Положение об отделе региональных складов
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела региональных складов ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", компаний сегмента «Дистрибуция», «ООО "ХХХ"».
1.1.2 Отдел региональных складов является структурным подразделением в составе Департамента товарных операций ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функцию по централизованному управлению складами филиалов ООО "ХХХ".
1.1.3 В своей деятельности ОРС руководствуется:
- Законодательством Российской Федерации;
- Уставом ООО "ХХХ";
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.);
- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05.2003 г.);
- Инструкцией «Заполнение формы ДФЭП СКЛ «Ключевые показатели работы складов филиалов ООО "ХХХ", работающих под ERP» (проект);
- «Заполнение формы ДФЭП СКЛ «Ключевые показатели работы складов филиалов ООО "ХХХ", работающих под WABC» » (проект);
- Внутрифирменными нормативными документами, регламентирующими процессы функционирования и взаимодействия подразделений ООО "ХХХ";
- настоящим Положением.
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00);
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция» (проект).
1.3 Сокращения
В настоящем Положении использованы следующие сокращения:
ГАО – группа анализа и отчетности;
ГРСФ – группа развития складов филиалов;
ДТО – департамент товарных операций;
ДРУ – директор регионального управления;
ДП – департамент продаж;
ДМ – департамент маркетинга;
ДПерс. – департамент персонала;
ДИТ – департамент информационных технологий;
ДИ – департамент инфраструктуры;
ДФЭП – дополнительные финансово-экономические показатели,
КПД – ключевые показатели деятельности;
ОРС – отдел региональных складов;
РПО – разработка программного обеспечения;
СОТиЗ – Служба организации труда и заработной платы;
ТМЦ – товарно-материальные ценности;
УООД – управление обеспечения операционной деятельности;
ФД – финансовый департамент.
2 Создание и ликвидация
2.1 ОРС создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ", согласованного с Президентом «ООО "ХХХ"».
2.2 Организационная структура ОРС согласовывается с Заместителем Генерального директора по операциям/Директором по операциям, Первым Заместителем Генерального директора, Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником ОРС или Начальником ДТО.
2.3 Штатное расписание ОРС согласовывается с Заместителем Генерального директора по операциям/Директором по операциям, Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником ОРС или Начальником ДТО.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав ОРС, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения структуры и штатной численности ОРС согласовываются с Заместителем Генерального директора по операциям/Директором по операциям, Первым Заместителем Генерального директора, Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником ОРС.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура ОРС построена по линейно-функциональному принципу.
3.2 В состав ОРС входят следующие подразделения:
- Администрация;
- Группа анализа и отчетности;
- Группа развития складов филиалов;
3.3 Деятельность структурных подразделений в составе ОРС регламентируется настоящим Положением.
3.4 Руководит ОРС Начальник ОРС, деятельность которого регламентируется Положением о Начальнике ОРС.
3.5 В непосредственном подчинении у Начальника ОРС находятся:
- Начальник Группы анализа и отчетности;
- Ведущие специалисты и специалисты Группы развития складов филиалов.
3.6 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри ОРС определяется Должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Заместителем Генерального директора по персоналу/Директором по персоналу.
4 Цель и задачи
4.1 Главные цели Отдела региональных складов:
– создание централизованной системы функционального управления региональными складами ООО "ХХХ";
– повышение эффективности логистических операций на складах филиалов за счет оптимального использования ресурсов:
· минимизация суммарных издержек на грузопереработку товара на складах филиалов;
· повышение уровня производительности труда на складах филиалов.
4.2 Задачами Отдела региональных складов являются:
4.2.1 Разработка методологической базы для централизованного функционального управления складами филиалов.
4.2.2 Совершенствование форм и методов взаимодействия между складами филиалов и ОРС.
5 Функции
5.1. Отдел региональных складов выполняет следующие функции:
5.1.1 Разработка параметров управления;
5.1.2 Оптимизация схем ключевых показателей деятельности (КПД) складов филиалов;
5.1.3 Разработка регламентов выполнения основных этапов складской обработки товара;
5.1.4 Централизованный мониторинг отклонений от утвержденных нормативов и регламентов;
5.1.5 Комплексный анализ динамики роста ключевых показателей деятельности (КПД) складов филиалов;
5.1.6 Выработка управленческих решений и влияний для поддержания нормативного уровня ключевых показателей деятельности (КПД) - по согласованию с ДРУ;
5.1.7 Осуществление плановой методической помощи управленческому персоналу складов филиалов (в том числе, и непосредственно на местах) – по согласованию с ДРУ;
5.1.8 Мотивация управленческого персонала складов филиалов на достижение ключевых показателей деятельности (КПД) складов филиалов.
