Это позволяет найти лучших из лучших и сэкономить время и деньги. В свете этих тенденций умение управлять виртуальными командами из разных городов и стран становится обязательным условием успешного функционирования этой новой модели.
Совместная работа на расстоянии является более сложной, чем командная работа в одном офисе. Учитывая все это, TeamViewer®, поставщик решений для дистанционного управления и интерактивных конференций, делится пятью ключами к эффективному управлению виртуальными командами.
1. Разъясняйте задачи и процессы
Каждый новый руководитель на самом раннем этапе работы должен разъяснить членам своей команды их цели, роли и сферы ответственности. В виртуальных командах этот вопрос встает особенно остро, ведь собрать команду вместе невозможно. Управление виртуальной командой требует гораздо более плотного общения, более четких инструкций и большей прозрачности. Руководитель проекта должен ясно обозначить сотрудникам ключевые правила и процедуры, порядок работы, указать, кто, что и когда должен делать, что от кого и когда ожидают другие, как будут решаться проблемы и даже кому с кем и как общаться. Если все это уже указано в рабочем документе, нельзя забывать, что его содержание должно меняться в зависимости от текущих обстоятельств.
2. Научитесь с помощью технологий совершенствовать взаимодействие
Прежде чем приступить к выполнению задачи, выделите время на анализ ИТ-инструментов и Интернет-соединений ваших сотрудников. Они не работают в одном офисе, и у каждого из них есть разные потребности. Видеочаты, веб-звонки и удаленный просмотр рабочего стола позволят вам стать ближе к своим сотрудникам, не тратя лишние деньги и время на международные звонки и командировки. Не забудьте также принять во внимание разницу в часовых поясах и часах работы — это поможет предотвратить множество нестыковок.
3. Создайте виртуальный образ и ощущение присутствия
«С глаз долой — из сердца вон» — естественное человеческое поведение, и это создает проблемы для руководителя виртуальной команды. Задача руководителя — создать ощущение постоянного присутствия, но ни в коем случае не переусердствовать. Ключевой момент в создании виртуального образа — это насколько часто вы общаетесь с сотрудниками. Если руководитель слишком часто обращается к сотрудникам, это может вызвать ощущение недоверия и пошагового контроля, а важная информация при этом может затеряться. Если же руководитель не проявляет активности неделями, сотрудники могут воспринять это как отсутствие интереса и поставить под вопрос важность самого проекта, что в итоге может сместить их приоритеты в другую сторону.
4. Управляйте на расстоянии эффективно
Принимая на себя роль лидера, вы также берете на себя ответственность за мотивацию и взаимодействие. Другими словами, даже в географически разрозненной команде хороший руководитель должен создать командную атмосферу, где каждый чувствует свою связь с ним и друг с другом. У ваших сотрудников нет возможности выпить друг с другом чашечку кофе или поболтать о жизни в лифте — это невозможно в виртуальной команде. А ведь это порой так важно для поддержания хороших взаимоотношений в команде! Чтобы поднять командный дух, поощряйте неформальное общение. Дайте волю свободному сетевому общению: например, создайте чат, в котором члены команды смогут побеседовать на отвлеченные темы. Постоянно поддерживайте обмен идеями и обратную связь, общайтесь по голосовой связи хотя бы раз в неделю, используйте программы для мгновенного обмена сообщениями, электронную почту и другие технологии, в том числе, чтобы избежать любого недопонимания.
5. Проводите эффективные виртуальные совещания
Виртуальные совещания при должном планировании могут быть полезными и эффективными, но здесь тоже есть свои тонкости. Люди теряются, если совещания переходят в неожиданное русло или проводятся без четкой программы. Во избежание подобных проблем следует подготовить программу заранее и дать возможность каждому внести свои предложения. Ее желательно разослать примерно за два дня до совещания. Делегируйте некоторые из вопросов членам команды, чтобы они могли принять участие в организации и проведении совещания. Во время онлайн-конференции хороший ведущий часто задает вопросы команде и следит за тем, чтобы никто не терял нити беседы. Также желательно, чтобы каждый член команды мог высказаться — это не только поможет избежать длинных монологов, но и позволит каждому ясно и организованно высказать свои идеи. Базовые правила помогают эффективно управлять взаимодействием в команде. Примеры таких правил: избегать обсуждения во время одной онлайн-конференции нескольких задач; начинать и заканчивать совещания вовремя; иметь в виду, что будущие виртуальные совещания пройдут гораздо эффективнее, если первая командная встреча пройдет в офисе. Доверие и здоровые отношения между сотрудниками — основа будущей успешной совместной работы.
Для меня статья оказалась очень актуальной. На первый взгляд может показаться, что управлять командой работников виртуально довольно таки просто. Но на самом деле это очень сложная и ответственная работа. Тут необходим постоянный контроль, так же важно на интуитивном уровне чувствовать все изменения в настроениях и работе людей. Виртуально сделать это очень сложно. Самой тяжелой задачей на мой взгляд, является максимально грамотно и четко объяснить человеку поставленные перед ним задачи. Однажды я и сама была таким работником и на своем опыте убедилась, как сложно работать с человеком, который совершенно не может правильно и грамотно объяснить суть работы, и что собственно он хочет получить в итоге от выполненного работником задания. Потому уже сейчас на данном аспекте лично я особо заостряю свое внимание.