Как написать письмо о разрешении уйти с работы пораньше

Описание изображения

Формат делового письма

1. Дата

2. Имя и адрес

3. Приветствие

4. Вступительный абзац

5. Заключительный абзац

6. Комплимент и подпись

Иногда потребности или обязательства вашей личной жизни совпадают с рабочим временем, что побуждает вас уйти с работы до окончания рабочего дня. В таких случаях вы подаете письмо с просьбой о разрешении на досрочный отпуск. Если вам когда-нибудь понадобится уйти с работы пораньше, вам будет полезно понять важность письма-разрешения и то, что оно должно включать в себя.

В этой статье мы обсудим функции писем с разрешением на досрочный отпуск, важность запроса разрешения на досрочный уход из офиса, шаги, связанные с написанием такого письма, а также приведем образец письма, который поможет вам сориентироваться при написании.

Что такое письмо-разрешение на досрочный отпуск?

Письмо-разрешение на ранний отпуск - это документ или электронное письмо, которое вы подаете своему руководителю, чтобы узнать, можете ли вы закончить рабочий день раньше назначенного времени. Для многих организаций обычный рабочий день составляет восемь-девять часов, поэтому ранний отпуск позволит вам покинуть рабочее место в любой момент. Существует множество причин, по которым работнику может понадобиться уйти с работы раньше, включая, помимо прочего, внезапную болезнь, визит к врачу, семейные обязанности и обязанности, связанные с домом.

Содержание письма с разрешением на ранний уход включает в себя:

• дату, когда вам нужно уйти досрочно

• Время, в которое вам необходимо уйти

• Почему вам нужно уйти пораньше

Досрочный отпуск часто является просьбой в тот же день. Однако, если вы знаете, что вам нужно уйти пораньше в определенную дату, лучше представить письмо с разрешением как можно раньше.

Важность запроса разрешения на ранний уход из офиса

Существует несколько причин, по которым важно спрашивать разрешения на ранний уход из офиса:

Это необходимо

Как работник, вы обязаны придерживаться правил, установленных вашим работодателем, включая правила, касающиеся рабочего времени. Исключения из договорных часов должны быть одобрены руководителем, чтобы исключить штрафные санкции. Письмо с разрешением инициирует процесс утверждения и гарантирует, что вы официально задокументировали возможность вашего отсутствия в течение части рабочего дня.

Это тактично и профессионально

Если вы запрашиваете досрочный отпуск заблаговременно, письмо-разрешение действует как уведомление, которое позволяет вашему руководителю и вашим коллегам подменить вас на смене или работе. Если на момент вашего отъезда или около него назначены крайние сроки, они могут помочь вам выполнить ваши задачи, покрыв часть работы или скорректировав график. В результате никто не должен брать на себя обязанности, к которым он не готов.

Кроме того, время, потраченное на составление официального делового документа или электронного письма, демонстрирует профессионализм. Она показывает, что вы уважаете позицию своего руководителя, знаете о потребностях своих коллег и понимаете, что они должны внести коррективы в ваш счет.

Оно обеспечивает документацию

Письмо с разрешением на досрочный отпуск - это официальная деловая переписка, касающаяся вопроса, который влияет на деловую деятельность. Поэтому ваш руководитель, скорее всего, сохранит его в своих записях и в дальнейшем документально подтвердит свое одобрение или отклонение вашей просьбы. Если впоследствии вам понадобится доказать, что вы получили необходимое разрешение на досрочный отпуск, вы можете представить свое первоначальное письмо и все сообщения, которые ваш руководитель отправил в ответ на него.