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
6.1.1 Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в документах, регламентирующих взаимоотношения с функциональными подразделениями по всем вопросам операционной деятельности.
6.1.2 Взаимодействие с ФД и СОТиЗ по вопросам мотивации сотрудников ОРС, управленческого персонала и производственного персонала складов филиалов;
6.1.3 Взаимодействие с ДП по вопросу исполнения планов по отгрузкам в филиалах и регионах;
6.1.4 Взаимодействие с УООД по вопросам выработки и изменений региональной политики обслуживания клиентов и стандартов обслуживания клиентов филиалов;
6.1.5 Взаимодействие со Службой производственного обучения по вопросам подбора, обучения и мотивации сотрудников ОРС и складов филиалов;
6.1.6 Взаимодействие с ДИТ по вопросу реализации РПО, инициированных ОРС;
6.1.7 Взаимодействие с ДИ по вопросам:
· обеспечения ОРС материалами (ст. «Прочие материалы»), необходимыми для деятельности отдела;
· оформления, получения, списания и учета ТМЦ;
6.2 Взаимодействие с компаниями сегмента «Дистрибуция»
6.2.1 Взаимодействие основано на принципах управления сегментом «Дистрибуция», закрепленных в следующих документе «Принципы организационного управления сегментом «Дистрибуция»» (проект);
6.2.2 Взаимодействие с компаниями сегмента «Дистрибуция» и прочими ДЗО «ООО "ХХХ"» в рамках информационного обмена в целях эффективного обеспечения деятельности Начальника ОРС в рамках совместных проектов (в пределах своих функций).
6.3 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»
Взаимодействие основано на принципах, закрепленных документе «Исходные принципы информационного взаимодействия «ООО "ХХХ"» и ООО "ХХХ" (№ ПРН-01/01от 29.10.2003г.).
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Деятельности Отдела региональных складов осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели ОРС на год устанавливаются Начальником ОРС, согласовываются Начальником ДТО, Заместителем Генерального директора по операциям/Директором по операциям и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник ОРС представляет Первому Заместителю Генерального директора и Генеральному директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности ОРС и достижении стратегических целей.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы ОРС Начальник ОРС предоставляет отчет Начальнику ДТО.
8.4 Отчетные и аналитические материалы ОРС могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником ОРС и Начальником ДТО.
9 Ключевые показатели деятельности
В качестве ключевых показателей деятельности ОРС, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются:
9.1 Производительность труда персонала ОСХ филиалов:
- количество набираемых позиций на одного сотрудника склада в сутки;
- количество набираемых упаковок на одного сотрудника склада в сутки.
9.2 Количество позиций, набранных силами персонала на складах филиалов.
9.3 Количество обработанных заказов клиентов в филиалах.
9.4 Качество обслуживания покупателей (уровень сервиса).
9.5 Абсолютные и относительные нормативные значения ключевых показателей деятельности планируются для ОРС в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
10 Права
ОРС наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия ОРС осуществляет Начальник ОРС:
10.1 Выносит на рассмотрение Начальника ДТО предложения по совершенствованию деятельности Компании и ее структурных подразделений в области управления деятельностью региональных складов.
10.2 Участвует в подготовке перспективных планов развития ОРС, составлении бюджета.
10.3 Знакомится с проектами решений руководства ДТО, касающимися деятельности ОРС, а также оценкой эффективности работы ОРС.
10.4 Получает от руководства ООО "ХХХ" информацию, касающуюся деятельности Компании, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы ОРС.
10.5 Привлекает к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц, с заключением соответствующих договоров.
10.6 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации и экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции ОРС.
10.7 Дает заключения и замечания, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование.
10.8 Согласовывает нормативные и регламентирующие документы (касающиеся управления складами филиалов).
10.9 Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач ОРС.
10.10 Запрашивает и получает все необходимые для полноценной работы ОРС товарно-материальные ресурсы.
10.11 Инициирует регламентацию и оптимизацию бизнес-процессов деятельности Компании, направленную на повышение эффективности управления деятельностью складов филиалов ООО "ХХХ".
11 Ответственность
11.1 Начальник Отдела региональных складов несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части функционального управления складами филиалов ООО "ХХХ" в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник ОРС несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции ОРС.
Поделиться
