Организации часто бывают очень большими и сложными и могут нуждаться в использовании определенных политик или систем, чтобы помочь им функционировать или расти. Вы можете использовать организационный контроль, чтобы помочь людям коллективно работать для достижения целей компании. Понимание типов организационного контроля и аспектов эффективной системы контроля может помочь вам создать лучшую политику для вашей команды или компании. В этой статье мы обсудим, что такое организационный контроль, характеристики эффективной системы контроля и некоторые шаги, которые помогут вам осуществлять организационный контроль вместе со своей командой.
Что такое организационный контроль?
Организационный контроль - это процесс, который менеджеры и другие лидеры организации используют для обеспечения достижения компанией своих целей. Он включает в себя создание правил, процедур или лучших практик для отдельного человека или отдела в организации. Такая политика может помочь вам направлять действия вашей команды или других членов вашей компании, что может повысить общую производительность вашей организации.
Почему важен организационный контроль?
Организационный контроль важен, потому что он позволяет вам и другим членам вашей компании сосредоточиться на целях и достичь их. Внедрение систем организационного контроля может помочь сэкономить деньги и время вашей компании благодаря подробному описанию того, как выполнять определенные действия или обеспечивать выполнение определенных показателей продаж. Она также может позволить вам лучше справляться с неожиданными ситуациями или проблемами, поскольку у вас есть установленная система, на которую вы можете ссылаться.
Виды организационного контроля
Существует три основных типа организационного контроля:
1. Выходной контроль
Контроль результатов - это любая мера организационного контроля, которая сосредоточена на вещах, которые вы можете непосредственно измерить, например, количество продаж, количество клиентов, которым вы помогаете, или количество рабочих часов. Этот тип контроля специализируется на конечном продукте или результатах действия. Некоторые примеры выходного контроля - квоты продаж, потенциальные клиенты, с которыми вы связываетесь в определенный период времени, и количество неиспользованных ингредиентов, которые у вас есть на конец недели.
2. поведенческий контроль
В то время как выходной контроль относится к результатам конкретного действия, поведенческий контроль описывает политику или системы, которые управляют этими действиями. Поведенческий контроль может содержать инструкции по выполнению конкретных задач или подробные указания по надлежащему поведению на рабочем месте. Некоторые примеры поведенческого контроля включают дресс-код, процедуры безопасности и политику посещаемости.
3. Управление кланом
Клановый контроль - это косвенная форма контроля, которая использует общие ожидания, ценности и социальные нормы, чтобы побудить людей работать над достижением целей компании. Эта форма контроля часто связана с культурой компании и помогает организации достичь своих целей, мотивируя людей, которые в ней работают. Политика, которая может повлиять на клановый контроль, включает в себя выездные совещания компании, групповые собрания и информационные бюллетени компании, а также возможность для людей высказывать свои предложения по поводу организации.
Что делает эффективную систему организационного контроля?
Система организационного контроля - это политика, инструмент, ресурс или их комбинация, которые помогают вам в процессе организационного контроля. Эффективные системы часто обладают этими качествами:
Фокус
Система контроля качества специализируется на улучшении одного конкретного аспекта целей компании. Если система имеет определенную направленность, это может помочь вам узнать, какие конкретные процессы следует включить, что может повысить общую эффективность системы. Она также может помочь вам измерить успех, потому что система имеет конкретную, заранее определенную цель.
Интеграция
Системы организационного контроля обычно функционируют лучше всего, когда они хорошо интегрируются с другими системами и политиками, которые уже существуют в организации. Интегрированные системы могут помочь выполнить уникальную задачу в вашей компании, не противореча другим формам организационного контроля, которые вы уже используете. Прежде чем создавать новые системы контроля, рассмотрите свои действующие политики, чтобы помочь правильно интегрироваться с ними.
Принятие
Любая форма организационного контроля требует определенной степени согласия со стороны всех членов компании или организации. Когда люди принимают систему управления, они с большей вероятностью будут следовать политике, которая может повысить эффективность функционирования системы. Вы можете помочь своей команде принять системы контроля, используя опросы, чтобы узнать об их предпочтениях, проводя собрания о политике и улучшая культуру работы или клановое управление.
