Положение об отделе доставки
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела доставки ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ".
1.1.2 Отдел доставки является структурным подразделением в составе Департамента товарных операций ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по обеспечению поставочно-сбытовых программ Компании, а также Компаний сегмента «Дистрибуция» и «ООО "ХХХ"».
1.1.3 В своей деятельности Отдел доставки руководствуется:
- законодательством Российской Федерации;
- Уставом ООО "ХХХ";
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.);
- Федеральными нормативными актами, регламентирующими перевозку грузов;
- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.);
- Приказами и распоряжениями Министерства здравоохранения РФ;
- настоящим Положением.
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00);
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01);
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция».
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
АОМ - Аптечный отдел «Москва»;
АОП - Аптечный отдел «Подмосковье»;
ГРД - Группа региональной доставки;
ГДА - Группа доставки аптек;
ГП - Головное предприятие;
ДТО - Департамент товарных операций;
ОД - Отдел доставки;
ТТН - Товарно-транспортная накладная;
ТЭО - Технико-экономическое обоснование;
ТМЦ - Товарно-материальные ценности;
ФЭВ - Финансово-экономические вопросы;
ЧОП - Частное охранное предприятие.
2 Создание и ликвидация
2.1 Отдел доставки создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ", согласованного с Президентом «ООО "ХХХ"».
2.2 Организационная структура Отдела доставки согласовывается с Заместителем генерального директора по операциям / Директором по операциям, Первым заместителем генерального директора, Заместителем генерального директора по персоналу / Директором по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником отдела доставки или Начальником департамента товарных операций.
2.3 Штатное расписание Отдела доставки согласовывается с Заместителем генерального директора по операциям / Директором по операциям, Заместителем генерального директора по персоналу / Директором по персоналу ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником отдела доставки или Начальником департамента товарных операций.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав Отдел доставки, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от роста Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения структуры и штатной численности Отдела доставки согласовываются с Заместителем генерального директора по операциям / Директором по операциям, Первым заместителем генерального директора, Заместителем генерального директора по персоналу / Директором по персоналу и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником отдела доставки.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура Отдела доставки построена по функциональному принципу.
3.2 В состав Отдела доставки входят следующие подразделения:
- Администрация;
- Группа региональной доставки;
- Группа доставки аптек.
3.3 Руководит Отделом доставки Начальник ОД, деятельность которого регламентируется Положением о Начальнике ОД.
3.4 В непосредственном подчинении у Начальника ОД находятся:
- Старший менеджер по ФЭВ;
- Экономист;
- Инженер-аналитик;
- Начальник Группы региональной доставки;
- Начальник Группы доставки аптек.
3.6 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Отдела доставки определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Заместителем генерального директора по персоналу / Директором по персоналу ООО "ХХХ".
4 Цель и задачи
4.1 Главная цель Отдела доставки – своевременное, оптимальное и качественное транспортное обеспечение поставочно-сбытовых программ Компании на высоком сервисном уровне.
4.2 Задачами Отдела доставки являются:
4.2.1 Совершенствование культуры обслуживания клиентов Компании, расширение сервисных услуг, в части доставки заказов;
4.2.2 Оптимизация процесса перевозки грузов и сокращение затрат на их перевозку;
4.2.3 Развитие и внедрение новых технологий планирования маршрутов доставки;
4.2.4 Принятие мер по минимизации рисков при перевозке грузов;
4.2.5 Планирование и исполнение бюджета по расходам на перевозку, сопровождение и страхование грузов;
4.2.6 Повышение эффективности использования автотранспорта;
4.2.7 Развитие сети депо-складов Московского региона;
4.2.8 Обеспечение высокого качества оборота товарно-сопроводительной документации.
5 Функции
5.1 Отдел доставки выполняет следующие функции:
5.1.1 Планирование и транспортное обеспечение перевозки грузов Компании ООО "ХХХ", Компаний сегмента «Дистрибуция», «ООО "ХХХ"».
5.1.2 Контроль подготовки сопроводительных документов для перевозки грузов: ТТН, сертификатов, накладных на товар, прочих документов.
