Положение об отделе документооборота и регламентации
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела документооборота и регламентации ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", внешних Компаний.
1.1.2 Отдел документооборота и регламентации является структурным подразделением в составе Департамента персонала (ДПерс) ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции по документационному, нормативному и административному обеспечению управления.
1.1.3 В своей деятельности Отдел документооборота и регламентации руководствуется:
- законодательством Российской Федерации;
- Трудовым Кодексом РФ,
- Уставом ООО "ХХХ";
- Положением о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.2007);
- Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.2000);
- Положением о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.2001);
- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.);
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.);
- Положением «О Начальнике Отдела документооборота и регламентации ООО "ХХХ";
- настоящим Положением.
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Положение о работе с документированной информацией, содержащей коммерческую тайну ООО "ХХХ" (П-195 от 06.10.1999);
2. Политика в области документационного обеспечения ООО "ХХХ" (ПЛ. SL-2 от 13.11.2003);
3. Положение «Система внутреннего нормативного регулирования ООО "ХХХ" (П-435 от 14.04.2004);
4. Положение «Делегирование полномочий в ЗАО Фирме ООО "ХХХ" (П-481 от 28.10.2005);
5. Положение «Делопроизводство управленческих документов ООО "ХХХ" (П-491 от 27.05.2006);
6. Положение «Организация работы с конфиденциальными документами, содержащими коммерческую тайну ООО "ХХХ" (П-510 от 25.04.2007);
7. Порядок «Разработка и издание приказов и распоряжений по основной деятельности ООО "ХХХ" (ПР-659 от 19.05.2004);
8. Порядок Информационного обмена с филиалами ООО "ХХХ" (ПР-483 от 30.05.02),
9. Порядок «Издание решений по деятельности комитетов ООО "ХХХ" (ПР. DS-713.05 от 02.02.2005);
10. Порядок информационного обмена с контрагентами (ПР-502 от 24.07.2002);
10. Порядок организации подписки на периодические издания в ООО "ХХХ" (ПР-530 от 11.10.2002).
11. Инструкция по централизованному обеспечению командируемых сотрудников ООО "ХХХ" проездными документами и бронированием номеров в гостиницах (И-166 от 29.11.2001).
В настоящем Положении использованы следующие сокращения:
ВНД – внутренние нормативные документы;
ВРГ – временные рабочие группы;
ДПерс – Департамент персонала;
ГП – Головное предприятие;
ОДР - Отдел документооборота и регламентации;
ОРД – организационно-распорядительные документы;
ПО – программное обеспечение;
СДП – Система делегирования полномочий;
ТМЦ – товарно-материальные ценности;
IT – информационные технологии.
2.1 Отдел документооборота и регламентации создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Организационная структура Отдела документооборота и регламентации согласовывается с Заместителем генерального директора по персоналу и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению организационной структуры вносятся Начальником ОДР или Заместителем генерального директора по персоналу.
2.3 Штатное расписание Отдела документооборота и регламентации согласовывается с Заместителем генерального директора по персоналу ООО "ХХХ" и утверждается приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения по изменению штатного расписания вносятся Начальником ОДР или Заместителем генерального директора по персоналу.
2.4 Количество и наименование подразделений, входящих в состав ОДР, численность работающих в них сотрудников может меняться в зависимости от организационно-функциональных и структурных изменений Компании, изменения специфики ее деятельности. Изменения Целей и Организационно-функциональной структуры ОДР согласовываются с Заместителем генерального директора по персоналу и утверждаются приказом Генерального директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся Начальником ОДР.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура Отдела документооборота и регламентации построена по линейно-функциональному принципу.
3.2 Организационно-функциональная структура Отдела документооборота и регламентации приведена в Приложении А.
3.3 Деятельность структурных подразделений в составе Отдела документооборота и регламентации регламентируется настоящим Положением.
3.4 Руководит Отделом документооборота и регламентации Начальник ОДР, деятельность которого регламентируется Положением «О Начальнике Отдела документооборота и регламентации ООО "ХХХ".
3.5 В непосредственном подчинении у Начальника ОДР находятся все сотрудники отдела.
