7 очень простых способов сделать ваши совещания короче и продуктивней

  • Люди проводят за совещаниями, тем меньше времени они уделяют своей работе.
  • Хорошие совещания – это «неизбежное зло», поэтому ключевой момент здесь – убедиться в том, что все ваши совещания хороши.

Если у вас до сих пор нет собственной кружки с надписью: «Я пережил ещё одно совещание, которое должно было быть обычным электронным письмом», то у кого-то в вашей компании она точно есть – и на то есть веская причина.

Современные компании проводят слишком много совещаний. Чем больше ваши команды проводят времени в конференц-залах, тем меньше они тратят времени на продажи, маркетинг и создание продуктов. Хорошие совещания – это необходимое зло, но уберите из них необходимость, и они станут чистым злом.

Перестаньте тратить время попусту и проводите более осмысленные и более качественные совещания, следуя нижеописанным советам:

1. Автоматизируйте график и повестку дня

Вместо того, чтобы играться с тегами на электронной почте, используйте инструменты для автоматизации рабочего процесса, чтобы найти время, которое лучше всего подходит всем. Используя правильные инструменты, вам не придётся беспокоиться о том, смогут ли важные работники принять участие в совещании или о том, сколько ещё раз вам придётся переносить совещание. Просто вставьте имена всех участников в специальную программу, а компьютер сам скажет вам, когда вам лучше всего собраться вместе.

Инструменты для автоматизации рабочего процесса могут даже помочь вам создавать более эффективные повестки дня. Когда участники совещания знают, что будет на нём обсуждаться, вы сможете сократить длительность совещания наполовину, позволив всем участникам вернуться к своей работе.

2. Ограничьте список участников

Любой, кто не играет важной роли в процессе принятия решений, не обязан участвовать в ваших совещаниях. Это правило включает в себя и руководителей, которые хотят оставаться в курсе дел, и ведущих участников команды, которые будут выполнять эти решения. Старайтесь сохранять список приглашённых максимально кратким, а затем свяжитесь с участниками совещания для уточнения деталей через электронную почту.

Ограничивая число участников, вы можете сократить часовые совещания до 30 минут. А затем, если вам необходимо обсудить со своей командой, как вам реализовывать ваши идеи, вы можете обсудить важную информацию с ними, не тратя время на описание того, как вы достигли финальной стратегии.

3. Запретите инструменты для создания презентаций

Люди забывают слайды PowerPoint уже за секунду после их просмотра. Избавьтесь от инструментов для создания презентацией и ограничьте свою коммуникацию только наиболее релевантной информацией. Если людям необходимо знать статистику, выдайте им копии данных и уточняйте только самые важные части.

В Amazon Джефф Безос начинает совещания с 30 минут молчаливого чтения. Это может звучать не очень приятно, но люди лучше воспринимают информацию, когда им не нужно притворяться, что они запоминают маркированные списки. Чтобы сделать ваши совещания короче, сохраняйте свои способы донесения информации максимально простыми.

4. Будьте пунктуальными

Если вы говорите, что ваша встреча начнется в 9: 00 утра, не начинайте в 9:02. Уважайте свое время — и время всех остальных-придерживаясь расписания. Возможно, вам придётся к этому привыкнуть, в зависимости от вашей офисной культуры, но более строгое управление временем окупает все потраченные на это усилия.

Подумайте над тем, чтобы начинать совещания в необычное время – например, через 10 минут после начала часа, чтобы предоставить людям возможность вовремя прийти и настроиться. Не добавляйте это время к концу совещания – вы запросто сможете покрыть повестку дня часового совещания за 50 минут.

5. Назначайте ответственных

Чтобы совещания оставались актуальными и не требовали слишком больших затрат времени на разъяснения, назначьте непосредственно ответственного за каждый пункт повестки дня.

В противном случае все участники просто молчаливо согласятся с предложенными действиями, а затем уйдут, предполагая, что кто-то другой этим займётся.

6. Встречайтесь лично

Во время групповых звонков люди любят отправлять электронные письма, проверять социальные сети и готовить себе завтрак – иными словами, заниматься чем угодно, но только не прослушиванием этих звонков. Старайтесь не тратить время других людей, проводя совещания лично, когда у вас есть такая возможность.

В ситуациях, когда они или несколько сотрудников работают удалённо, используйте инструменты для видеоконференций, чтобы имитировать реальное присутствие. Ничто не сравнится с личной встречей, но, когда участники могут видеть друг друга и реагировать на лица, это, по крайней мере, позволят убедиться в том, что все присутствуют и все заняты делом.

7. Изменяйте окружение

Встречи и без того отнимают наше нормальное рабочее время. Так почему бы не пойти чуть дальше, предоставив участникам совещания возможность выйти на время из офиса? Запланируйте встречи вне офиса в начале или в конце рабочего дня, чтобы дать участников возможность сделать перерыв от обыденности.

Внесите ещё большее разнообразие, утвердив правило стоящих совещаний. Люди больше любят сидеть, поэтому, чем дольше вы заставляете их стоять, тем быстрее они захотят покончить с совещанием. Ничто не способствует быстрому разрешению проблем лучше, чем физический дискомфорт.

Поэтому избавьтесь от злополучной кружки и воспользуйтесь этими советами, чтобы сделать свои совещания более качественными. Возможно, вы предпочтёте работать в своём офисе, но, по крайней мере, таким образом ваши совещания будут короче, ценнее и актуальнее для вашей продуктивности.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Источник: 
  • Entrepreneur.com
Автор перевода: 
  • Артемий Кайдаш
+1
0
-1