5.1.3 Взаимодействие с транспортными организациями, экспедиторскими фирмами, агентами, охранными фирмами и страховыми Компаниями по заключению договоров, заказу автомобильного транспорта и доставке грузов авиационным и железнодорожным транспортом, отправленных клиентам и в филиалы, обеспечению доставки товара от поставщиков.
5.1.4 Экспедирование грузов в Московском регионе.
5.1.5 Страхование перевозки грузов.
5.1.6 Планирование бюджета по затратам на перевозку, вооруженное сопровождение и страхование грузов по статьям:
· «Доставка товара в филиалы»;
· «Услуги по доставке товара покупателям»;
· «Охрана товара в пути»;
· «Услуги по доставке товара от поставщиков»;
· «Страхование перевозки грузов»;
5.1.7 Контроль исполнения бюджета по затратам на доставку грузов, инициирование корректировки бюджета.
5.1.8 Входной контроль правильности выставления платежей внешними организациями за оказание услуг по доставке, сопровождению и страхованию грузов.
5.1.9 Планирование водительских заданий и доставка заказов клиентам ООО "ХХХ" Московского региона.
5.1.10 Управление рисками при обеспечении процесса перевозки грузов.
5.1.11 Разбор претензий по качеству и срокам доставки и контроль над выполнением решений по их урегулированию, включая урегулирование страховых случаев.
5.1.12 Осуществление оперативных мероприятий по повышению эффективности доставки, включая оптимизацию маршрутов и затрат на перевозку грузов.
5.1.13 Контроль акцептации товарных накладных, трансформация электронных документов в конечные разделы и нормализация разделов информационной системы.
5.1.14 Мониторинг основных показателей деятельности ОД, анализ проблем, подготовка и принятие решений для их устранения.
5.1.15 Анализ затрат на перевозку грузов, оптимизация грузоперевозок с целью сокращения затрат.
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ"
6.1.1 Взаимодействие с Отделом отечественных поставщиков Департамента закупок по вопросу доставки товара в ГП от поставщиков Московского региона.
6.1.2 Взаимодействие с Региональными управлениями Департамента продаж по вопросу получения документов для отправки в филиалы.
6.1.3 Взаимодействие с отделами Департамента продаж по вопросам:
- получения заявок на доставку товара, поручений на экспедирование;
- дополнительных заданий.
6.1.4 Взаимодействие с Отделом Центральный склад по вопросам:
- получения товара с комплектом товаросопроводительных документов;
- получения товарно-материальных ценностей, форм ТМЦ–2 и накладных на ТМЦ, для отгрузки ТМЦ в филиалы и клиентам ООО "ХХХ".
6.1.5 Взаимодействие с Отделом обслуживания покупателей Департамента продаж по вопросу получения документов для осуществления физических и фиктивных возвратов (акты, возвратные накладные, с/з на возврат и пр.).
6.1.6 Взаимодействие с Отделом управления инфраструктурой по вопросам:
- получения материальных средств, для работы отдела, согласно заявкам или служебным запискам (ТМЦ-4);
- согласования графиков отгрузки ТМЦ и расходных материалов в филиалы.
6.1.7 Взаимодействие с Отделом логистики Департамента закупок по вопросам:
- формирования графика отгрузки товара в филиалы;
- внеплановых отгрузок товара в филиалы.
6.1.8 Взаимодействие с Департаментом информационных технологий по вопросу отгрузки в регионы компьютерной техники и комплектующих.
6.1.9 Взаимодействие с подразделениями Департамента маркетинга по вопросу отгрузки рекламной продукции и подарков в регионы.
6.1.10 Взаимодействие с Финансовым департаментом по вопросам:
- согласования договоров на перевозку грузов;
- передачи счетов на оплату услуг по перевозке грузов;
- охране грузов в пути;
- страхованию перевозки грузов;
- предоставлению документов для планирования бюджета.
6.1.11 Взаимодействие с Юридическим отделом по вопросам:
- согласования договоров на перевозку грузов;
- юридической консультации и поддержки в рамках проектно-договорной работы ОД;
- согласования нормативной документации.
6.1.12 Взаимодействие с Транспортным отделом по вопросу координации действий ОД и ТО в области предоставления автотранспорта.
6.1.13 Взаимодействие со Службой персонала ДТО по вопросу организации комплекса мероприятий связанных с вопросами найма, учета и оформления сотрудников.
