Порядок ведение терминологического справочника и проведение терминологического контроля
1.1 Область применения.
1.1.1 Настоящий порядок определяет назначение, процедуру формирования и использования Корпоративного терминологического справочника (далее КТС) ООО "ХХХ".
1.1.2 Требования данного Порядка не распространяются на действующие внутренние нормативные документы, которые были утверждены до введения его в действие.
1.1.3 После утверждения настоящего документа прекращается действие «Положения о терминологическом справочнике ООО "ХХХ" (П-237 от 16.06.2000 г.).
1.2 Нормативные ссылки.
1.2.1 Положение «Система внутреннего нормативного регулирования ООО "ХХХ" (П-435 от 14.04.2004 г.).
1.2.2 Стандарт предприятия «Требования к оформлению, изложению и построению ВНД ООО "ХХХ" (СП-66 от 16.05.2004 г.).
1.2.3 Положение о терминологическом справочнике ООО "ХХХ" (П-237 от 16.06.2000 г.).
1.3 Термины, определения и сокращения.
В настоящем Порядке применяются следующие термины, определения и сокращения:
КТС ООО "ХХХ" – собрание терминов, которые используются для описания текущей деятельности фирмы, анализа, планирования и контроля регламентации, фиксирующее их смысл в соответствующей предметной области и сопровожденное механизмами их расчетов. Терминологический справочник, который был создан в 2000 году, принято называть ТС ООО "ХХХ" 2000 г.
Термин – слово или словосочетание, название определенного понятия в какой-либо специальной области деятельности ООО "ХХХ".
Бизнес-процесс – логически взаимосвязанная, повторяемая последовательность действий, преобразующая материальные объекты или информацию в ценный для конечного потребителя продукт или услугу.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Внутренние нормативные документы – документы, содержащие общие принципы, правила выполнения конкретных видов повторяющейся деятельности, построения организационной структуры, требования к характеристикам объектов управления, утвержденные руководством Компании и доступные для всех исполнителей.
АдмО – Административный отдел.
ЕСС – Единая служба справочников.
1.3 КТС предназначен для унификации и упорядочения терминологии, употребляемой в процессе взаимодействия сотрудников, анализа результатов деятельности и разработки нормативной документации ООО "ХХХ". В соответствии с задачами справочника в него, как правило, помещаются:
- профессиональные термины, относящиеся к предметным областям деятельности ООО "ХХХ";
- просторечные слова, если они наиболее ёмко и конкретно отражают смысл описываемой категории;
- устойчивые фразеологические сочетания.
1.4 Обязательными для внесения в терминологический справочник являются:
- термины и определения, используемые в нормативных документах ООО "ХХХ";
- термины, используемые в отчетных и аналитических документах, предоставляемых на периодической основе должностным лицам фирмы уровня функционального директора ООО "ХХХ" и выше;
- термины, используемые в принятых к исполнению Проектах ООО "ХХХ".
1.5 Источниками для определения (толкования) терминов являются:
- общеизвестные и авторитетные издания в соответствующей предметной области (см. Приложение А «Список источников по терминологии»);
- авторские разработки сотрудников ООО "ХХХ" по уникальной терминологии, обусловленные необходимостью их применения в функциональных областях деятельности компании.
2.1 КТС ООО "ХХХ" представляет собой стандартный архив информации, реализованный в базе данных Oracle.
2.2 Справочник КТС размещается в корпоративной информационной сети Intranet ООО "ХХХ" и доступен для чтения всем пользователям.
2.3 Справочник содержит информацию о термине в следующем виде (см. таблицу 1):
Таблица 1 – Корпоративный терминологический справочник
|
№ п/п |
Название термина |
Сокращение (обозначение) термина |
Определение термина |
Единица измерения термина |
Функциональная область |
Источник данных |
Рег. № документа, утвердившего термин |
Дата регистрации термина |
Дата отмены действия термина |
Инициатор |
Результаты терминологического контроля |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
Примечание - Жирным шрифтом выделены поля, предназначенные для расширенного поиска в КТС, остальные поля являются носителями дополнительной информации о регистрации термина, инициаторе, экспертизе, редакции и прочих вспомогательных сведениях.
