Как написать письмо об отмене назначенной встречи за 6 шагов

Иногда непредвиденные обстоятельства вынуждают вас отменить или изменить назначенную встречу. Хотя большинство людей понимают, что непреодолимые трудности случаются, отправка письма об отмене запланированной встречи позволяет вам казаться более профессиональным, вежливым и надежным. В этой статье мы рассмотрим причины для написания письма об отмене встречи, перечислим шаги для написания письма об отмене встречи, приведем шаблон и два примера.

Причины для написания письма об отмене встречи

Существует множество случаев, которые могут заставить вас отменить назначенную встречу. Например, что-то непредвиденное может запретить вам соблюдать договоренность или вы можете понять, что у вас возник конфликт в расписании. Хотя, возможно, проще позвонить или отправить смс, чтобы сообщить собеседнику об изменении ваших планов, уведомление по электронной почте является более тактичным и профессиональным. Это позволит им зафиксировать изменения и проверить свое расписание, чтобы вы могли договориться о новой встрече.

Некоторые случаи, когда вам может понадобиться отправить письмо об отмене встречи, включают:

• Когда вы плохо себя чувствуете

• Когда произошла путаница или ошибка в дате и времени встречи

• Когда вы опаздываете из-за проблем с поездкой

• При изменении вашей доступности

• Если обстоятельства изменились, и вы больше не хотите оставаться на приеме у врача

• когда у вас возникли неотложные рабочие или семейные проблемы

Как написать письмо об отмене встречи

Вот шесть шагов, которые необходимо предпринять при написании письма об отмене встречи:

1. Отправьте уведомление как можно скорее

Чем раньше вы сможете уведомить человека или людей, с которыми вы собирались встретиться, о своей невозможности прийти на встречу, тем удобнее для них. Как только вы поймете, что возник конфликт, сразу же сообщите об этом другой стороне. Это показывает им, что вы уважаете их и цените их время. Заранее предупредив вас, человек может составить другие планы и попытаться перенести встречу с вами.

Конечно, если во время поездки произойдет что-то, из-за чего вы опоздаете или не сможете присутствовать на встрече, например, дорожные проблемы, вы, возможно, не сможете сразу написать им об этом. В таких случаях, особенно если речь идет о срочной встрече, лучше всего уведомить человека по телефону, а затем отправить ему электронное письмо.

2. Общайтесь с партнером по встрече напрямую

Постарайтесь уведомить другого человека напрямую, а не поручить это кому-то другому, например, помощнику или кому-то еще, кого вы можете попросить передать информацию. Лучше поделиться новостями самому. Другой человек, скорее всего, оценит то, что вы нашли время и предусмотрительность, чтобы сообщить ему об изменении вашего расписания.

3. Объясните отмену встречи

Сообщите человеку, с которым у вас была назначена встреча, о том, что вы не можете прийти и вам нужно принять другие меры. Хорошо изложенное объяснение подтверждает, что у вас возник конфликт, и дает им понять, что вы не отменяете встречу без уважительной причины. Это показывает, что вы уважаете время другого человека и причины, по которым вы назначили встречу. Ваше объяснение может быть очень кратким и простым.

4. Предложите другое время для встречи

Если вы не можете назначить встречу, но можете встретиться с этим человеком позже, предложите альтернативное время для встречи. Это покажет, что вы все еще заинтересованы во встрече и что причина первоначальной встречи имеет значение. Предложите несколько вариантов, но проявите гибкость в зависимости от доступности другого человека.

Если у вас назначена встреча с несколькими людьми, поиск подходящего для всех времени может занять больше времени. Вы можете попросить каждого предложить пару раз, которые хорошо работают для него. Если возможно, согласуйте встречу с помощью приложения для планирования встреч или веб-сайта, который автоматически находит лучшее свободное время для всех.

5. Будьте благодарны

Включите пару предложений, показывающих, что вы цените их понимание и готовность пойти вам навстречу. Искренне извинитесь за то, что вам пришлось отменить или изменить свои планы, и поблагодарите за уделенное время и гибкость. Закончите письмо на позитивной и жизнерадостной ноте, используя такие фразы, как Я с нетерпением жду вашего звонка или Я надеюсь, что мы сможем перенести встречу в ближайшее время.

