40 вопросов для собеседования при приеме на работу в отдел закупок (с образцами ответов)

Специалисты по закупкам отвечают за принятие решений о закупках для получения оборудования и продуктов, необходимых для работы предприятия. Вы можете работать в этой области на нескольких должностях, включая специалистов по закупкам, помощников и менеджеров. Претенденты на эти должности проходят процесс собеседования, позволяющий продемонстрировать потенциальным работодателям, почему вы являетесь наиболее квалифицированным специалистом на эту должность благодаря своим навыкам, знаниям и опыту.

Общие вопросы

Во время собеседования интервьюер часто задает ряд общих вопросов, чтобы больше узнать о вас и вашем профессиональном опыте. Эти вопросы помогут им понять вашу индивидуальность, стиль работы и заинтересованность в должности. С помощью этих сведений менеджеры по найму смогут оценить, как вы впишетесь в их команду и как будете работать в ней. Вот несколько распространенных общих вопросов, с которыми вы можете столкнуться во время собеседования при приеме на должность закупщика:

• Расскажите о себе.

• Как бы вас описали ваши предыдущие коллеги и руководители?

• Что было вашим самым значительным профессиональным достижением?

• Что вы считаете своими профессиональными сильными и слабыми сторонами?

• Что вам больше всего нравится в работе в сфере закупок?

• Что вам меньше всего нравится в работе в сфере закупок?

• Какие навыки, по вашему мнению, делают специалиста по закупкам успешным?

• Каким вы видите себя через 5-10 лет?

• Какую рабочую среду или культуру вы предпочитаете?

• Почему вы заинтересованы в работе в нашей организации?

• Почему вы покидаете свою нынешнюю должность?

• Если мы возьмем вас на работу, как вы представляете себе типичный день?

Вопросы о биографии и опыте

Интервьюеры также задают вопросы, связанные с вашим опытом и знаниями в области закупок. Эти вопросы описывают работу, которую вы выполняли ранее, а также ваши соответствующие навыки и квалификацию. Менеджеры по найму могут использовать ваш ответ, чтобы оценить, сможете ли вы эффективно выполнять типичные задачи и обязанности. По возможности приведите конкретные примеры опыта, демонстрирующего ваши сильные стороны. Возможные вопросы, связанные с опытом и биографией, на которые вам, возможно, придется отвечать во время собеседования при покупке, включают:

• Можете ли вы описать свой соответствующий опыт работы в сфере закупок и снабжения?

• Есть ли у вас опыт работы в руководящей или контролирующей роли?

• Какие виды товаров или материалов вы имеете опыт закупки??

• Как ваши предыдущие места работы подготовили вас к этой должности??

• Расскажите о вашем опыте управления контрактами.

• Какое программное обеспечение для управления поставщиками вы умеете использовать?

• Какие инструменты управления закупками вы умеете использовать??

• Опишите случай, когда вы улучшили процессы закупок в вашей организации.

• Расскажите о случае, когда вам удалось успешно снизить стоимость заказа.

• Как вы управляли отношениями с прошлыми поставщиками и продавцами??

• Расскажите о случае, когда вам пришлось прекратить отношения с продавцом или поставщиком.

• Расскажите о случае, когда вы потерпели неудачу или совершили ошибку. Как вы преодолели эту ситуацию и чему вы научились в ней??

Углубленные вопросы

Углубленные вопросы относятся к вопросам, специфическим для ролей в сфере закупок, таких как менеджеры по закупкам, агенты по закупкам или помощники по закупкам. Эти вопросы часто проверяют ваши знания в данной области. Интервьюеры также могут задавать поведенческие вопросы, оценивающие, как вы реагируете на типичные ситуации на рабочем месте, с которыми вы можете столкнуться в этих ролях. Вот несколько примеров углубленных или поведенческих вопросов, которые вы можете встретить на собеседованиях при приеме на работу в сфере закупок:

• При покупке продукта у одного продавца или поставщика, как вы можете определить, является ли цена справедливой??

• Какие критерии вы учитываете при оценке поставщиков и продавцов??

• Какие критерии вы учитываете при совершении покупки?

• Как вы обеспечиваете своевременную доставку грузов??

• Как вы определяете лучшие продукты для покупки?

• Как вы решаете, заключить ли контракт или сделать индивидуальную закупку??

• Как бы вы справились с ситуацией, когда вы хотите приобрести товар у поставщика, но не можете предложить его цену?

• Что такое заявка на закупку и как ее обрабатывать?

• Расскажите мне о случае, когда вы столкнулись с трудным процессом переговоров с поставщиком или продавцом. Каков был результат?

• Как вы решаете, какие товары закупать и в каком количестве?

• Как бы вы поступили в ситуации, когда поставщик не соответствует стандартам, установленным в рамках соглашения или контракта??

Вопросы для собеседования с примерами ответов

Вы можете использовать следующие примеры вопросов с ответами в качестве вдохновения при подготовке к собеседованиям по закупкам:

Что делает вас подходящим человеком для этой работы?

Интервьюеры задают этот вопрос или его разновидность, чтобы оценить ваше понимание должности. Ваш ответ должен продемонстрировать, насколько ваши навыки, опыт и другие квалификационные требования соответствуют обязанностям должности и ожиданиям работодателя. Вы можете описать уникальные черты и сильные стороны, которые демонстрируют вашу ценность. При подготовке к собеседованию вы можете подготовить свой ответ, изучив описание вакансии и определив требования или предпочтения работодателя к кандидатам. Включите эти ключевые слова в свой ответ, чтобы показать свое соответствие этой роли.