2.4 Для оперативного поиска нужного термина в справочнике КТС для пользователей организована расширенная поисковая система, осуществляющая поиск по ключевым полям справочника.
2.5 В зависимости от функциональной принадлежности конкретных групп терминов в КТС формируются тематические разделы (функциональные области), используемые для оперативного поиска термина или групп терминов в КТС (при создании нового ВНД или получении справки о термине и его определении). Классификация функциональных областей раскрыта в «Классификаторе областей деятельности ООО "ХХХ", подлежащих регламентации» (см. Положение «Система внутреннего нормативного регулирования ООО "ХХХ", Приложение Г, П-435 от 14.04.04).
3.1 Ведение КТС ООО "ХХХ" осуществляется уполномоченным сотрудником Единой службы справочников (ЕСС), назначенным распоряжением Генерального директора ООО "ХХХ", и включает в себя:
- заведение новой информации в справочник;
- изменение информации в справочнике;
- удаление информации из справочника;
- публикации справочника на Intranet-2.
3.2 Ввод в справочник информации о новом термине производится на основании:
- утвержденного нормативного документа, содержащего термины общефирменного значения, необходимые для внесения в терминологический справочник;
- утвержденной Заявки на ввод (изменение, удаление) термина в КТС (форма ТЕРМ-1).
3.3 Изменение информации в справочнике производится на основании утвержденной Заявки на ввод (изменение, удаление) термина в КТС (ТЕРМ-1).
3.4 Удаление информации в справочнике производится на основании утвержденной Заявки на ввод (изменение, удаление) термина в КТС (ТЕРМ-1).
Примечание - В случае возникновения сомнений по определению термина и (или) других его данных перед утверждением ТЕРМ-1 или нормативного документа осуществляется запрос к участникам экспертной группы, являющихся специалистами в данной предметной области по рассматриваемому термину. Результатом запроса является конечный вариант определения термина для дальнейшего его ввода в КТС ООО "ХХХ".
3.5 Обновление издания электронной версии КТС в Intranet-2 осуществляется в случае внесения изменений в справочник.
4 Порядок проведения терминологического контроля НД ООО "ХХХ"
4.1 Терминологический контроль – проверка терминов, используемых в нормативных документах при описании (регламентации) оргструктуры, бизнес-процессов, объектов управления компании, на их соответствие корпоративному терминологическому справочнику ООО "ХХХ".
4.2 Порядок проведения терминологического контроля нормативного документа ООО "ХХХ":
4.2.1 На этапе проведения экспертизы проекта, после проведения нормоконтроля, нормативный документ передается в ЕСС на предмет выявления новых терминов, либо на соответствие с уже имеющимися в КТС ООО "ХХХ", согласно Положению «Система внутреннего нормативного регулирования ООО "ХХХ" (П-435 от 14.04.04), пункт 2.6 «Жизненный цикл ВНД».
4.2.2 Термины из нормативного документа, уже включенные в КТС ООО "ХХХ", проверяются сотрудником ЕСС на идентичность формулировок с терминами из справочника. Срок выполнения действий – 1 рабочий день.
В результате:
- Совпадения формулировок терминов в нормативном документе ставится отметка о прохождении терминологического контроля;
- При нахождении различий в терминологии, исполнителем нормативного документа выполняются действия по исправлению термина в нормативном документе;
- При необходимости ввода изменений в термин из КТС исполнителем нормативного документа заполняется Заявка на ввод (изменение, удаление) термина в КТС (ТЕРМ-1, см. Приложение Б). Дальнейшие действия раскрыты в пунктах 5.1-5.4.
4.2.3 Термины из нормативного документа, не зарегистрированные в КТС, являются новыми терминами. Новый термин исследуется на правильность формулировки, достоверность содержания и по другим параметрам. Срок выполнения действий сотрудником ЕСС составляет 1 рабочий день.
4.2.4 Для решения возникновения разногласий по формулировке нового термина инициируется запрос к участникам экспертной группы, которые рассматривают данный термин и делают соответствующие замечания и дополнения по нему.