Как написать письмо с разрешением на ранний уход

Письмо о разрешении на досрочный отпуск может быть бумажным документом, переданным непосредственно вашему руководителю, или электронным документом, отправленным по электронной почте. Выберите вариант, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Если вы решили написать свой запрос в виде электронного письма, вы можете отказаться от шагов со второго по пятый. В противном случае, вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы написать письмо о разрешении на досрочный отпуск:

1. Изучите политику вашего работодателя

Прежде чем начать писать заявление, ознакомьтесь с политикой вашего работодателя в отношении досрочного отпуска, чтобы убедиться, что вы выполняете все требования. Вы должны быть в состоянии найти необходимую информацию в своем трудовом договоре. Если политика досрочного отпуска не оговорена, вы можете изучить политику отсутствия на рабочем месте, чтобы понять, можно ли применить этот процесс в вашем случае. Кроме того, вы можете спросить менеджера или представителя отдела кадров о том, какие шаги следует предпринять.

2. Оформите свое письмо

Оформите документ в соответствии со стандартной схемой делового письма. В выбранной вами программе обработки текстов сделайте следующее:

• 1-дюймовые поля

• Одинарный интервал

• Выравнивание по левому краю

• Профессиональный шрифт, например, Times New Roman, Arial или Calibri

• 11- или 12-пунктовый шрифт

3. Включите свою контактную информацию

В деловых письмах указывается контактная информация отправителя, которая идентифицирует лицо, делающее запрос. В левом верхнем углу документа напишите следующие данные по порядку:

• Ваше имя

• Ваш номер телефона

• Ваш адрес электронной почты

В качестве альтернативы вы можете включить вышеуказанную информацию в заголовок, в котором на одной строке размещается ваше имя, а под ним - остальная информация.

4. Включите дату

Через две строки после контактной информации напишите дату отправки письма. Дата является частью формата делового письма, но она также важна для документального подтверждения того, когда вы обратились с просьбой. Если политика вашего работодателя в отношении досрочного отпуска требует предварительного уведомления, в большинстве случаев дата подтверждает, что вы выполнили это требование.

5. Укажите контактную информацию вашего руководителя

Последний раздел перед тем, как вы начнете писать письмо, - это контактная информация вашего руководителя, которая определяет лицо, утверждающее или отклоняющее вашу просьбу. Через две строки после даты напишите на отдельных строках следующие сведения:

• Имя руководителя

• Должность руководителя и название организации

• Номер телефона руководителя

• адрес электронной почты руководителя

При написании имени вашего руководителя указывайте его профессиональное звание, если это применимо. Номер телефона, не забудьте указать добавочный, если он есть.

6. Включите тему письма

Тема письма - это заголовок вашего письма или электронного сообщения, кратко описывающий суть сообщения. В формате письма тема письма пишется через два пробела после контактной информации вашего руководителя. Рассмотрите возможность использования одного из следующих способов:

• Re: Просьба о досрочном освобождении от работы

• Re: Разрешение на ранний уход из офиса

Для электронного письма тема письма указывается в поле Тема в интерфейсе электронного письма. Вы можете опустить Re: поскольку поле тема полностью отделено от основного текста сообщения.

7. Используйте профессиональное приветствие, обращаясь к своему руководителю

Для деловых писем используйте приветствие Уважаемый затем имя вашего руководителя и запятая. В большинстве случаев обращайтесь к своему руководителю по предпочитаемому им почетному имени и фамилии. В качестве альтернативы вы можете опустить Уважаемый и использовать в качестве приветствия только их честь и фамилию, заменив запятую двоеточием.

8. Напишите основную часть

Письмо с разрешением на досрочный отпуск обычно представляет собой краткое сообщение, состоящее из одного-трех коротких разделов:

• Во-первых: Сразу же объясните, что вы пишете, чтобы попросить разрешения уйти пораньше. Укажите причину вашего запроса, а также конкретные детали, связанные с ним, такие как применимая дата и конкретное время, в которое вам нужно уйти.

• Второе: заверить руководителя, что вы приняли меры для завершения работы, поэтому ваше отсутствие не должно иметь негативных последствий.

• Третье: Поблагодарите своего руководителя за понимание и внимание. Включите предложения о том, как они могут уведомить вас о своем ответе.

При желании вы можете сжать все вышеперечисленные элементы в один абзац. Однако разделение каждого из них на отдельные абзацы может улучшить читаемость.