6.2 Взаимодействие с компаниями сегмента «Дистрибуция»
6.2.1 Взаимодействие с ООО «ООО "ХХХ" - СВМ» по вопросу получения и исполнения заявок на транспортно-экспедиционное обслуживание.
6.2.2 Взаимодействие с ООО «РИГЛА» по вопросу получения и исполнения заявок на транспортно-экспедиционное обслуживание.
6.3 Взаимодействие со структурными подразделениями «ООО "ХХХ"»
6.3.1 Взаимодействие с ООО «ТС Транссервис» по вопросу таможенного оформления грузов для клиентов ОЭ и МБ.
6.3.2 Взаимодействие с ООО ЧОП «РУСБ» по вопросам:
- планирования графика вооруженных сопровождений;
- оформления пакета документов, необходимых для вооруженного сопровождения грузов;
- урегулирования претензий к ООО ЧОП «РУСБ» в случаях утраты груза по вине сопровождения.
6.4 Взаимодействие с внешними Компаниями
6.4.1 Взаимодействие с перевозчиками, экспедиторами, частными охранными предприятиями, страховыми Компаниями по вопросам получения и предоставления:
- документов на оплату услуг (счета, акты приемки-сдачи выполненных работ, счета-фактуры, акты приемки-передачи груза, ТНТ, копии путевых листов);
- информационных и претензионных писем, тарифных соглашений, дополнений к договорам;
- заявок на перевозку и экспедирование грузов.
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Деятельность Отдела доставки осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели Отдела доставки на год устанавливаются Начальником ОД, согласуются с Начальником ДТО и утверждаются Заместителем Генерального директора по операциям/Директором по операциям ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00);
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник ОД представляет Начальнику ДТО и Заместителю Генерального директора по операциям/Директору по операциям ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности Отдела доставки и достижении стратегических целей;
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Отдела доставки Начальник ОД предоставляет отчет Начальнику ДТО;
8.4 Отчетные и аналитические материалы Отдела доставки могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником ОД или с Начальником ДТО.
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Отдела доставки, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются:
9.1.1 Мощности товарных операций:
- общее количество автотранспорта, используемого ЗАО Фирмой ООО "ХХХ" для доставки товара клиентам;
- количество единиц собственного автотранспорта, используемого ЗАО Фирмой ООО "ХХХ" для доставки товара клиентам;
- количество единиц автотранспорта, привлекаемого по аутсорсингу для доставки товара клиентам.
9.1.2 Показатели эффективности товарных операций:
- эффективность использования автотранспорта, осуществляющего доставку товара из ГП в филиалы;
- эффективность использования автотранспорта, осуществляющего доставку товара клиентам Московского региона;
9.1.3 Издержки товарных операций:
- затраты на перевозки.
10 Права
Отдел доставки наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Отдела доставки осуществляет Начальник ОД:
10.1 Вносит на рассмотрение Начальника ДТО предложения по совершенствованию деятельности отдела и его структурных подразделений.
10.2 Участвует в подготовке перспективных планов развития ОД, составлении бюджета.
10.3 Знакомится с проектами решений руководства ДТО, касающимися деятельности Отдела доставки, а также оценкой эффективности работы Отдела доставки.
10.4 Получает от руководства ДТО информацию, касающуюся обеспечения поставочно-сбытовых программ Компании, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы Отдела доставки.
10.5 Осуществляет расходование денежных средств Компании в рамках бюджета Отдела доставки ООО "ХХХ".
10.6 Привлекает к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц, с заключением соответствующих договоров.
10.7 Направляет в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, дает указания и экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции Отдела доставки.
10.8 Дает заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование.
10.9 Запрашивает и получает из структурных подразделений ООО "ХХХ" необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач Отдела доставки.
10.10 Вносит на рассмотрение Начальника ДТО предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и других нормативных документов Компании.
10.11 Запрашивает и получает все необходимые для работы товарно-материальные ресурсы.
11 Ответственность
11.1 Начальник ОД несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части обеспечения поставочно-сбытовых программ Компании в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник ОД несет ответственность за риски, возникающие в сфере компетенции Отдела доставки.
Поделиться
