Порядок стажировки сотрудников
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий Порядок вводится в целях повышения эффективности стажировки сотрудников ООО "ХХХ" и других компаний сегмента «Дистрибуция» «ООО "ХХХ"» и устанавливает общие требования к организации стажировки.
1.1.2 Требования настоящего Порядка должны знать и использовать в работе:
- Заместитель Генерального Директора по персоналу/Директор по персоналу ООО "ХХХ";
- руководитель Корпоративного университета ООО "ХХХ";
- руководитель и специалисты Группы обучения персонала Корпоративного университета ООО "ХХХ";
- руководители структурных подразделений и филиалов ООО "ХХХ" и других компаний сегмента «Дистрибуция» «ООО "ХХХ"».
1.1.3 Настоящий Порядок отменяет действие Документа:
- «Порядок организации стажировок для сотрудников филиалов ООО "ХХХ" № ПР-420 от 03.04.2001 г.
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем документе использованы ссылки на следующие документы:
- «Порядок введения в должность, адаптации и оценки новых сотрудников ХХХ» (ПР-535 от 29.10.2002 г.);
- Положение «Обучение и развитие сотрудников ООО "ХХХ" и ДЗО сегмента «Дистрибуция» «ООО "ХХХ"» рег. № П. HR-478.05 от 18.10.05.
1.3 Термины и определения, сокращения
1.3.1 В настоящем документе применяются следующие термины и определения:
Подразделение-инициатор – подразделение (филиал), направляющее своего сотрудника на стажировку;
Подразделение-куратор – подразделение (филиал), на базе которого проходит стажировка;
Стажировка - обучение, направленное на овладение и закрепление на практике умений и навыков, необходимых для выполнения функциональных обязанностей на занимаемой должности или на должности более высокого уровня.
1.3.2 В настоящем документе используются следующие сокращения:
ГОП КУ– Группа обучения персонала Корпоративного университета;
ГП ХХХ – головное предприятие ООО "ХХХ";
Компании СД – ДЗО сегмента «Дистрибуция» «ООО "ХХХ"»;
КУ – Корпоративный университет ООО "ХХХ";
ХХХ – ООО "ХХХ".
2 Описание стажировки
2.1 Цели и задачи Стажировки
2.1.1. Целью стажировки является повышение квалификации сотрудников компаний СД за счет овладения и закрепления умений и навыков, практически приобретаемых на конкретных рабочих местах.
2.1.2. Основными задачами стажировки являются:
- выявление потребности в стажировке различных категорий сотрудников с учетом бизнес-процессов в компаниях СД и корпоративных возможностей;
- разработка специализированных программ стажировки в соответствии с запланированным профессиональным развитием сотрудника;
- организация стажировки сотрудников;
- контроль эффективности стажировки.
2.2 Виды и направления стажировок
2.2.1.1 Введение в должность вновь принятого на работу сотрудника в целях детального ознакомления с функциональными, организационными, структурными особенностями ХХХ. Стажировка в этом случае является первичным обучением, ее продолжительность определяется непосредственным руководителем в пределах испытательного срока сотрудника. Программа стажировки включает знакомство с подразделениями, с которыми будет взаимодействовать сотрудник в ходе выполнения своих должностных обязанностей.
2.2.1.2 Краткосрочная стажировка (ознакомительная практика) руководящего состава и специалистов в лучших подразделениях и филиалах ХХХ, а также других компаниях СД проводится с целью освоения передового опыта работы. Продолжительность – от 1 до 5 дней.
2.2.1.3 Долгосрочная стажировка направлена на совершенствование профессиональных и управленческих навыков для эффективного выполнения должностных обязанностей при изменении характера труда, расширении сферы деятельности, а также после назначения на новую должность более высокой группы должностей или иной специализации. Продолжительность – более пяти дней.
2.2.2 Направления стажировок:
- стажировка сотрудника филиала ХХХ - в другом филиале ХХХ;
- стажировка сотрудника филиала в ГП ХХХ;
- стажировка сотрудника ГП ХХХ в других подразделениях ГП ХХХ;
- стажировка сотрудника ГП ХХХ в филиале;
- стажировка сотрудника ХХХ и его филиалов в другой компании СД;
- стажировка сотрудника компании СД в ЦПВ и его филиалах.
2.3 Условия прохождения стажировки
2.3.1 На стажировку направляются следующие сотрудники филиалов ХХХ:
2.3.1.1 Из одного филиала в другой: директор, коммерческий директор, исполнительный директор, главный бухгалтер, заведующий аптечным складом–провизор, начальник отдела складского хозяйства, начальники отделов (групп), менеджеры, специалисты (торговые представители, программисты и др.).
2.3.1.2 В ГП ХХХ: директор, коммерческий директор, исполнительный директор, начальник отдела складского хозяйства, начальники отделов (групп).