Запрос осуществляется сотрудником ЕСС по внутренней электронной почте по шаблону Заявки на ввод (изменение, удаление) термина в КТС (ТЕРМ-1). При несогласии с предложенной формулировкой термина эксперт предоставляет свои замечания и дополнения по данному термину в ТЕРМ-1 в поле ЭКСПЕРТ 1 и высылает электронную форму ТЕРМ-1 сотруднику ЕСС. Срок выполнения действий эксперта составляет 1 рабочий день.
Для дополнительной экспертизы нового термина могут привлекаться сотрудники других подразделений - специалисты в данной предметной области, назначенные распоряжением Генерального директора ООО "ХХХ" (ЭКСПЕРТ 2, ЭКСПЕРТ 3).
Примечание - Распоряжение об изменении состава экспертной группы готовит уполномоченный сотрудник ЕСС.
4.2.5 После устранения замечаний на основании ТЕРМ-1 исполнитель нормативного документа передает его в Единую службу справочников, где уполномоченный сотрудник ЕСС:
- Проверяет в нормативном документе исправление представленных им замечаний по форме ТЕРМ-1;
- Регистрирует новый термин в Корпоративном терминологическом справочнике ООО "ХХХ";
- После проверки НД и внесения новых терминов в КТС ООО "ХХХ", уполномоченный сотрудник ЕСС ставит отметку в нормативном документе о том, что терминологический контроль проведен. Нормативный документ возвращается исполнителю в течение Одного рабочего дня.
Примечание - После проведения терминологического контроля НД запрещается вносить какие-либо изменения в термины данного нормативного документа.
4.2.6 После прохождения терминологического контроля нормативный документ возвращается автору для последующего прохождения письменного согласования со всеми необходимыми лицами, согласно Положению «Система внутреннего нормативного регулирования ООО "ХХХ" (П-435 от 14.04.04).
5.1 При возникновении необходимости изменения или удаления термина в КТС ООО "ХХХ" инициатор данного действия заполняет Заявку на ввод (изменение, удаление) термина в КТС (ТЕРМ-1, см. Приложение Б). Заполненная форма передается в ЕСС, её электронная версия высылается на имя уполномоченного сотрудника ЕСС, ответственного за ведение КТС ООО "ХХХ".
Примечание: В ТЕРМ-1 заполняются следующие поля:
- Определение вида действия для каждого термина: Ввод нового термина, Изменение термина или Удаление термина;
- Название термина. Четкое и краткое название термина;
- Обозначение (сокращение) термина (при наличии);
- Предлагаемое Определение Термина в случае внесения нового термина в КТС ООО "ХХХ", либо уже существующее в справочнике (при изменении или удалении термина);
- Предлагаемое изменение определения термина в случае его редакции (при вводе нового или удалении старого термина ставим прочерк);
- Основание для изменения или удаления термина (для нового термина ставим прочерк);
- Единица измерения (шт., долл., упаковки, %, дни, месяцы или другие). Заполняется при наличии у термина единицы измерения, в противном случае – прочерк;
- ФИО и сокращенное название подразделения Инициатора;
- Источник данных (проект «название», справочник «название», книга «автор, название», номер и дата издания, прочая информация, ссылающаяся на зарегистрированное издание). В случае отсутствия источника данных в графе следует поставить «нет»;
- Примечание (заполняется при необходимости).
5.2 Сотрудник ЕСС регистрирует данную ТЕРМ-1 и, при необходимости, пересылает электронную копию документа участнику экспертной группы (см. пункт 4.2.4) для подтверждения решения об изменении или удалении термина КТС ООО "ХХХ". Срок данного действия – 1 рабочий день.
5.3 Эксперт рассматривает ТЕРМ-1 и вносит свои замечания и предложения в ТЕРМ-1. Затем пересылает ТЕРМ-1 сотруднику ЕСС. Срок данного действия – 1 рабочий день.
Примечание - Для дополнительного согласования изменения или удаления термина в КТС ООО "ХХХ" могут привлекаться другие эксперты (ЭКСПЕРТ 2, ЭКСПЕРТ 3).
