Стандарт норматив численности сотрудников групп маркетинга сбытовых подразделений

Стандарт Норматив численности сотрудников групп маркетинга сбытовых подразделений

1 Общие положения

1.1 Область применения

1.1.1  Настоящий Стандарт устанавливает общие требования к расчету численности персонала групп маркетинга сбытовых подразделений ООО "ХХХ" (далее Компания). Стандарт обязателен для использования при формировании штатного расписания и расчета необходимой численности (для формирования ресурсного плана) сбытовых подразделений ГП и филиала.

1.1.2  Требования настоящего Стандарта должны знать следующие должностные лица:

-  Директора Региональных управлений ООО "ХХХ";

-  Заместитель Генерального директора по персоналу;

-  Начальник Управления коммерческих продаж;

-  Ведущий специалист Службы учета и статистики кадров, ответственный за работу с филиалами;

-  сотрудники Группы организации и нормирования труда Отдела труда и заработной платы;

-  сотрудники, ответственные за ведение кадрового делопроизводства в ГП и филиалах (Менеджеры по персоналу);

-  сотрудники Отдела внутреннего аудита;

-  сотрудники Региональных управлений;

-  директора филиалов ООО "ХХХ";

-  коммерческие директора ГП и филиалов.

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем Стандарте использованы ссылки на следующие документы:

1. Порядок «Формирование и утверждение штатных расписаний филиалов ООО "ХХХ", ПР. HR-469.06 от 17.08.2006 г.

1.3 Термины и определения, сокращения

В настоящем Стандарте применяются следующие термины и определения, сокращения:

Ресурсный план по численности - плановые значения численности персонала Компании по функциональным подразделениям, в помесячной разбивке;

Штатное расписание - модель организационно-штатной структуры определенного филиала;

Компания - ООО "ХХХ";

ГП – Головное Предприятие;

УКП – Управление коммерческих продаж;

ДЦО – дифференцированное ценообразование;

ИПЛ – индивидуальный прайс-лист;

ИСГ – Препараты с истекающим сроком годности;

ЛЦД – Логистический центр дистрибьюции;

МП ФП – Медицинские представители фирм производителей;

ОТиЗ - Отдел труда и заработной платы;

ПЛ – прайс-лист;

ППК – попозиционный коэффициент;

СОЗ - Собственный оборот закупа клиента;

СУС - Система Управления Сбытом;

СЦО - «Самостоятельное ценообразование» – механизм ценообразования филиалов, описанный в Процедуре ПЦ. SL-90.04 от 09.09.2004.;

ЦГ – ценовая группа.

2  Внутреннее содержание стандарта

2.1  Основные принципы

2.1.1  На основании данных за 2008 -2009 г. был проведен анализ следующих показателей:

- средняя численность Специалистов групп маркетинга сбытовых подразделений ГП и филиалов;

- анализ функциональных обязанностей и состава функций, выполняемых Специалистами групп маркетинга сбытовых подразделений, с распределением по времени;

- среднее количество документов, обрабатываемых сотрудниками подразделений маркетинга;

- доля загрузки сотрудников выполнением вспомогательных функций;

- анализ временных затрат на выполнение должностных обязанностей;

Исходя из полученных данных, было выведено нормативное значение трудоемкости основных функций, в расчете на один прайс-лист, а также поправочный коэффициент на выполнение аналитических функций для Специалиста по ценообразованию, применяемые при расчете штатной численности сотрудников групп маркетинга сбытовых подразделений.

2.2  Принципы расчета численности сотрудников групп маркетинга сбытовых подразделений ООО "ХХХ":

Настоящий стандарт определяет следующий алгоритм расчета необходимой численности сотрудников групп маркетинга сбытовых подразделений ООО "ХХХ":

Должность Руководителя группы является мотивационной и вводится при общей численности Специалистов Группы маркетинга не менее 6 штатных единиц.

В Логистических центрах дистрибуции, плановая численность Руководителей Групп маркетинга рассчитывается исходя из суммарной расчетной численности специалистов по ценообразованию всех филиалов, входящих в состав ЛЦД. В случае если суммарная расчетная численность Специалистов по ценообразованию составляет менее 6 штатных единиц, добавляется один Руководитель Группы маркетинга, в расчете на все филиалы Логистического центра.

Численность Специалистов по ценообразованию сбытового подразделения определяется исходя из следующих параметров: Кпл, Тпл, kа, kто где:

Тпл - средняя трудоемкость выполнения основных функций, в расчете на 1 прайс-лист (определено на основании проведенного хронометража);

Kа – поправочный коэффициент – отношение среднего времени, затрачиваемого Специалистом по ценообразованию на выполнение аналитических функций (формирование отчетности, проведение сбытовых акций, аналитические исследования), к общим трудозатратам.