3.6 Порядок назначения на должность и освобождения от должности, распределение обязанностей внутри Отдела документооборота и регламентации определяется должностными инструкциями сотрудников подразделения, утверждаемыми Заместителем генерального директора по персоналу ООО "ХХХ".
4.1 Главная цель Отдела документооборота и регламентации – документационное, нормативное и административное обеспечение эффективного управления Компанией через развитие и поддержку функций систем делопроизводства и информационного обмена, регламентации, делегирования полномочий и общего администрирования.
4.2 Подцелями Отдела документооборота и регламентации являются:
4.2.1 Управление информационным обменом Компании с внешними организациями;
4.2.2 Управление делопроизводством внутренних организационно-распорядительных документов Компании;
4.2.3 Управление делопроизводством внутренних нормативных документов Компании;
4.2.4 Администрирование системы делегирования полномочий Компании;
4.2.5 Администрирование работы Временных рабочих групп Компании;
4.2.6 Административное обеспечение деятельности Компании.
5 Функции
Функции, выполняемые Отделом документооборота и регламентации, приведены в Приложении А.
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями ООО "ХХХ".
6.1.1 ОДР взаимодействует со структурными подразделениями по вопросам документационного, нормативного и административного обеспечения управления. Взаимодействие основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
6.1.1.1 Положение о работе с документированной информацией, содержащей коммерческую тайну ООО "ХХХ" (П-195 от 06.10.1999);
6.1.1.2 Положение «Система внутреннего нормативного регулирования ООО "ХХХ" (П-435 от 14.04.2004);
6.1.1.3 Положение «Делегирование полномочий в ЗАО Фирме ООО "ХХХ" (П-481 от 28.10.2005);
6.1.1.4 Положение «Делопроизводство управленческих документов ООО "ХХХ" (П-491 от 27.05.2006);
6.1.1.5 Положение «Организация работы с конфиденциальными документами, содержащими коммерческую тайну ООО "ХХХ" (П-510 от 25.04.2007);
6.1.1.6 Стандарт предприятия "Требования к оформлению, изложению и построению ВНД ООО "ХХХ" (СП-66 от 10.05.2004).
6.1.1.7 Порядок "Проведение нормоконтроля ВНД ООО "ХХХ" (ПР-656 от 09.06.2005).
6.1.1.8 Порядок "Разработка, согласование и утверждение внутренних нормативных документов ООО "ХХХ" (ПР-723 от 24.03.2005).
6.1.1.9 Порядок "Регистрация, доведение и хранение ВНД ООО "ХХХ" (ПР-660 от 01.06.2004).
6.1.1.10 Порядок «Актуализация внутренних нормативных документов ООО "ХХХ" (ПР-691 от 10.10.2004).
6.1.1.11 Порядок "Организация и применение сервиса Intranet "Документы" (ПР-654 от 17.04.2004).
6.1.1.12 Порядок "Документальное оформление делегирования полномочий в ЗАО Фирме ООО "ХХХ" (ПР-773.05 от 28.10.2005).
6.1.1.13 Инструкция Администрирование базы данных "Делегирование полномочий в ЗАО Фирме ООО "ХХХ" (программы "DePo") (И-172.05, версия 2 20.09.2005)
6.1.1.14 Порядок "Деятельность Временных рабочих групп" (ПР. PM-501.06, версия 2 от 26.06.2006).
6.1.1.15 Порядок «Разработка и издание приказов и распоряжений по основной деятельности ООО "ХХХ" (ПР-659 от 19.05.2004);
6.1.1.16 Порядок "Хранение приказов и распоряжений по основной деятельности ООО "ХХХ" (ПР 671.04 от07.07.2004).
6.1.1.17 Порядок Информационного обмена с филиалами ООО "ХХХ" (ПР-483 от 30.05.02),
6.1.1.18 Порядок «Издание решений по деятельности комитетов ООО "ХХХ" (ПР. DS-713.05 от 02.02.2005);
6.1.1.19 Порядок информационного обмена с контрагентами (ПР-502 от 24.07.2002);
6.1.1.20 Порядок организации подписки на периодические издания в ООО "ХХХ" (ПР-530 от 11.10.2002).