5.4 После получения ТЕРМ-1 от эксперта сотрудник ЕСС распечатывает её, вносит необходимые изменения в КТС ООО "ХХХ" и делает запись в ТЕРМ-1 о том, что работа по изменению (удалению) термина КТС ООО "ХХХ" завершена. Далее копия ТЕРМ-1 возвращается исполнителю. Оригинал ТЕРМ-1 передается на архивное хранение в ЕСС. Срок выполнения действий составляет 1 рабочий день.
6 Порядок ввода нового термина в КТС ООО "ХХХ", не включенного в НД
6.1. При внесении новых терминов в КТС ООО "ХХХ", не содержащихся в нормативных документах, заполнение Заявки на ввод (изменение, удаление) термина в КТС (ТЕРМ-1) обязательно (см. Приложение Б И Примечание из пункта 5.1.). В данном случае ответственным лицом является инициатор. Заполненная форма передается в ЕСС, её электронная копия высылается на имя уполномоченного сотрудника ЕСС, ответственного за ведение КТС ООО "ХХХ".
6.2 Новый термин исследуется на правильность формулировки, достоверность содержания и по другим параметрам. Срок выполнения действий сотрудником ЕСС составляет 1 рабочий день.
6.3 Для решения разногласий по формулировке нового термина, инициируется запрос к участникам экспертной группы, которые рассматривают данный термин и делают соответствующие замечания и дополнения по нему.
Запрос осуществляется сотрудником ЕСС по внутренней электронной почте посредством ТЕРМ-1. При несогласии с предложенной формулировкой термина, эксперт предоставляет свои замечания и дополнения по данному термину в ТЕРМ-1 в поле ЭКСПЕРТ 1 и высылает электронную форму ТЕРМ-1 сотруднику ЕСС. Срок выполнения действий эксперта составляет 1 рабочий день.
Для дополнительной экспертизы нового термина могут привлекаться сотрудники других подразделений - специалисты в данной предметной области, назначенные распоряжением Генерального директора ООО "ХХХ" (ЭКСПЕРТ 2, ЭКСПЕРТ 3).
6.4 После получения ТЕРМ-1 от эксперта, сотрудник ЕСС распечатывает её, вводит новый термин в КТС ООО "ХХХ" и делает запись в ТЕРМ-1 о том, что работа по вводу нового термина КТС ООО "ХХХ" завершена. Далее копия ТЕРМ-1 возвращается исполнителю. Оригинал ТЕРМ-1 передается на архивное хранение в ЕСС. Срок выполнения действий составляет 1 рабочий день.
7 Разрешение разногласий в ходе терминологического контроля
7.1 При наличии разногласий в ходе терминологического контроля уполномоченным сотрудником ЕСС составляется Служебная записка о решении разногласий при внесении (изменении, удалении) терминов в терминологическом справочнике ООО "ХХХ" (ТЕРМ-2, см. Приложение Б), содержащая:
- состав экспертной комиссии с указанием должностей и ФИО экспертов;
- название термина;
- определение термина;
- мнения экспертов согласно ТЕРМ-1;
- ссылка на НД или ТЕРМ-1.
Срок составления ТЕРМ-2 - 1 рабочий день.
Ответственный: уполномоченный сотрудник ЕСС.
7.2 После составления ТЕРМ-2, уполномоченный сотрудник ЕСС передает форму на рассмотрение функциональному директору.
Примечание – в зависимости от функциональной области применения термина в ООО "ХХХ", окончательный вариант формулировки термина утверждается директором, курирующим данную функциональную область.
7.3 После ознакомления с мнением экспертной группы, функциональный директор принимает решение по каждому термину (колонка таблицы «Решение», см. приложение 3), утверждает и передает ТЕРМ-2 уполномоченному сотруднику ЕСС для внесения изменений в Корпоративный терминологический справочник ООО "ХХХ".
Срок внесения изменений в КТС – 1 рабочий день.
Ответственный: уполномоченный сотрудник ЕСС.
Поделиться