Пример: Я считаю, что являюсь отличным кандидатом на должность агента по закупкам в вашей больнице. У меня несколько лет опыта работы в здравоохранении, поэтому я уже знаком с некоторыми лучшими поставщиками отрасли. Мне нравится работать в этой области, потому что я знаю, что моя работа помогает обеспечить бесперебойную работу больницы и отличный уход за пациентами и их семьями.

Благодаря своему опыту я продемонстрировал сильные навыки общения и ведения переговоров. Эти навыки помогли мне снизить расходы на поставщиков на 25% за последние два года на моей последней должности. Я также связываю этот успех с моими навыками управления взаимоотношениями, поскольку я запланировал регулярные телефонные разговоры с нашими поставщиками и продавцами, чтобы держать всех в курсе дела и установить с ними прочный контакт.

Опишите свою тактику и навыки ведения переговоров.

Одной из основных обязанностей специалиста по закупкам, например, менеджера по закупкам, является ведение переговоров с поставщиками. Интервьюеры спрашивают о ваших навыках и опыте ведения переговоров, чтобы убедиться, что вы готовы взять на себя эту ответственность и справиться с ней эффективно. В своем ответе вы можете описать некоторые из ваших предпочтительных методов ведения переговоров в различных ситуациях и вашу способность строить прочные отношения с поставщиками или продавцами. Если возможно, приведите пример успешного использования навыков ведения переговоров.

Пример: Я всегда вступаю в переговорный процесс с честными намерениями. Моя цель - прийти к решению, которое в какой-то мере принесет пользу и удовлетворит нас обоих. Я понимаю, что не всегда речь идет о поиске максимально низкой цены, которая не всегда может быть достижима в финансовом плане для поставщика. Я считаю, что эта тактика демонстрирует мое уважение к поставщикам, что помогает мне строить и поддерживать эти отношения в долгосрочной перспективе.

Я готовлюсь к переговорам, разрабатывая план, который описывает мои цели по закупкам, а также запасной вариант, если поставщик не сможет удовлетворить наши запросы. Такая подготовка помогает мне чувствовать себя более уверенно в разговоре и понимать, где я могу найти компромисс в случае необходимости. Я стараюсь четко доносить свои цели, но при этом не забываю остановиться и выслушать поставщика и его потребности. Эта тактика помогает нам быть на одной волне, чтобы избежать недопонимания и сделать процесс гладким.

Расскажите мне о случае, когда у вас были проблемы с поставщиком или продавцом. Как вы справились с ситуацией?

Как специалист по закупкам, вы проводите много времени, взаимодействуя с поставщиками или продавцами. Однако иногда вы можете столкнуться с конфликтами или проблемами с этими партнерами. Интервьюеры могут задать подобный вопрос, чтобы понять, как вы справляетесь с подобными конфликтами, сохраняя при этом позитивные деловые отношения. Они ищут кандидатов, демонстрирующих сильные навыки решения проблем и межличностного общения, а также способность сохранять спокойствие под давлением. В своем ответе приведите конкретный пример конфликта, возникшего у вас с поставщиком или продавцом, и опишите шаги, предпринятые вами для разрешения или урегулирования ситуации.

Пример: В прошлом году у меня были проблемы с поставщиком, связанные с доставкой. В нашем первоначальном соглашении мы установили конкретные сроки поставки. К сожалению, в течение нескольких месяцев этот поставщик доставил заказ с опозданием и без предупреждения. Я связался с поставщиком и сказал ему, что если он пришлет еще один заказ в конце этого месяца, то моей компании придется начать поиск другого поставщика, который сможет удовлетворить наши потребности в составлении расписания.

К счастью, поставщик получил это сообщение и извинился за задержки. Я согласился дать им еще один шанс выполнить нашу договоренность с их заказами в течение следующего месяца. К счастью, все их заказы в том месяце были доставлены вовремя. Когда в будущем у них возникали проблемы с доставкой, они обязательно связывались со мной заранее, чтобы я мог подготовиться.

Что важнее - цена или качество продукции??

Цена и качество - два существенных фактора при совершении покупок. Интервьюеры могут задать этот вопрос, чтобы оценить ваши навыки принятия решений как специалиста по закупкам. Ваш ответ на этот вопрос будет зависеть от организации, в которую вы подаете заявление, и от бизнеса, которым она занимается. Для некоторых низкие цены могут иметь приоритет над качеством и наоборот. Тщательно подумайте и обязательно используйте доказательства, подтверждающие ваше решение. Если вы чувствуете себя неуверенно, в качестве безопасного варианта можно сказать, что вы сосредоточены на поиске баланса между этими двумя факторами.

Пример: Я считаю, что выбор между ценой и качеством зависит от того, какие товары я хочу приобрести. Моя цель всегда заключается в том, чтобы найти продукцию по цене, которая имеет смысл для моей организации. Однако бывают моменты, когда я не желаю отказываться от качества. Например, моя должность менеджера по закупкам в элитном ресторане требовала закупки ингредиентов самого высокого качества. Мы хотели убедиться в том, что предоставляем нашим клиентам превосходное питание. Благодаря нашей высококлассной репутации, мы знали, что наши клиенты готовы платить больше за такое качество.

В начале своей карьеры я работал в обычном ресторане, где выполнял обязанности закупщика. В этой роли я по-прежнему ищу высококачественные продукты и ингредиенты. Однако при других закупках я отдавал приоритет цене, а не качеству, например, при выборе посуды, предоставляемой клиентам, работающим на вынос. Эта посуда работала так же хорошо, как и более дорогие варианты, но мы знали, что клиенты будут ее выбрасывать, поэтому имело смысл выбрать наименее дорогой вариант.