опечатки.

Попросите друга или члена семьи прочитать ваше сопроводительное письмо перед отправкой. Вы также можете прочитать письмо вслух про себя. Обе стратегии помогут вам выявить ошибки и взглянуть на свое сопроводительное письмо с более объективной точки зрения.

8. Персонализируйте каждое письмо

Для каждой должности администратора стоматологической клиники, на которую вы претендуете, создайте разные версии своего сопроводительного письма, чтобы вы могли адаптировать каждую из них. Персонализация каждого вашего сопроводительного письма показывает потенциальным работодателям, что вы нашли время, чтобы прочитать и понять их уникальные требования или организацию. Это также может повысить ваши шансы на дальнейшее продвижение в процессе рассмотрения заявки, например, на прохождение собеседования.

Шаблон сопроводительного письма для администратора стоматологической клиники

Вот шаблон, который вы можете использовать для составления сопроводительного письма администратора стоматологической клиники:

[Имя] [Фамилия]

[номер телефона] I [адрес электронной почты] I [город], [штат] [почтовый индекс]

[Дата]

[Название компании]

Уважаемый [имя менеджера по найму] [фамилия менеджера по найму]

[Выразите воодушевление по поводу должности, включая название роли и название компании]. [Представьтесь, объяснив, почему вы претендуете на эту должность, как эта работа соответствует вашим карьерным целям и что именно привлекает вас в этой компании].

[Опишите ваш соответствующий опыт и квалификацию, не повторяя того, что есть в вашем резюме]. [Выделите одно-два значимых достижения с фактами и данными, когда это возможно.] [Объясните, почему вы подходите компании]. [Необязательно - укажите пробел в трудоустройстве или карьерный переход].

(Выразить благодарность). [Резюме квалификации]. [Подтвердить заинтересованность в должности]. [Призыв к действию + наличие свободных мест и предпочтительный способ связи]

[комплимент закрыт],

[Подпись]

Пример сопроводительного письма для секретаря стоматологической клиники

Вот пример сопроводительного письма администратора стоматологической клиники, который вы можете использовать в качестве образца при составлении своего резюме:

Крис Хаммонд

123-456-7890 Я chris_hammond@email.com I Austin, TX 78701

18 апреля 2022 года

Стоматология Остин Горизонт

Уважаемая госпожа. Джилл Спенсерс,

Я с радостью подаю заявление на открытую вами вакансию администратора в стоматологии Austin Horizon Dentistry. Я работаю секретарем более трех лет и хочу использовать свой опыт в сфере здравоохранения. Я восхищен стремлением вашей организации обслуживать разнообразные сообщества Остина и считаю, что хорошо впишусь в ряды ваших сотрудников, готовых к сотрудничеству и мыслящих перспективно.

В настоящее время я работаю ресепшионистом в технологическом предприятии. За то время, что я здесь работаю, я помогла компании, в которой я работаю, плавно перейти на новую систему баз данных, которая объединяет данные из различных источников, такие как записи клиентов и финансовая информация. Миграция данных сделала наши административные процессы, такие как бронирование встреч с клиентами или поиск определенных наборов данных, на 25% более эффективными.

Я также получила похвалу от своего нынешнего руководителя за мои навыки обслуживания клиентов. Я научился понимать уникальные потребности каждого клиента и направлять их к ресурсу или специалисту, наиболее подходящему для решения их проблем. Мой опыт в управлении как платформами данных, так и потребностями клиентов принесет мне большую пользу в инновационном и индивидуальном офисе Austin Horizon Dentistry.

Спасибо, что рассмотрели мою кандидатуру на должность администратора в вашей организации. Мое резюме прикреплено к этому письму. Я с удовольствием пообщаюсь с вами по поводу этой должности или отвечу на вопросы о себе с понедельника по пятницу с 14 до 17 часов.

Искренне,

Крис Хаммонд