2.3.2 Стажировки сотрудников ГП ХХХ проводятся:
- для вновь назначенных сотрудников на должность от уровня заместителя начальника отдела, ранее не работавших в ХХХ - в других подразделениях ГП ХХХ;
- для сотрудников, чья профессиональная деятельность связана с курированием работы филиалов - в филиалах.
2.3.3 Решение о направлении на стажировку сотрудников других компаний СД инициируется их руководителями и согласовывается с руководителем компании, в которой будет проводится стажировка.
2.3.4 Расходы на стажировку закладываются в бюджете подразделения–инициатора.
3 Организация Стажировки
3.1 Исполнители
Для организации стажировки назначается куратор, отвечающий за проведение стажировки в целом, и ответственные за проведение занятий.
Куратор назначается руководителем структурного подразделения, в которое направляется стажер, из числа сотрудников, занимающих должности не ниже должности стажера.
Ответственными за проведение занятий назначаются сотрудники, участвующие в стажировке в качестве преподавателей.
3.2 Стажировка сотрудников филиалов ХХХ
3.2.1 Планирование стажировок
3.2.1.1 Ежеквартально, до 20 числа месяца, предшествующего началу квартала, филиалы представляют в ГОП КУ заявки о планируемых стажировках по форме СТ-1 согласно Приложению А.
3.2.1.2 Специалист ГОП КУ согласовывает заявки с директорами по филиалам соответствующего региона и составляет план-график стажировок сотрудников филиалов на квартал.
План-график стажировок согласовывается с заместителем Генерального Директора по персоналу/Директором по персоналу, заместителями Генерального Директора/Директорами по направлениям, утверждается заместителем Генерального Директора по продажам /Директором по продажам и в недельный срок доводится до заинтересованных подразделений.
3.2.1.3 КУ имеет право изменять сроки и место проведения стажировки, руководствуясь соображениями экономической целесообразности.
3.2.1.4 В случае возникшей производственной необходимости директор по филиалам региона или директор филиала по согласованию с директором филиала-куратора может инициировать внеплановую стажировку.
В данном случае за две недели до предполагаемой даты стажировки стажер высылает в ГОП КУ заявку по форме СТ-1 и план стажировки по форме СТ-2 (приложение Б). ГОП КУ рассматривает план, при необходимости вносит в него коррективы и передает на утверждение директору по филиалам региона.
3.2.2 Направление на стажировку
3.2.2.1 За пять рабочих дней до начала стажировки стажер высылает в ГОП КУ согласованный план стажировки по форме СТ-2.
3.2.2.2 За три рабочих дня до начала стажировки специалист ГОП КУ высылает стажеру (по электронному адресу секретаря филиала-инициатора) и куратору (по электронному адресу секретаря филиала-куратора) извещение о стажировке по форме СТ-3 согласно Приложению В и ее план.
3.2.2.3 При переносе сроков стажировки, новые сроки согласовываются с ГОП КУ и директором филиала-куратора не позднее, чем за одну неделю до предполагаемой даты начала стажировки.
3.2.3.2 Стажер обязан заблаговременно позаботиться о приобретении билетов, размещении в гостинице.
Для бронирования гостиницы и оформления пропуска на территорию он обязан не позднее, чем за трое суток до приезда связаться:
- при стажировке в филиале ХХХ - с секретарем филиала
- при стажировке в ГП ХХХ - с менеджером филиалов соответствующего региона.
3.2.3 Окончание стажировки вновь назначенного сотрудника
3.2.3.1 С целью подведения итогов стажировки и формирования плана работы на период испытательного срока в последний день стажировки стажер встречается со своим функциональным руководителем.
3.2.3.2 Стажер совместно с куратором заполняет форму «План ввода в должность» согласно «Порядку введения в должность, адаптации и оценки новых сотрудников ХХХ» (ПР-535 от 29.10.2002 г. ).
3.2.4 Организация стажировок вновь назначенных директоров и коммерческих директоров филиалов
3.2.4.1 Стажировки данной категории сотрудников организуются в течение одного месяца со дня назначения по инициативе директора по филиалам соответствующего региона.
Инициатор стажировки направляет в ГОП КУ заявку по форме СТ-1 вместе с рекомендациями по ее проведению.
3.2.4.2 Специалист ГОП КУ разрабатывает проект плана стажировки и передает его менеджеру филиалов региона для согласования с директором филиала-куратора, руководителями структурных подразделений ГП ХХХ, участвующих в стажировке, и утверждения у директора по филиалам соответствующего региона.
3.2.4.3 План стажировки включает следующие мероприятия:
- стажировку в одном-двух филиалах продолжительностью от одной недели: знакомство с процессом организации работы филиала в целом (обязательно для директора и коммерческого директора филиала);
- стажировку в ГП ХХХ продолжительностью до четырех дней: встречи с руководителями и менеджерами подразделений с целью обсуждения стандартов работы филиала по данному функциональному направлению (обязательно для директора филиала).