6.1.1.21 Инструкция по централизованному обеспечению командируемых сотрудников ООО "ХХХ" проездными документами и бронированием номеров в гостиницах (И-166 от 29.11.2001).
6.1.1.22 Порядок использования помещений ГП ООО "ХХХ" предназначенных для проведения переговоров, совещаний, презентаций, семинаров и конференций (ПР-490 от 21.02.2006).
6.1.1.23 Инструкция по заказу переводческих услуг (И-260 от 22.08.2003).
6.1.2 ОДР взаимодействует с подразделениями Департамента персонала по вопросам получения/передачи:
6.1.2.1 Расчетных ежемесячных листов сотрудников ОДР;
6.1.2.2 Расчетных данных по мотивации (премированию/депримированию) сотрудников;
6.1.2.3 Ежемесячного табельного учета сотрудников ОДР;
6.1.2.4 Подбора кадров на вакансии ОДР;
6.1.2.5 Обучения сотрудников.
6.1.3 ОДР взаимодействует с подразделениями Департамента информационных технологий по вопросам:
6.1.3.1 Обеспечения и обслуживания IT-оборудования;
6.1.3.2 Обеспечения, обслуживания и установки ПО.
6.1.4 ОДР взаимодействует с Отделом управления инфраструктуры по вопросам:
6.1.4.1 Обеспечения материалами и ТМЦ, необходимыми для деятельности отдела.
6.1.5 ОДР взаимодействует с Отделом безопасности по вопросам:
6.1.5.1 Конфиденциального делопроизводства;
6.1.5.2 Применения технических средств защиты конфиденциальной информации.
6.2 Взаимодействие с внешними компаниями
6.2.1 Взаимодействие Отдела документооборота и регламентации с внешними компаниями осуществляется на договорной основе и основано на принципах, закрепленных в следующих документах:
6.2.1.1 «Положение об организации договорно-правовой работы в Фирме ООО "ХХХ" (П-264 от 10.01.2001).
6.2.1.2 «Порядок информационного обмена с контрагентами» от 24.07.2002 № ПР-502;
6.2.1.3 «Порядок организации подписки на периодические издания в ООО "ХХХ" (ПР-530 от 11.10.2002).
6.2.1.4 «Инструкция по централизованному обеспечению командируемых сотрудников ООО "ХХХ" проездными документами и бронированием номеров в гостиницах» (И-166 от 29.11.2001).
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Планирование деятельности Отдела документооборота и регламентации осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-509 от 21.04.2007), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального директора ООО "ХХХ".
7.2 Стратегические цели Отдела документооборота и регламентации на год устанавливаются Начальником ОДР, согласовываются с Заместителем генерального директора по персоналу и утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ".
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность Отдела документооборота и регламентации ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник Отдела документооборота и регламентации представляет Генеральному директору ООО "ХХХ" годовой отчет о деятельности ОДР.
8.3 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы Отдела документооборота и регламентации Начальник ОДР предоставляет отчет Заместителю генерального директора по персоналу.
8.4 Отчетные и аналитические материалы Отдела документооборота и регламентации могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Заместителем генерального директора по персоналу или с Генеральным директором ООО "ХХХ".
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Отдела документооборота и регламентации, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются показатели приведенные в Приложении Б «Ключевые показатели деятельности Отдела документооборота и регламентации».
9.2 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для ОДР в рамках стратегического планирования на год вперед и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
Отдел документооборота и регламентации наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Отдела документооборота и регламентации осуществляет Начальник Отдела документооборота и регламентации.
Функции, права и полномочия Начальника Отдела документооборота и регламентации приведены в Положении о Начальнике Отдела документооборота и регламентации.
11 Ответственность
11.1 Начальник Отдела документооборота и регламентации несет ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за достижение поставленных целей и выполнение Плана стратегического развития в части документационного и административного обеспечению управления Компанией в соответствии с Трудовым Кодексом и законодательством РФ.
11.2 Начальник Отдела документооборота и регламентации несет ответственность за административные риски, возникающие в сфере компетенции Отдела документооборота и регламентации.
документооборот в организацииположение о документооборотеположение о документообороте на предприятииприказ о документообороте на предприятииорганизация документооборота в организациидокументооборот и делопроизводствоположение о документообороте в организации