Что такое границы проекта? (С примерами и советами)

Для менеджеров проекта определение границ проекта может стать отличным способом согласовать работу команды и оправдать ожидания клиента. Границы проекта - это важный аспект объема проекта, который определяет, где начинается и заканчивается предполагаемая работа проекта. Изучение этих границ может помочь вам в развитии навыков, которые помогут вам успешно управлять проектом, соответствующим ожиданиям клиентов. 

Что такое границы проекта?

Границы проекта - это определенные идентификаторы того, что, по мнению клиентов и профессионалов проекта, входит в проектную работу. В заявление о масштабах проекта лица, завершающие проект, могут включить раздел идентификации границ проекта, который четко определяет объем ожидаемой работы по проекту. Границы - это измеримые характеристики, с которыми могут согласиться все участники проекта. Понимание того, каких результатов клиенты ожидают от профессионалов проекта, может помочь всем участникам принять четкие решения о содержании проекта.

Факторы для определения границ проекта

Вот некоторые из факторов, которые могут повлиять на определение границ проекта:

• Цели проекта: При определении границ проекта может быть важно понять, чего клиенты хотели бы добиться от работы. Это может помочь специалистам по проектам определить, что они могут обоснованно предложить клиентам, чтобы удовлетворить их требования.

• Фазы проекта: Когда менеджеры проекта или другие специалисты определяют границы, они могут разбить проект на отдельные фазы, каждая из которых имеет свои уникальные цели. Это может помочь создать временную шкалу границ, которая позволит клиентам знать, что они могут ожидать получить по окончании каждого этапа.

• Масштаб: Поскольку границы проекта являются ключевым компонентом формулировки объема проекта, другие факторы в рамках формулировки могут повлиять на создание границ. Например, такие аспекты, как установленные сроки и бюджет, могут определить ожидания от проекта.

• Роли проекта: Границы проекта могут включать в себя обязанности ключевых специалистов проекта. Люди, обладающие опытом и соответствующими навыками, могут использовать свои знания и подготовку для выполнения выполнимых задач в рамках границ для клиентов.

Важность определения границ проекта

Определение границ проекта может четко обозначить начало и конец проекта и добавить другие преимущества в процесс реализации проекта, такие как:

• Уменьшение необходимости контроля участников проекта со стороны менеджеров

• Гарантия соответствия проектов поставленным целям

• Создание функциональной среды проекта, в которой члены команды могут работать над достижением индивидуальных целей

• Помогают эффективно разделить обязанности

• Повышение ответственности за индивидуальную работу

• В результате у клиентов появляются четкие ожидания

• Вклад в определение границ проекта

• Повышение вероятности удовлетворенных клиентов

Примеры границ проекта

Вот некоторые примеры границ проекта:

Местоположение

Степень географического охвата проекта может быть фактором в определении границ проекта. Например, компания может начать проект, целью которого является повышение эффективности деятельности организации. Поскольку компания может иметь различные операции и системы в своих национальных и международных офисах, границы проекта могут заключаться в том, что члены команды могут оптимизировать операции только на национальном рынке. Если компания хочет дополнительно оптимизировать международные процессы, это может потребовать дополнительного проекта.

Отделы

Некоторые границы проекта могут продемонстрировать, какие отделы могут получить выгоды от работы. Например, команда технологического проекта может приобрести новое оборудование для определенных отделов организации, испытывающих большую потребность в новых технологиях. Специалисты по проекту могут не уделять внимания другим отделам, которые находятся за границами проекта.

Оборудование

Границы проекта могут определять, какое оборудование команда может использовать для выполнения своей работы. Например, задачи, требующие высокоспециализированной, дорогой или труднодоступной технологии, могут оказаться за пределами проекта. Это может быть особенно актуально, если проект имеет ограниченный бюджет или сроки.

Сроки

Некоторые границы проекта могут определять, как часто команда может пересматривать или обновлять работу. Например, команда, которая занимается реконструкцией здания, может определить в заявлении о границах, что она намерена посещать реконструкцию раз в год после ее завершения, чтобы проверить наличие проблем или областей для улучшения. В этом случае любые дополнительные посещения или просьбы о переделке могут оказаться за рамками проекта.