9. Подпишите письмо

Подпись состоит из закрывающего комплимента и вашей подписи, каждая на своей строке. Включите запятую после комплиментарного завершения, распространенными примерами которого являются:

• Искренне,

• С теплом,

• С уважением,,

• С наилучшими пожеланиями,

Если вы представляете бумажный документ, подпишите свое имя под закрытым текстом. В электронном документе или электронном письме вместо этого напишите свое имя.

10. Проверить и пересмотреть

Последний шаг перед отправкой письма - перечитать его, чтобы выявить все ошибки, поскольку подача письма без ошибок поможет убедиться, что ваш руководитель полностью понял вашу просьбу. Ищите ошибки, такие как опечатки и грамматические неточности, и исправьте все найденные. Будьте особенно внимательны, чтобы дата и время отпуска были указаны правильно.

Образец письма-разрешения на ранний уход из офиса

Рассмотрите следующий образец письма с разрешением, чтобы руководствоваться им при написании своего собственного:

Анна Мари Циммерман
анна.zimmerman@email.com
610-222-2222

12 сентября 2022 года

Мисс. Шейла Джексон
Главный редактор, Omni Publishing
Шейла.jackson@email.com
610-555-5555

Re: Просьба о досрочном отпуске

Уважаемая мисс. Jackson,

Я пишу, чтобы попросить разрешения уйти из офиса пораньше 14 сентября 2022 года, чтобы отвезти мою собаку к ветеринару для срочного хирургического вмешательства. Если возможно, мне нужно уйти не позднее 13:00.m. на указанную дату.

Перед написанием письма я убедился, что у меня нет срочных заданий, которые должны быть выполнены 14 сентября или на следующий день после него. Тем не менее, я намерена выполнить большую часть дневной работы дома и наверстать упущенное в выходные.

Я понимаю, что это короткое уведомление, и ценю ваше внимание к моей просьбе. Пожалуйста, не стесняйтесь писать, звонить или иным образом разговаривать со мной сегодня или завтра по этому вопросу.

Искренне,
Анна Мари Циммерман

Образец письма с разрешением уйти пораньше из офиса

Описание изображения

Профессиональный формат электронной почты таков заголовок этой инфографики, в которой показано изображение примера электронного письма.

В левой части инфографики нумерованный список указывает на каждый раздел электронного письма:

1. Строка темы

2. Приветствие

3. Тело

4. Закрытие

5. Подпись

Электронное письмо гласит:

Тема письма: Возможность заключения контракта на проведение UX-исследований

Здравствуйте Амаль

Надеюсь, что это сообщение поможет вам. Я отпросился сегодня, потому что я руковожу проектом редизайна приложения в компании ABC и ищу опытного подрядчика по UX-исследованиям, который поможет проанализировать несколько наборов данных юзабилити-тестирования.

Это трехмесячный проект, начинающийся 1 февраля, и, по нашим оценкам, он займет примерно 15 часов в неделю. Вся работа может быть выполнена удаленно, но вы можете пользоваться нашим рабочим пространством.

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы в этом проекте, и мы можем назначить время для дальнейшего обсуждения деталей. Я с нетерпением жду ответа.

Искренне,

Алан Гото
Директор по пользовательскому опыту
ABC Company, Inc.

Лучшие практики написания профессиональных электронных писем перечислены в левой нижней части инфографики:

• Определите свою цель

• Подумайте о своей аудитории

• Будьте лаконичны

• Вычитайте свое письмо

• Используйте надлежащий этикет

• Не забывайте о последующих действиях

Рассмотрите следующий образец письма с разрешением, чтобы руководствоваться им при написании своего собственного:

Тема письма: Просьба о досрочном освобождении от работы

Привет, Лейси,

Я пишу, чтобы попросить разрешения уйти с работы пораньше в сентябре. 28, чтобы успеть на прием к врачу в другом конце города. Если возможно, мне нужно уйти не позднее 2 часов дня.m.

Я позабочусь о том, чтобы у меня не было невыполненных сроков к этой дате, и смогу наверстать пропущенные часы после возвращения с приема. Я ценю ваше внимание к моей просьбе.

Благодарю вас,
Джошуа