3.2.4.4 В план стажировки рекомендуется включить изучение деятельности следующих подразделений ГП ХХХ:
- Департамент продаж;
- Департамент маркетинга;
- Департамент закупок;
- Департамент товарных операций;
- Департамент персонала;
- Контрольно-аналитический отдел;
- Отдел финансового контроля;
- Административный отдел;
- Отдел бизнес процессов;
- Отдел безопасности;
- Юридический отдел.
По усмотрению директора по филиалам региона в план стажировки могут быть включены другие подразделения.
3.2.4.5 В последний день стажировки в ГП ХХХ стажер встречается с директором по филиалам региона с целью подведения итогов стажировки и формирования плана работы на период испытательного срока. Заполненная в соответствии с «Порядком введения в должность, адаптации и оценки новых сотрудников ХХХ» (ПР-535 от 29.10.2002 г.) форма «План ввода в должность» передается специалисту ГОП КУ.
3.3 Стажировка сотрудников головного предприятия ХХХ
3.3.2 Стажировка сотрудников ГП ХХХ инициируется руководителем подразделения, который за одну неделю до начала стажировки направляет в КУ заявку по форме СТ-1.
3.3.3 Инициатор стажировки при участии специалиста КУ составляет план стажировки (форма СТ-2), определяет куратора, ответственных за проведение занятий, организует согласование плана стажировки с руководителями подразделений (филиалов)– кураторов.
3.4 Стажировка сотрудников компаний сегмента «Дистрибуция»
3.4.1 Ежеквартально, до 20 числа месяца, предшествующего началу квартала, ответственные сотрудники компаний СД представляют в ГОП КУ заявки о планируемых стажировках по форме СТ-1.
3.4.2 Специалист ГОП КУ проводит согласование заявки с руководителями заинтересованных подразделений и составляет план-график стажировок на квартал.
План-график стажировок согласовывается с руководителем КУ и утверждается заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу.
3.4.3 В соответствии с план-графиком стажировок специалист ГОП КУ разрабатывает планы стажировок, согласует их с руководителями заинтересованных подразделений, утверждает у заместителя Генерального Директора по персоналу/Директора по персоналу и направляет стажеру.
3.4.4 Организация стажировок сотрудников компаний СД осуществляется в соответствии с п. п. 3.2.2.
3.4.5 Стажер обязан заблаговременно позаботиться о приобретении билетов, размещении в гостинице, связавшись со специалистом КУ (секретарем филиала) не позднее, чем за трое суток до приезда.
4 Отчетность и учет результатов стажировки
4.1 В течение трех рабочих дней после окончания стажировки стажер и куратор направляют по электронной почте отчеты по формам СТ-4 и СТ-5 согласно Приложениям Г и Д специалисту ГОП КУ, руководителю стажера и лично руководителю подразделения (филиала) – куратора.
4.2 Специалист ГОП КУ в конце каждого квартала составляет и представляет руководителю КУ, заместителю Генерального Директора по персоналу/Директору по персоналу и заместителю Генерального Директора по продажам/Директору по продажам отчет о прошедших за квартал стажировках.
5 Ответственность
5.1 Руководитель КУ обязан обеспечивать:
- выполнение данного Порядка;
- своевременное доведение плана-графика стажировок до руководителей заинтересованных подразделений.
5.2 Руководитель ГОП КУ обязан обеспечивать:
- планирование стажировок на основе выявленных потребностей и представленных заявок;
- разработку программ стажировки в соответствии с запланированным профессиональным развитием сотрудника;
- выполнение плана стажировок и своевременное предоставление отчетов.
5.3 Руководитель подразделения (директор филиала)-инициатора стажировки обязан обеспечивать:
- своевременное и качественное оформление заявок на стажировки;
- своевременно вносить предложения о переносе сроков стажировки;
- контролировать соблюдение сотрудниками подразделения плана стажировки и сроков представление отчетов.
5.4 Руководитель подразделения (директор филиала)-куратора обязан обеспечивать проведение стажировок в подразделении (филиале) в соответствии с их планом и своевременно вносить предложения о переносе сроков стажировки.
5.5 Контроль за организации и проведения стажировок сотрудников филиалов возлагается на директоров по филиалам регионов.
5.6 Куратор стажировки отвечает за:
- разработку совместно со стажером плана стажировки и содействие его исполнению;
- ознакомление стажера с нормативными документами, должностными инструкциями, методами работы и пр.;
- помощь в формировании у стажера успешных стилей и методов работы;
- подготовку заключения о профессиональных и личных качествах стажера и своевременную представление отчета специалисту ГОП КУ и руководителю стажера.
5.7 Стажер отвечает за:
- качественное выполнение плана стажировки в соответствии с установленными сроками;
- следование замечаниям и предложениям куратора стажировки;
- освоение передового опыта работы и использование его в последующей деятельности;
- своевременное предоставление специалисту ГОП КУ отчетных документов по результатам стажировки.
Поделиться
