5 принципов эффективного управления виртуальными командами

Количество виртуальных команд стремительно растет. Многие компании набирают команды под свои проекты из самых разных уголков земного шара и обеспечивают их взаимодействие посредством Интернета.

Это позволяет найти лучших из лучших и сэкономить время и деньги. В свете этих тенденций умение управлять виртуальными командами из разных городов и стран становится обязательным условием успешного функционирования этой новой модели.

Совместная работа на расстоянии является более сложной, чем командная работа в одном офисе. Учитывая все это, TeamViewer®, поставщик решений для дистанционного управления и интерактивных конференций, делится  пятью ключами к эффективному управлению виртуальными командами.

1.    Разъясняйте задачи и процессы

Каждый новый руководитель на самом раннем этапе работы должен разъяснить членам своей команды их цели, роли и сферы ответственности. В виртуальных командах этот вопрос встает особенно остро, ведь собрать команду вместе невозможно. Управление виртуальной командой требует гораздо более плотного общения, более четких инструкций и большей прозрачности. Руководитель проекта должен ясно обозначить сотрудникам ключевые правила и процедуры, порядок работы, указать, кто, что и когда должен делать, что от кого и когда ожидают другие, как будут решаться проблемы и даже кому с кем и как общаться. Если все это уже указано в рабочем документе, нельзя забывать, что его содержание должно меняться в зависимости от текущих обстоятельств.

2.    Научитесь с помощью технологий совершенствовать взаимодействие

Прежде чем приступить к выполнению задачи, выделите время на анализ ИТ-инструментов и Интернет-соединений ваших сотрудников. Они не работают в одном офисе, и у каждого из них есть разные потребности. Видеочаты, веб-звонки и удаленный просмотр рабочего стола позволят вам стать ближе к своим сотрудникам, не тратя лишние деньги и время на международные звонки и командировки. Не забудьте также принять во внимание разницу в часовых поясах и часах работы — это поможет предотвратить множество нестыковок.

3.    Создайте виртуальный образ и ощущение присутствия

«С глаз долой — из сердца вон» — естественное человеческое поведение, и это создает проблемы для руководителя виртуальной команды. Задача руководителя — создать ощущение постоянного присутствия, но ни в коем случае не переусердствовать. Ключевой момент в создании виртуального образа — это насколько часто вы общаетесь с сотрудниками. Если руководитель слишком часто обращается к сотрудникам, это может вызвать ощущение недоверия и пошагового контроля, а важная информация при этом может затеряться. Если же руководитель не проявляет активности неделями, сотрудники могут воспринять это как отсутствие интереса и поставить под вопрос важность самого проекта, что в итоге может сместить их приоритеты в другую сторону.

4.    Управляйте на расстоянии эффективно

Принимая на себя роль лидера, вы также берете на себя ответственность за мотивацию и взаимодействие. Другими словами, даже в географически разрозненной команде хороший руководитель должен создать командную атмосферу, где каждый чувствует свою связь с ним и друг с другом. У ваших сотрудников нет возможности выпить друг с другом чашечку кофе или поболтать о жизни в лифте — это невозможно в виртуальной команде. А ведь это порой так важно для поддержания хороших взаимоотношений в команде! Чтобы поднять командный дух, поощряйте неформальное общение. Дайте волю свободному сетевому общению: например, создайте чат, в котором члены команды смогут побеседовать на отвлеченные темы. Постоянно поддерживайте обмен идеями и обратную связь, общайтесь по голосовой связи хотя бы раз в неделю, используйте программы для мгновенного обмена сообщениями, электронную почту и другие технологии, в том числе, чтобы избежать любого недопонимания.

5.    Проводите эффективные виртуальные совещания

Виртуальные совещания при должном планировании могут быть полезными и эффективными, но здесь тоже есть свои тонкости. Люди теряются, если совещания переходят в неожиданное русло или проводятся без четкой программы. Во избежание подобных проблем следует подготовить программу заранее и дать возможность каждому внести свои предложения. Ее желательно разослать примерно за два дня до совещания. Делегируйте некоторые из вопросов членам команды, чтобы они могли принять участие в организации и проведении совещания. Во время онлайн-конференции  хороший ведущий часто задает вопросы команде и следит за тем, чтобы никто не терял нити беседы. Также желательно, чтобы каждый член команды мог высказаться — это не только поможет избежать длинных монологов, но и позволит каждому ясно и организованно высказать свои идеи. Базовые правила помогают эффективно управлять взаимодействием в команде. Примеры таких правил: избегать обсуждения во время одной онлайн-конференции нескольких задач; начинать и заканчивать совещания вовремя; иметь в виду, что будущие виртуальные совещания пройдут гораздо эффективнее, если первая командная встреча пройдет в офисе. Доверие и здоровые отношения между сотрудниками — основа будущей успешной совместной работы. 

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1
Аватар пользователя evgenia7

Для меня статья оказалась очень актуальной. На первый взгляд может показаться, что управлять командой работников виртуально довольно таки просто. Но на самом деле это очень сложная и ответственная работа. Тут необходим постоянный контроль, так же важно на интуитивном уровне чувствовать все изменения в настроениях и работе людей. Виртуально сделать это очень сложно. Самой тяжелой задачей на мой взгляд, является максимально грамотно и четко объяснить человеку поставленные перед ним задачи. Однажды я и сама была таким работником и на своем опыте убедилась, как сложно работать с человеком, который совершенно не может правильно и грамотно объяснить суть работы, и что собственно он хочет получить в итоге от выполненного работником задания. Потому уже сейчас на данном аспекте лично я особо заостряю свое внимание.