Положение о начальнике административного отдела

Положение о начальнике административного отдела

1 Общие положения

1.1 Область применения

1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим задачи, функции, полномочия и ответственность Начальника Административного отдела (далее начальник АдмО), регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений ООО "ХХХ" и внешних компаний.

1.1.2 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.

1.1.3 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ"

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:

1. Устав ООО "ХХХ";

2. Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО "ХХХ" (Рег. № ПРАВИЛА. HR-1.06 от 24.02.2004);

3. Методические рекомендации руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" ("настольная книга" начальника отдела ООО "ХХХ", М-99 от 12.05.03);

4. Положение «Об Административном отделе ООО "ХХХ" (версия 3, проект, 2007).

1.3 Сокращения

В настоящем Положении использованы следующие сокращения:

АдмО – Административный отдел;

БД – база данных;

ВНД – внутренние нормативные документы;

ВРГ – временные рабочие группы;

ГП – головное предприятие;

Компания - ООО "ХХХ";

ОРД – организационно-распорядительные документы;

ТДП – таблица делегирования полномочий.

2 Создание и ликвидация должности. Назначение и освобождение от должности

2.1 Создание, переименование и ликвидация должности Начальника АдмО осуществляется по приказу Генерального директора ООО "ХХХ".

2.2 Назначение на должность Начальника АдмО и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора ООО "ХХХ".

3 Место должности в организационной структуре

3.1 Начальник АдмО Подчиняется непосредственно Начальнику Управления корпоративного развития.

3.2 На время своего отсутствия Начальник АдмО замещается Ведущим специалистом.

3.3 В непосредственном подчинении у Начальника АдмО находятся подразделения Административного отдела:

-  Группа документооборота;

-  Группа регламентации.

4 Задачи

4.1 Основными задачами Начальника АдмО являются:

4.1.1 Организация и управление информационным обменом Компании с внешними организациями;

4.1.2 Организация и управление делопроизводством внутренних организационно-распо-рядительных документов Компании (ОРД);

4.1.3 Организация и управление делопроизводством внутренних нормативных документов Компании (ВНД);

4.1.4 Организация процесса администрирования системы делегирования полномочий Компании;

4.1.5 Организация и управление административным обеспечением деятельности Компании;

4.1.6 Общее руководство АдмО.

5 Функции

Начальник АдмО выполняет следующие функции:

5.1.1 Организация и управление информационным обменом Компании с внешними организациями

5.1.1.1 Организация и контроль получения, сортировки, отправки внешней корреспонденции.

5.1.1.2 Организация и контроль регистрации, ведения журналов регистрации.

5.1.1.3 Организация и контроль доведения внешней корреспонденции адресатам.

5.1.1.4 Обеспечение контроля затрат по осуществлению внешнего документооборота.

5.1.2 Организация и управление делопроизводством внутренних организационно-распорядительных документов Компании (ОРД)

5.1.2.1 Организация и проведение контроля проектов ОРД.

5.1.2.2 Организация и контроль получения подписанных/утвержденных ОРД, их регистрации, доведения по ГП (через лотки, лично при необходимости).

5.1.2.3 Организация и контроль регистрации, визирования на отправку, доведения ОРД в филиалы (с оказией, по электронной почте).

5.1.2.4 Организация и контроль ведения журналов, баз данных ОРД.

5.1.2.5 Организация и контроль архивирования и уничтожения ОРД.

5.1.2.6 Организация работ по совершенствованию документооборота ОРД (внедрение элементов электронного документооборота).

5.1.3 Организация и управление делопроизводством внутренних нормативных документов Компании (ВНД)

5.1.3.1 Организация и контроль получения проектов ВНД от исполнителей, отправки проектов исполнителям.

5.1.3.2 Организация проведения нормоконтроля проектов ВНД, ведения мониторинга нормоконтроля.

5.1.3.3 Организация и контроль регистрации утвержденных ВНД.

5.1.3.4 Организация и контроль ведения электронных баз данных ВНД и типовых форм, администрирования сервиса Интранет «Документы».

5.1.3.5 Организация и контроль доведения ВНД по ГП (через лотки. лично, по электронной почте), визирования на отправку, отправки в филиалы (по электронной почте).

5.1.3.6 Организация и контроль архивирования и уничтожения ВНД.

5.1.3.7 Организация и контроль процесса актуализации ВНД.

5.1.4 Организация процесса администрирования системы делегирования полномочий Компании

5.1.4.1 Организация и контроль получения проектов распоряжений, таблиц делегирования полномочий (ТДП) от исполнителей, отправки проектов исполнителям.

5.1.4.2 Организация проведения нормоконтроля проектов распоряжений, ТДП, ведение мониторинга нормоконтроля.

5.1.4.3 Организация и контроль регистрации утвержденных распоряжений, ТДП.

5.1.4.4 Организация и контроль администрирования БД «Делегирование полномочий ООО "ХХХ".

5.1.4.5 Организация и контроль архивирования распоряжений, ТДП.

5.1.4.6 Организация и контроль процесса актуализации распоряжений, ТДП.

5.1.5 Организация и управление административным обеспечением деятельности Компании

5.1.5.1 Организация и контроля обеспечение внешнего оперативного взаимодействия по телефону (ресепшн), факсу и Интернету.

5.1.5.2 Организация и контроль обеспечения подразделений Компании подписными периодическими изданиями.

