Тема автоматизации документооборота бурно обсуждается в компьютерной прессе, но часто интерес к проблеме не отражает реальную степень ее решения. В этой статье мы попытаемся разобраться, что же на самом деле можно ожидать от внедрения системы автоматизации документооборота.
Наши многочисленные контакты с руководителями информационных систем различных организаций показали, что проблема автоматизации документооборота волнует практически всех. Но при этом технические специалисты зачастую не могут чётко сформулировать свои потребности в этой области.
Для того чтобы понять, что представляет собой автоматизация документооборота, необходимо разобраться в её составляющих: объекте автоматизации, решаемых задачах и применяемом программном обеспечении.
Что такое документооборот?
Термин документооборот может трактоваться по-разному. В традиционном управлении он связан с делопроизводством, имеющим чёткие стандарты (ГОСТ). В этом случае автоматизация сводится к компьютеризации задач делопроизводства: формированию дел, учёту документов, контролю исполнения, формированию отчётов.
В западной компьютерной индустрии аналогичного термина нет. В зависимости от специфики программного продукта в прессе можно встретить следующие соответствия:
- DMS (Document Management Systems) – Архивы документов
- DocFlow системы – системы маршрутизации документов
- WorkFlow системы – системы автоматизации бизнес-процессов (или системы поддержки управления)
Также термин документооборот используется в автоматизации бухгалтерского учёта, финансовой и складской деятельности, где под ним понимается подсистема, обеспечивающая генерацию бумажной отчётности.
Кроме того, при рассмотрении автоматизации документооборота возникают смежные темы:
- Автоматизация перевода документов из бумажного вида в электронный (включая распознавание текста и содержимого печатных форм)
- Оптимизация стоимости хранения больших объемов данных
В последнее время появились новые термины, связанные с автоматизацией документооборота:
- Document Warehousing – хранилища документов
- Knowledge Management – управление знаниями
Эти системы являются развитием систем документооборота, предназначены для структурирования и долгосрочного хранения больших массивов документов, а также для оптимального поиска необходимой информации.
Специфика автоматизации документооборота
Задача автоматизации документооборота находится на стыке традиционных бумажных технологий и новых компьютерных технологий. Существуют сложности, связанные с законодательным статусом электронного документа, сертификацией систем электронной подписи и систем обеспечения секретности доступа к документам.
Кроме того, документооборот тесно интегрирован с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации. Поэтому система автоматизации документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы для встраивания функций передачи и сохранения документов в другие прикладные системы.
Все это говорит о том, что система автоматизации документооборота - это сложный механизм. Не стоит говорить об отдельном программном продукте как о системе автоматизации документооборота организации. Система документооборота предприятия включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных продуктов, созданных различными производителями.
На дискуссии, состоявшейся на Фестивале Microsoft, было выработано мнение, что термин документооборот не подходит для использования в компьютерной индустрии. Необходимо использовать термины, отражающие более частные задачи, входящие в комплекс задач автоматизации документооборота.
В этой статье мы рассмотрим некоторую идеальную систему автоматизации документооборота, включающую в себя максимальное количество функций. Естественно, любая реальная система будет включать в себя лишь подмножество функций, необходимых для конкретной организации.
Многоликий документ
Прежде чем перейти к детальному обсуждению функций и реализации отдельных компонентов системы автоматизации документооборота, необходимо остановиться на формализации термина документ по отношению к рассматриваемым приложениям.
Можно выделить несколько аспектов использования термина документ:
- Бумажный документ: объект, непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в системе имеется информация.
- Электронный образ документа: копия документа (результат сканирования), хранящаяся в информационной системе.
- Электронный документ: файл, содержащий внутри себя содержательную информацию, которая может быть использована для поиска документа или отнесения его к той или иной группе.
- Документы баз данных специализированных систем автоматизации групповой работы (Lotus Notes, Microsoft Exchange): единица информации, имеющая уникальный идентификатор, средство отображения и модификации.
- Отчёты, порождаемые в результате работы прикладных АРМ’ов: динамически формируемые из записей различных баз данных.
Идеальная система автоматизации документооборота должна предлагать механизмы для автоматизации работы с документами всех перечисленных типов (за исключением последнего), соответствующие информационным возможностям каждого типа.
Подсистемы и их функции
Система автоматизации документооборота складывается из нескольких подсистем, каждая из которых обладает специфическим набором функций. При этом подсистемы тесно взаимодействуют между собой.
В реальной практике программные продукты достаточно условно можно отнести к той или иной группе. Как правило, системы реализуют лишь часть функций, описанных ниже, при этом продукт одного класса может включать в себя часть функций систем другого класса.
Подсистемы автоматизации документооборота:
- Системы автоматизации делопроизводства
- Архивы документов
- Системы ввода документов и системы обработки образов документов
- Системы управления стоимостью хранения документов
- Системы маршрутизации документов
- Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов
Краткий обзор функций каждой подсистемы:
1. Системы автоматизации делопроизводства
Эти системы фиксируют документы в специальной базе данных (карточке документа) и не занимаются хранением и перемещением документов. Система должна обеспечивать генерацию отчётов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.
2. Архивы документов
Архив документов хранит электронный документ (образ или содержание), обеспечивает навигацию по иерархии документов и их поиск. Система должна обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому документов, разграничение прав доступа к документам, групповую работу с документами (блокировки) и поддержку контроля версий.
3. Системы ввода документов и системы обработки образов документов
Эти системы занимаются переводом документов из бумажного вида в электронный.
Функции:
* Сканирование
* Аннотирование
* Распознавание текста
* Распознавание содержимого форм
4. Системы управления стоимостью хранения документов
Эти системы оптимизируют стоимость содержания архива, обеспечивая различную оперативность доступа к документам, хранящимся на различных носителях (жесткие диски, оптические стойки, магнитные ленты, CD-ROM).
5. Системы маршрутизации документов
Системы маршрутизации документов занимаются пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбором информации о текущем статусе документов, консолидацией документов по завершению работы, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.
6. Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов (WorkFlow системы)
Эти системы являются развитием систем маршрутизации документов. Объектом маршрутизации является совокупность данных, используемых в некотором бизнес-процессе.
WorkFlow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные.
Идеальная система автоматизации документооборота
На рисунке 1 показана схема идеализированной системы автоматизации документооборота.
Рисунок 1. Структура системы автоматизации документооборота организации
Что дальше?
В этой статье мы рассмотрели лишь основные понятия и принципы построения систем автоматизации документооборота. В следующих публикациях мы рассмотрим конкретные системы и технологии, вопросы стандартов и прочие нюансы этой области.
Поделиться
