Вы точно знаете, чего хотите. Вы убеждены в том, что общие собрания помогают решить многие важные вопросы,
однако просто собрать весь персонал в одной комнате для этого недостаточно. Многие собрания являются бессмысленной тратой времени и демотивируют сотрудников.
Вот семь часто совершаемых ошибок (и советы, как их избежать):
1.Неясные цели
Собраться без определенной цели означает впустую потратить время. Перед тем, как объявлять об общем собрании, определите цели, которые вы преследуете. К примеру, в нашей компании основная цель общих собраний состоит в том, чтобы поделиться информацией о работе, которую мы делаем. На собраниях мы делимся опытом и обучаем тех, кому это необходимо.
2. Нерегулярность
В январе вы проводили собрание, а в феврале - нет, и никто не знает, пройдет ли собрание в марте. Ключевым фактором успешности таких мероприятий является регулярность. Сделайте собрания частью рутинной работы. Несмотря на то, что мы можем пропустить несколько встреч в год из-за того, что они выпадают на праздники, все наши сотрудники знают, что по вторникам в 8.30 они должны собраться в конференц-зале.
3. Отсутствие ответственных
Если вы не назначите ответственных за проведение собраний, скорее всего, вам не удастся избежать и других ошибок. В нашей компании эта неблагодарная роль досталась Донне Марино, начальнику отдела кадров. Донна составляет расписание, опрашивает сотрудников, чтобы определить актуальные вопросы, контролирует готовность докладчиков и делает все для того, чтобы собрание состоялось.
4. Отсутствие темы
Если люди не знают, что именно им предстоит обсудить, собрание превращается в хаос. Любая подобная встреча должна иметь четкий план - кто, о чем и сколько времени говорит. Каждый раз Донна пишет тему на маркерной доске, чтобы все участники собрания знали о ней.
5. Говорит только начальство
Будучи руководителем, я знаю за собой привычку долго и напыщенно рассказывать об одном и том же. Но общее собрание - вовсе не повод поупражняться в риторике. Разумеется, руководитель может сказать пару слов, но его речь не должна занимать более 20% времени. Ему следует больше слушать других докладчиков и делать необходимые выводы.
6. Акцент на отчете о ходе работы
Худшее в мире собрание выглядит следующим образом: один из сотрудников рассказывает о том, над чем он или она в данный момент работает, затем уступает место следующему, и так далее до тех пор, пока все присутствующие окончательно не утомятся. Если вам нужно знать, над чем работают ваши сотрудники, пригласите их на личную встречу.
7. Скука
Разумеется, общее собрание - это серьезное рабочее мероприятие, однако это вовсе не означает, что оно не может быть интересным и увлекательным. Мы всеми силами стараемся спланировать собрания так, чтобы люди могли зарядиться энергией на весь рабочий день. Мы поощряем активное участие в обсуждении. Наши сотрудники имеют возможность поделиться своими идеями с коллегами и руководством. Иногда мы организуем работу в группах или мини-игры, чтобы максимально увлечь персонал.
Конечно, далеко не все идеи гарантированно приведут вас к успеху, однако вам следует уделять проведению общих собраний как можно больше внимания, чтобы не заставлять сотрудников впустую тратить драгоценное рабочее время.
Alison Davis, inc.com
Перевод: Айрапетова Ольга