Информация
Предоставление информации об используемых вами системах контроля может помочь вашей команде или другим членам компании понять эту систему, что может повысить вероятность того, что они будут следовать указаниям политики, и может повысить эффективность этой системы. При создании новой политики или системы контроля постарайтесь сделать информацию легко доступной для вашей команды. Например, если вы хотите, чтобы ваша команда следовала протоколам безопасности вашего ресторана, эффективная политика может включать в себя руководство по технике безопасности, которое люди могут прочитать, или знаки и плакаты, описывающие соответствующую информацию по технике безопасности на различных рабочих местах.
Целесообразность
Чтобы сделать эффективную форму организационного контроля, вам, возможно, придется подумать о том, какими ресурсами располагает ваша компания для внедрения любых политик или систем. Например, если вы хотите организовать еженедельные вечеринки с пиццей, чтобы помочь с контролем клана, вам может понадобиться определить, есть ли у вашей организации бюджет для покупки пиццы каждую неделю. Узнайте у своего руководителя о ресурсах, которые можно использовать при создании системы.
Измерение
Эффективная система контроля качества имеет конкретные критерии или набор критериев, которые она может использовать для точного измерения прогресса вашей компании. Измерение того, насколько хорошо политика или система помогает вашей компании достичь своих целей, может помочь вам определить, насколько хорошо функционирует конкретная форма контроля. Это также может дать вам больше данных, которые вы можете использовать для создания новых систем.
Как осуществлять организационный контроль
Вот некоторые шаги, которые вы можете использовать для осуществления организационного контроля на своем рабочем месте:
1. Установите стандарты вашей компании
Цель организационного контроля - создать политику или культуру, которая поможет вашей компании достичь своих целей. Поэтому понимание того, чего хочет достичь ваша организация, может помочь вам создать соответствующую политику. Например, если компания по производству плюшевых медведей хочет стать самым любимым продавцом плюшевых животных в мире, инициативы по организационному контролю могут быть направлены на расширение или удовлетворение потребностей клиентов.
2. Решите, каким должен быть тип контроля
После того, как вы узнаете, каковы цели вашей компании, вы сможете подумать о том, какой тип организационного управления может наилучшим образом помочь вам в их достижении. Хотя большинство организаций используют комбинацию всех трех типов контроля, выбор основного типа для достижения конкретной цели может помочь вам сфокусировать вашу политику. Например, если основной целью вашей компании является улучшение показателей продаж, вы можете создать формы выходного контроля для повышения ценообразования или количества продаваемого продукта.
3. Измерьте эффективность работы вашей команды
Измерение того, насколько хорошо ваша организация достигает своих целей, может позволить вам определить, насколько хорошо работает ваша политика и нужно ли вам изменить или добавить организационный контроль. Некоторые цели имеют физические формы измерения, например, количество проданной продукции или количество дней, затраченных на завершение проекта. Вы также можете измерять субъективные формы прогресса, изучая данные, связанные с этим навыком, например, измерять, насколько хорошо политика способствует творчеству, записывая, сколько независимых проектов делает ваша команда каждый квартал. Подумайте, какие формы измерения лучше всего подходят для достижения ваших целей, и внедрите их.
4. Создать организационную структуру
Когда цели вашей компании и то, как вы оцениваете прогресс вашей команды, ясны, вы можете создать политику или структуру, которая поможет вам усилить ваш контроль. Например, если вы хотите использовать поведенческий контроль для повышения производительности труда в вашем кодинговом офисе, вы можете создать политику, ограничивающую сайты, которые ваша команда может посещать на компьютерах компании, и использовать программное обеспечение для обеспечения соблюдения этой политики. Хотя клановый контроль является косвенной формой организационного контроля и не имеет официальной политики, вы все же можете создать некую структуру, например, периодически проводить мероприятия или сделать ящик для обратной связи с компанией.
5. Экспериментируйте со стилями руководства
То, как вы руководите своей командой, может иметь прямое влияние на цели вашей компании и может сыграть большую роль в организационном контроле. Однако на начальном этапе вы можете не знать, какие стили руководства лучше всего подходят вам и вашей команде. Вы можете изменить это, выделив время, чтобы попробовать различные стили руководства и записать, что вы чувствуете по поводу каждого стиля, а также как ваша команда реагирует на них.
6. Изучите политику вашей организации
Анализ вашей политики может помочь вам получить информацию о том, насколько хорошо функционируют ваши инициативы по организационному контролю, и может позволить вам изменить или заменить те из них, которые могут нуждаться в улучшении. При создании формы контроля установите фиксированный временной интервал и постоянно проверяйте политику, чтобы убедиться, что она работает должным образом.
- indeed.com
Поделиться
