Многие управленческие обязанности требуют принятия решений, что может привести к получению отказов в виде отказных писем. Понимание деталей, лежащих в основе письма с отказом, и обстоятельств, которые могут привести к такому письму, может помочь вам в выполнении повседневных обязанностей менеджера. В этой статье мы рассмотрим, что такое отказное письмо, когда вы можете ожидать его написания, перечислим шаги по написанию отказного письма, а также приведем шаблон и различные примеры.
Что такое отказное письмо?
Письмо-отказ - это письмо, в котором вы отказываете сотруднику в его просьбе. Например, вы можете отказать в повышении зарплаты, продвижении по службе, переводе, отпуске или просьбе о приеме на работу. Отказ в просьбе требует официального отказа в виде письма с объяснением причины отказа. Отправка этого письма, по сути, полностью закрывает запрос. Письма с отказом поддерживают официальный и позитивный тон и остаются простыми, краткими и дружелюбными по языку. Хотя эти резюме часто бывают краткими, их длина может варьироваться в зависимости от контекста.
Когда нужно писать письмо об отказе в приеме на работу?
Существует множество причин, по которым вам может понадобиться написать письмо об отказе в приеме на работу. Например, у департамента или компании может не быть ресурсов, о которых просил сотрудник, или запрос может поступить не в удобное время. Некоторые сценарии, которые могут побудить вас написать письмо с отказом, включают следующее:
-
Вы уже распределили бюджет. Через некоторое время один из ваших сотрудников может попросить вас о повышении зарплаты. Отказ в повышении заработной платы может оказаться сложной задачей, но если вы уже выделили средства к тому моменту, когда сотрудник попросит о повышении, то вам может быть слишком поздно его утверждать.
-
Нет открытых вакансий для повышения. Проработав в вашей компании некоторое время, некоторые из ваших сотрудников могут попросить вас о повышении. Даже если сотрудник может справиться с обязанностями, связанными с повышением, переизбыток сотрудников в одном отделе при недостатке в другом может не пойти на пользу вашей компании в целом.
-
Перевод невозможен. Если сотрудник просит перевести его в другой отдел или филиал, это требует одобрения как с вашей стороны, так и со стороны других руководителей. Даже если вы согласны перевести сотрудника, вам все равно придется написать письмо с отказом, если другой менеджер не согласен с переводом.
-
Отпуск может быть неудобен. Сотрудник может попросить об отпуске в неудобное время, например, когда в отделе наплыв работы. Если они уходят на длительный период времени, это неизбежно приводит к увеличению объема работы для всех остальных членов их команды. В связи с этим вам, возможно, придется отклонить их просьбу.
Как написать письмо с отказом
Чтобы написать письмо с общим отказом, используйте следующие шаги:
1. Переформулируйте запрос
Чтобы избежать ненужной путаницы, переформулируйте просьбу вашего сотрудника в нескольких коротких предложениях. Поскольку ваш сотрудник, скорее всего, сделал запрос несколько недель или месяцев назад, повторное изложение напоминает и вам, и ему об этом запросе, когда вы отправляете ему отказ. Также возможно, что запрос изменился с тех пор, как сотрудник отправил письмо. В конечном счете, отказ, повторяющий просьбу, помогает им лучше понять контекст вашего письма.
2. Будьте конкретны
Укажите конкретную причину отказа. Сотрудники могут получить большее удовлетворение от вашего письма - и от вас как руководителя - если вы объясните им, почему вы отказали в их просьбе. Например, если вы скажете сотруднику, что другой менеджер отклонил его просьбу и что ситуация не полностью находится под вашим контролем, это может помочь ему понять, почему вам пришлось отклонить его просьбу.
3. Предложите альтернативу, если это возможно
Если возможно, предложите альтернативное решение просьбы сотрудника вскоре после вашего отказа. Например, если сотрудник попросил отпуск на дату, которая не подходит для команды, отдела или расписания компании, предложите дату, которая подходит. Запишите эту дату в календарь, если вы собираетесь написать предложенную дату в своем письме.
4. Оставайтесь вежливыми и профессиональными
Напишите внимательное и профессиональное письмо с отказом, чтобы сохранить хорошие отношения с вашим сотрудником. Кроме того, будьте краткими, но максимально подробными, чтобы помочь им понять вашу позицию относительно отказа в приеме на работу. Сохраняйте дружелюбный тон на протяжении всего письма, чтобы облегчить его чтение.
Шаблоны писем с отказом
Используйте этот шаблон письма с отказом, чтобы составить свое собственное письмо с отказом:
[имя сотрудника]
[Адресная строка сотрудника]
Уважаемый [Фамилия сотрудника],
[Упомяните просьбу и то, как вы ее рассматривали, в первом предложении. Продолжите краткий абзац с упоминанием некоторых факторов, которые вы учитывали при принятии решения.]
