8 ключевых шагов для написания электронного письма вашему генеральному директору и получения ответа, который вам нужен

  • захватывающим и нервным потрясением одновременно. Это может быть первое впечатление вашего генерального директора о вас.
  • Чтобы помочь вам понять, как создать идеальное сообщение, мы проконсультировались с Амандой Огастин, экспертом по карьерным советам в компании TopResume.
  • Она выделила восемь ключевых шагов для отправки продуманного, читабельного электронного письма.

Отправляя электронное письмо своему генеральному директору, вы можете почувствовать, что приближаетесь к знаменитостям — это волнует и заставляет нервничать одновременно.

Это связано с тем, что, хотя вы можете произвести впечатление на вашего генерального директора вашим знанием компании и страстью к своей работе, вы также можете оттолкнуть его, демонстрируя признаки небрежности или бестактности.

Чтобы помочь вам в написании идеального письма, мы проконсультировались с Амандой Огастин, экспертом по карьерным советам в компании TopResume. Огастин изложила ключевые шаги для отправки продуманного, читабельного электронного письма и получения ответа, который нужен именно вам.

1. Сначала проконсультируйтесь с вашим непосредственным руководителем

Если генеральный директор не является вашим непосредственным начальником или вы не отвечаете на прямой запрос от него или нее, разумно сообщить своему руководителю, что есть что-то, о чем вы хотели бы написать генеральному директору.

Таким образом, ваш начальник сможет решить, действительно ли этот вопрос требует внимания генерального директора.

Ваш руководитель «вероятно, лучше понимает, что будет иметь смысл, а что нет», утверждает Огастин. Вам необходимо верно пройти по цепочке командования и общей линии связи.

Не имеет значения, обладаете ли вы какой-то замечательной идеей для компании, добавила Огастин – сперва вам необходимо, чтобы ваш руководитель проверил ее. После того, как вы получите подтверждение, что электронное письмо для генерального директора является подходящим, вы можете отправить копию письма своему руководителю или добавить его в список получателей.

2. Напишите короткую и ориентированную на действие тему письма

Вы всегда должны продумать тему письма, прежде чем писать само сообщение. В противном случае, вы запросто можете забыть о нем.

Огастин советует ограничить вашу тему до восьми или менее слов, тем более что ваш генеральный директор может читать электронное письмо на мобильном устройстве, которое отсекает часть текста.

Вы также захотите указать, требуется ли вам ответ к определенной дате, чтобы ваш начальник мог расставить приоритеты по запросам, которые он или она будет иметь в этот день. Огастин предложила устанавливать крайний срок за день-два до того, как вам действительно понадобится ответ вашего генерального директора. Таким образом, если ваш генеральный директор действительно занят и отвечает поздно, вы не попадете в неприятную ситуацию.

Вот пример идеальной темы: «Предложение по поводу проекта XYZ – пожалуйста, ответьте до конца дня».

И если у вас нет действительно веской причины, старайтесь не помечать свое сообщение, как очень важное или высокоприоритетное. «Это почти так же ужасно, как писать все заглавными буквами», - рассказала Огастин.

3. Используйте приветствие и прощание, которые подходят для вашей корпоративной культуры

Если вы не знаете, как обращаться к своему генеральному директору, Огастин предложила спросить у старших коллег, как они сами обращаются к нему или к ней, когда ранее отправляли свои собственные письма. Вы также можете обратиться за советом к своему непосредственному начальнику.

Еще один вариант заключается в том, чтобы изучить переписку между генеральным директором и другими сотрудниками, чтобы посмотреть, какие приветствия они использовали.

Но если вам все равно тяжело понять, что здесь будет уместным, Огастин сказала, что всегда лучше ошибаться в сторону избыточной формальности (например, «Уважаемый Евгений Сергеевич»).

Ваше прощание должно быть таким же коротким и простым. «С наилучшими пожеланиями, [ваше имя]» обычно работает отлично. Если ранее вы уже установили контакт со своим начальником, вы можете воспользоваться своими инициалами.

4. Сохраняйте текст коротким и конкретным

Вы определенно не хотите отправлять электронное письмо в виде блоков сплошного текста, утверждает Огастин, тем более, что ваш генеральный директор может читать сообщение на мобильном устройстве.

Чтобы сделать электронное письмо более удобным для чтения, Огастин рекомендует использовать короткий вступительный абзац, а затем очертить каждую тему, используя маркированные списки. Вы также можете использовать жирный шрифт для выделения или выделять призыв к действию (например, «Пожалуйста, ответьте до конца текущего дня»).

Хотя вам не нужно придерживаться определенного количества слов, как говорит сама Огастин: «Используйте только столько слов, сколько вам нужно, чтобы донести свою точку зрения, и ни одного предложения или буквы больше».

Представьте электронное письмо, как сводку новостей которую вы бы хотели обсудить.

В конечном счете, говорит Огастин, имейте в виду, что «если от вас захотят получить дополнительную информацию, вас обязательно об этом попросят».

5. Проверьте ваше сообщение на наличие орфографических и грамматических ошибок

Всегда перечитывайте свое электронное письмо, прежде чем отправлять его, особенно с учетом того, что некоторые слова не будут автоматически проверяться на соответствие орфографии вашим компьютером.

Во многих случаях, утверждает Огастин, это сообщение будет первым впечатлением вашего генерального директора о вас и вашем профессиональном бренде. «Вы же не хотите, чтобы о вас думали, как о человеке, который не умеет правильно писать и не может связать слова в предложения, не допустив при этом ошибок».

6. Избегайте шуток

Поскольку мы так привыкли общаться с помощью мессенджеров и социальных сетей, нам может не хватать формальности в важных электронных письмах.

В частности, как говорит Огастин, «Сарказм часто может быть не понят при чтении [электронного письма]», поэтому будьте осторожны в плане того, чтобы не написать ничего, что может быть неверно истолковано.

«Не оставляйте в своем письме мест для интерпретации», - сказала она.

7. Ждите ответа с вежливостью

Ваше электронное письмо должно содержать призыв к действию или крайний срок, когда вам нужен ответ. Установите напоминание в своем календаре, чтобы на следующий день следить за тем, ответит вам ваш генеральный директор или нет.

Вот пример соответствующего призыва (вы можете отредактировать его при необходимости): «Я слежу за [этой проблемой] и хотел бы убедиться в том, что вы знаете о ней. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужна какая-либо дополнительная информация от меня, прежде чем вы можете ответить».

8. На протяжении всего процесса помните об этикете

Все профессиональные электронные письма, которые вы отправляете, должны быть отфильтрованы через определенные стандарты, которые применяются более интенсивно, когда вы общаетесь с кем-то выше. Например, используйте восклицательные знаки экономно в своем сообщении вашему генеральному директору, чтобы не выглядеть чрезмерно эмоциональным или незрелым. Когда вы составляете свое сообщение, изучите свою аудиторию и время, которое им понадобится для просмотра вашего письма. Убедитесь в том, что вы правильно подогнали свое сообщение.

Еще один полезный совет – добавить адрес электронной почты получателя уже в конце, после того, как вы тщательно проверили свое письмо и исправили все найденные ошибки. Вряд ли вы хотите, чтобы ваш генеральный директор получил наполовину составленное электронное письмо, которое вы не собирались отправлять.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Источник: 
  • Businessinsider.com
Автор перевода: 
  • Артемий Кайдаш
+1
0
-1