6. Позже отправьте еще одно письмо

Через несколько дней после первоначального письма об отмене встречи снова свяжитесь с человеком, чтобы убедиться, что он получил ваше первоначальное письмо и подумал ли он об удобном времени для другой встречи. Принесите извинения за отмену или изменение первой встречи и еще раз поблагодарите за согласие встретиться с вами позже. В конце письма попросите их ответить, позвонить или принять запрос на встречу, чтобы подтвердить новое время встречи.

Шаблон письма об отмене встречи

Ниже приведен образец письма об отмене встречи:

Кому: имя@электронная почта.com
От: name@email.com
Тема: Отмена встречи на [дата встречи]

Уважаемый [человек, с которым у вас была назначена встреча],

Примите мои самые искренние извинения, но у меня возник конфликт и я больше не могу присутствовать на нашей встрече для [описание типа встречи или причины встречи] на [дата и время встречи]. К сожалению, [описание причины, по которой вы не можете перенести встречу].

Хотя я вынужден отменить нашу первоначальную встречу, я бы очень хотел перенести ее на другое удобное для вас время. Не могли бы вы встретиться со мной в [предлагаемое время и дата для переноса] вместо этого? Я могу приехать к вам в офис, или мы могли бы встретиться в [предложенное место для новой встречи]. Если это время вам не подходит, пожалуйста, предложите другое более удобное время, и я сделаю все возможное, чтобы принять вас.

Вы можете связаться со мной по этому адресу электронной почты или позвонить мне по телефону [ваш номер телефона], чтобы обсудить детали альтернативного времени встречи.

Я очень сожалею об этой неожиданной отмене встречи и о любых неудобствах, которые я мог вам причинить.

Заранее благодарю вас за ваше время и понимание и с нетерпением жду вашего ответа.

Искренне,

[Ваше имя]

Примеры письма об отмене встречи

Вот два примера письма, которое вы можете отправить, чтобы отменить встречу:

Пример 1

Кому: tomwatson@email.com
От: tammyjones@email.com
Тема: Отмена встречи 12 января 2022 года

Уважаемый господин. Ватсон,

Примите мои самые искренние извинения, но у меня возник конфликт и я больше не могу присутствовать на собеседовании на должность продавца-консультанта, назначенном на 12 января в 16:30.m. К сожалению, у меня неожиданная операция, и к моменту нашей запланированной встречи я буду находиться на реабилитации.

Хотя я вынужден отменить нашу первоначальную встречу, я бы очень хотел перенести ее на другое время в удобное для вас время. Не могли бы вы встретиться со мной 17 января в 10:00?.m. вместо этого? Я могу приехать к вам в офис, или мы можем встретиться в общественном центре в центре города. Если это время вам не подходит, предложите другое, более удобное, и я сделаю все возможное, чтобы его учесть.

Вы можете связаться со мной по этому адресу электронной почты или позвонить мне по телефону 423-555-1234, чтобы обсудить детали альтернативного времени встречи.

Я очень сожалею об этой неожиданной отмене и о любых неудобствах, которые я мог причинить вам.

Заранее благодарю вас за ваше время и понимание и с нетерпением жду вашего ответа.

Искренне,

Тэмми Джонс

Пример 2

Кому: pjohnson@email.com
От: samprice@email.com
Тема: Отмена встречи 18 ноября

Уважаемая госпожа. Джонсон,

Пожалуйста, примите мои самые искренние извинения, но у меня возник конфликт и я больше не могу присутствовать на нашей встрече в следующий четверг, 18 ноября, чтобы обсудить мой искренний интерес к работе в Northfield Financial. К сожалению, мой рейс в Буффало для встречи с вами был отменен, и я не смог договориться о другой поездке. Из-за недавней снежной бури количество рейсов очень ограничено, и они уже переполнены.

Хотя я вынужден отменить нашу личную встречу, я бы все равно очень хотел поговорить с вами о вашей компании. Не могли бы вы поговорить со мной по видеочату в тот же день, 18 ноября, в 15:30.m.? Если это время вам не подходит, пожалуйста, предложите другое, более удобное время, и я сделаю все возможное, чтобы его учесть.

Вы можете связаться со мной по этому адресу электронной почты или позвонить мне по телефону 504-555-5555, чтобы обсудить детали возможной виртуальной встречи. Я сожалею, что не смогу приехать, но надеюсь, что у меня еще будет возможность поговорить с вами.

Я очень сожалею об этом неожиданном изменении и о любых неудобствах, которые я мог причинить вам.

Заранее благодарю вас за ваше время и понимание и с нетерпением жду вашего ответа.

Искренне,

Сэм Прайс