Экспертиза

Руководители проекта могут определить, какие квалифицированные специалисты могут выполнять задачи в рамках проекта. Если у команды нет достаточных человеческих ресурсов для выполнения специализированной задачи, то задача может выйти за рамки проекта. Например, маркетинговая консультационная фирма может рекомендовать клиенту принять новый логотип, но фирма может не предоставить дизайн логотипа. Поскольку в фирме не работают графические дизайнеры, этот конкретный результат может оказаться за рамками проекта.

Советы по борьбе с ползучестью границ

Расширение объема - это процесс, когда клиенты могут ожидать от проектных групп выполнения работы, выходящей за рамки установленных границ. Вот несколько советов, которые вы можете использовать для минимизации увеличения объема работ при работе с клиентами:

Будьте как можно более конкретными

При определении границ проекта полезно быть как можно более конкретным в плане ожиданий. Это может исключить возможность неправильного толкования. Например, если вы планируете завершить проект, охватывающий определенный континент, вы можете перечислить страны в пределах этого континента, которые может охватить проект. Таким образом, клиент может понять, что вы имели в виду, когда определяли географические границы, и не ожидать большего, чем вы обещали.

Оценивайте реалистично

По мере реализации проекта вы можете свести к минимуму возможность увеличения объема работ, реалистично оценивая то, что может выполнить ваша команда, а не оставаясь чрезмерно оптимистичным. Для этого вы можете обратить внимание на доступные ресурсы, технологии и опыт команды, чтобы понять, что вы можете завершить в заданные сроки. Для вынесения такого суждения вы также можете проанализировать прошлый опыт реализации проектов.

При составлении сметы консервативность может гарантировать, что ваша команда достигнет поставленных целей. Например, если вы считаете, что вашей команде может потребоваться определенное количество времени для завершения работы, не стоит давать клиенту более быструю оценку, основываясь на том, что вы можете работать быстрее, чем обычно. Консервативность может означать, что вы можете завершить работу быстрее, чем ожидалось, но не медленнее.

Используйте диапазоны, если вы не уверены

Хотя вы, возможно, захотите оценить границы как можно более конкретно и реалистично, в некоторых случаях может быть сложно определить точную оценку для определенного показателя. В этом случае вы можете использовать диапазоны, чтобы дать клиенту реалистичную область, в которую могут попасть конечные результаты. Поступая таким образом, вы можете исключить вероятность того, что клиент ожидает работы, выходящей за рамки заданного диапазона.

Идентификация запросов, которые обычно приводят к увеличению объема работ

Приобретая дополнительный опыт управления проектами, вы можете обратить внимание на границы проекта, которые часто приводят к изменению объема работ. Когда вы представляете эти границы, вы можете добавить дополнительную специфику или детали, которые могут уменьшить любые потенциальные проблемы. Например, если предыдущие клиенты часто просили, чтобы ваша работа охватывала дополнительные отделы организации, вы можете запланировать это, составив подробный список отделов, которые попадают в границы. Вы также можете потратить дополнительное время на обсуждение этой конкретной границы с клиентами заранее, чтобы дать им возможность задать любые вопросы или высказать любые опасения.

Установите ожидания как можно раньше

Сотрудничество с клиентами по поводу границ как можно раньше может учесть желания всех участников до того, как начнется слишком активное планирование. В некоторых случаях ползучесть может быть результатом того, что клиенты не были должным образом проинформированы о границах или не получили достаточно времени для обсуждения последствий границ. Обсуждение любых вопросов до начала проекта может свести к минимуму вероятность того, что после начала работы возникнут проблемы и сотрудничество станет более сложным.

Заранее планируйте возможное изменение масштабов

Один из способов борьбы с сползанием объема - предположить, что это может произойти, а затем разработать стратегии борьбы с этим явлением, если оно возникнет. Например, вы можете создавать сценарии, которые вы можете использовать для разговора с клиентами в случае сползания объема работ или реализовывать превентивные стратегии, такие как дополнительные встречи с клиентами. Хотя вы, возможно, не сможете полностью устранить ползучесть , вы можете подготовиться к более эффективной работе с ней.