Kто – поправочный коэффициент – отношение среднего времени, затрачиваемого на выполнение функций, связанных с товарообеспечением филиала, к общим трудозатратам.

Кпл – среднемесячное количество прайс-листов филиала, рассчитывается по формуле:

, где

Кгпл – среднемесячное количество групповых прайс-листов, дифференцированных по уровню относительной наценки на 4 ценовых уровня (на основании Распоряжения по филиалам №1400f от 04. 2006), в расчете на каждую ценовую группу филиала. Количество ценовых групп в филиалах указано в Приложении 1.

Нормативное среднемесячное количество прайс-листов в одной ценовой группе равно 47 прайс-листам и рассчитано, исходя из графика проведения СЦО в филиалах (Приложение 2).

Кипл – среднемесячное количество индивидуальных прайс-листов, определяется исходя из количества клиентов, работающих по индивидуальным прайс-листам и кратности ценообразований по ИПЛ, равной 8,6 раз в месяц (2 раза в неделю).

Количество клиентов, работающих по индивидуальным прайс-листам, определяется на основании следующих показателей:

Д1 – доля СОЗ клиента на рынке, определяется как отношение величины СОЗ клиента к сумме СОЗ всех клиентов филиала и рассчитывается по формуле:

Д1=, где

СОЗкл – собственный оборот закупа клиента;

СОЗф – сумма СОЗ всех клиентов филиала.

Д2 – доля СОЗ клиента в обороте филиала, определяется как отношение величины СОЗ клиента к среднемесячному объему реализации филиала и рассчитывается по формуле:

Д2=, Где

Vрф – объем реализации филиала.

Д3 – доля отгрузок клиента в обороте филиала, определяется как отношение среднемесячного объема реализации клиента к среднемесячному объему реализации филиала и рассчитывается по формуле:

Д3=, Где

Vркл – объем реализации клиента.

Нормативные значения показателей Д1, Д2, Д3 указаны в Приложении 3.

После разработки отчета в ПО СУС, получение показателя «среднемесячное количество индивидуальных прайс-листов» (Кипл) будет автоматизировано.

На основании полученных данных производим расчет численности Специалистов по ценообразованию (Чцо) по следующей формуле:

Чцо = , где

Тмес - среднемесячный фонд рабочего времени;

q – поправочный коэффициент (учитывает потерю рабочего времени на больничные и отпуска):

Q = (1 - 0,1).

Расчетные значения параметров указаны в Приложении 4.

2.3  Открытие и/или закрытие вакансий в штатном расписании филиала осуществляется согласно Порядку «Формирование и утверждение штатных расписаний филиалов ООО "ХХХ" № ПР. HR-469.06 от 17.08.2006 г.

3  Планирование и оперативный анализ потребности в персонале

Планирование численности сотрудников групп маркетинга сбытовых подразделений ООО "ХХХ" осуществляется ежегодно в декабре, на следующий год в помесячной разбивке. Данные по Специалистам по ценообразованию рассчитываются по итогам декабря года, предшествующего расчетному, исходя из принципов расчета приведенных в настоящем Стандарте. Формируется ресурсный план по численности персонала групп маркетинга сбытовых подразделений ООО "ХХХ", в разбивке по должностям.

4  Особенности

4.1 В случае исключительных особенностей деятельности маркетинговых подразделений ГП и филиалов допускается изменение численности сотрудников данных подразделений на основании направленного запроса в виде служебной записки, согласованной с Начальником УКП, с указанием конкретного обоснования. По данному запросу сотрудники ОТиЗ проводят дополнительный расчет и дают экспертную оценку о целесообразности изменения численности сотрудников маркетинговых подразделений. Возможен выезд сотрудников ОТиЗ в регион с целью оценки ситуации на местах.

4.2 В случае, если в результате расчета Специалистов по ценообразованию в филиале получается 1 штатная единица, добавляется дополнительно одна штатная единица по данной должности.

5 Контроль выполнения и ответственность

5.1 Ответственность за выполнение требований настоящего Стандарта несут:

-  за качество формирования ресурсного плана ГП и филиалов, а также анализ потребности в текущем режиме – Начальник ОТиЗ,

-  за целесообразность изменения численности сотрудников Руководители подразделений маркетинга/Директора филиалов.

5.2  Контроль исполнения требований Стандарта осуществляет Заместитель генерального директора по персоналу.

Показатели для определения количества клиентов, работающих по ИПЛ

Основные критерии для расчета штатной численности сотрудников групп маркетинга сбытовых подразделений ООО "ХХХ":