[Напишите вежливый и официальный отказ на просьбу сотрудника. Продолжите небольшим абзацем, кратко изложив, почему вы не выполняете их просьбу, и при необходимости дайте дополнительные пояснения. Рассмотрите возможность включения альтернативного решения.]
[Поблагодарите их за потраченное время и терпение в связи с их просьбой.]
Искренне,
[Ваше имя]
Образец письма об отказе
Используйте эти образцы писем с отказом, чтобы написать свое собственное письмо с отказом:
Письмо об отказе в предоставлении отпуска
Рассмотрим следующий образец письма с отказом в просьбе об отпуске:
Джоэл Ванкувер
9200 Allway Lane, NC 2056
Уважаемый господин. Ванкувер,
Я рассмотрел вашу просьбу о предоставлении отпуска. Как вы знаете, мы стремимся уложиться в срок на этой неделе перед встречей с заинтересованными сторонами. Ваше присутствие и работа очень важны для нас, как и ваша просьба. Это несколько затрудняет принятие решения. Перед принятием решения я проконсультировался с некоторыми коллегами из руководства.
С сожалением сообщаю вам, что в данный момент я не могу одобрить ваш отпуск. Ваш вклад в этот проект является важным фактором того, почему он имел такой успех на прошлых встречах. Учитывая предстоящее совещание, лучше всего, чтобы ваши знания и опыт были в команде. Однако ближайшая неделя после этой встречи и следующая за ней гораздо больше подходят для вашего отпуска.
Если вы решите подать просьбу на следующей неделе или через неделю после встречи, я с радостью приму вашу просьбу. Большое спасибо за ваше терпение в отношении моего ответа.
Искренне,
Натан Котт
Письмо об отказе в повышении зарплаты
Используйте этот образец письма об отказе в повышении зарплаты для создания своего собственного:
Джоэл Ванкувер
9200 Allway Lane, NC 2056
Уважаемый господин. Ванкувер,
Было много обсуждений после получения вашей просьбы о повышении заработной платы. Так как этот год только начался, то и бюджет нашей компании распределен. Рассмотрев вашу просьбу, я с сожалением вынужден сообщить, что не могу удовлетворить вашу просьбу о повышении заработной платы. Мы уже договорились о распределении бюджета, и повышение зарплаты нарушает эти планы. Однако после окончания текущего квартала я буду рад получить от вас еще одно письмо с просьбой о повышении зарплаты в будущем.
Большое спасибо за уделенное время и терпение в ожидании моего ответа.
Искренне,
Натан Котт
Письмо об отказе в приеме на работу кандидата образец
Ниже приведен образец письма с отказом в приеме на работу кандидата, который вы можете использовать для создания собственного письма с отказом:
Джоэл Ванкувер
9200 Allway Lane, NC 2056
Уважаемый господин. Ванкувер,
Получив ваш запрос о кандидате на новый прием на работу, я изучил предоставленные вами данные о кандидате. В настоящее время мы не нанимаем сотрудников исключительно для этого отдела, поэтому я постарался организовать предоставленные вами данные в резюме для менеджера соответствующего отдела. Я благодарен вам за сотрудничество и за то, что вы предоставили более чем достаточно данных, чем нам требуется для приема на работу.
К сожалению, я должен сообщить вам, что в данный момент мы не можем нанять этого кандидата. После того, как я ознакомил руководителя отдела с его информацией, руководитель принял окончательное решение не продолжать процесс найма. Несмотря на мои попытки продвинуть кандидата, менеджер посчитал, что отдел не может нанять его в данный момент.
Тем не менее, я настоятельно рекомендую вашему кандидату подать повторную заявку, как только у нас появится вакансия. Хотя я не уверен в сроках, я думаю, что он будет очень полезен для отдела, в который он подал заявление. Кроме того, я бы хотел, чтобы вы сообщили ему, что он может подать заявку на некоторые из наших других открытых вакансий, которые могут ему подойти.
Большое спасибо за ваше время и терпение в этом вопросе.
Искренне,
Натан Котт"
Письмо об отказе в приеме на работу образец
Ниже приведен образец письма об отказе в аренде жилья, который вы можете использовать для создания собственного письма об отказе:
Джоэл Ванкувер
9200 Allway Lane, NC 2056
Уважаемый господин. Ванкувер,
Благодарим вас за интерес к нашей арендной недвижимости. После тщательного рассмотрения, я должен сообщить Вам, что мы не стали рассматривать Ваше заявление. Похоже, что ваше заявление неполное с точки зрения финансовой информации. Я не могу оценить, есть ли у вас средства для поддержания первых арендных платежей, что является одним из требований нашей политики.
Если вы повторно подадите заявление в нашу компанию, я буду рад пересмотреть ваше заявление. Большое спасибо за ваше время и терпение.
Искренне,
Натан Котт"
- indeed.com
Поделиться