5.1.5.3 Организация и контроль обеспечения экспресс-доставки внешней корреспонденции.

5.1.5.4 Организация и контроль обеспечения командировочных сотрудников Компании проездными билетами.

5.1.5.5 Организация и контроль обеспечения командировочных сотрудников Компании гостиницами (при проведении корпоративных мероприятиях).

5.1.5.6 Организация и контроль обеспечения подразделений и сотрудников Компании переводческими услугами.

5.1.5.7 Организация и контроль администрирования сервиса Интранет «Переговорные комнаты».

5.1.5.8Организация и контроль проведения информационного ежемесячного совещания начальников подразделений Компании.

5.1.6 Общее руководство отделом

5.1.6.1 Согласование и контроль выполнения планов работ подразделений АдмО, организация подготовки отчетов по выполнению соответствующих пунктов оперативного плана, мероприятий развития.

5.1.6.2 Согласование и контроль выполнения планов, заданий, отчетов по командировкам, стажировок, обучения и отпусков сотрудников АдмО.

5.1.6.3 Принятие решений по приему и увольнению сотрудников АдмО. Разработка предложений по мотивационным схемам.

5.1.6.4 Управление материально-техническим обеспечением деятельности АдмО.

5.1.6.5 Управление рабочим временем сотрудников отдела.

6 Взаимодействия

6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями Компании

Начальник АдмО, выполняя свои функции, взаимодействует со структурными подразделениями ООО "ХХХ":

6.1.1 С Финансовым департаментом по вопросам:

6.1.1.1 Бюджетирования деятельности АдмО.

6.1.1.2 Проведения тендеров и заключения договоров по периодической подписке, заказа авиа - и ж/д билетов, оказания курьерских услуг, выполнения переводов.

6.1.2 С Юридическим отделом по вопросам:

6.1.2.1 Заключения договоров по периодической подписке, заказа авиа - и ж/д билетов, оказания курьерских услуг, выполнения переводов.

6.1.3 C Департаментом персонала по вопросам:

6.1.3.1 Расчетных ежемесячных листов сотрудников АдмО.

6.1.3.2 Расчетных данных по мотивации (премированию/депримированию) сотрудников.

6.1.3.3 Ежемесячного табельного учета сотрудников АдмО.

6.1.3.4 Подбора кадров на вакансии АдмО.

6.1.4.5 Обучения сотрудников АдмО.

6.1.5 С Департаментом информационных технологий по вопросам:

6.1.5.1 Обеспечения и обслуживания IT-оборудования.

6.1.5.2 Обеспечения, обслуживания и установки ПО.

6.1.6 С Отделом управления инфраструктуры по вопросам:

6.1.6.1 Обеспечения материалами, канцтоварами и ТМЦ, необходимыми для деятельности отдела.

6.1.7 С Отделом безопасности по вопросам:

6.1.7.1 Конфиденциального делопроизводства.

6.1.7.2 Применения технических средств защиты конфиденциальной информации.

6.2 Взаимодействие с внешними компаниями

Начальник АдмО, выполняя свои функции, взаимодействует с внешними компаниями следующие образом:

6.2.1 Непосредственно или через Начальника Управления корпоративного развития в рамках обмена опытом по вопросам регламентации, документационного обеспечения, делегирования полномочий, административного обеспечения.

7 Показатели оценки деятельности

Результаты деятельность Начальника АдмО оцениваются на основе следующих показателей:

7.1 Коэффициент выполнения мероприятий ежемесячного оперативного плана (% не выполненных в срок пунктов).

7.2 Коэффициент производительности труда отдела по году.

8 Полномочия

Начальник АдмО наделяется cледующими полномочиями, необходимыми для решения закрепленных задач и выполнения своих функций:

8.1 Принимает решения о взысканиях и поощрениях сотрудников линейно подчиненных подразделений в рамках, определенных утвержденными нормативными документами ООО "ХХХ".

8.2 Осуществляет другие полномочия в соответствии с настоящим Положением.

8.3 Начальнику АдмО могут быть делегированы полномочия Начальника Управления корпоративного развития в сфере ответственности начальника АдмО.

9 Права

Начальник АдмО имеет право:

9.1 Давать обязательные для сотрудников отдела, являющихся субъектами его управления, распоряжения и указания. Поручать этим сотрудникам выполнение отдельных заданий и поручений по вопросам их основной деятельности.

9.2 По вопросам, перечисленным в разделе 5 настоящего Положения, действовать от имени Компании, представлять ее в других учреждениях и организациях.

9.3 Контролировать и координировать деятельность функционально подчиненных под-

Разделений и сотрудников отдела.

9.4 Заслушивать отчеты руководителей подчиненных ему подразделений АдмО по вопросам их участия в выполнении планов и заданий согласно сфере деятельности Начальника АдмО.

9.5 Требовать от руководителей подчиненных ему подразделений представления сведений и материалов, необходимых для работы Начальника АдмО.

9.6 Участвовать в подборе персонала на должности Административного отдела.

9.7 Получать информацию, касающуюся Начальника АдмО о деятельности Компании и любую другую информацию, необходимую для полноценного выполнения своих обязанностей.

9.8 Быть обеспеченным необходимыми для работы товарно-материальными ресурсами.

9.9 Делегировать, по предварительному согласованию с Начальником Управления корпоративного развития, часть своих прав и функций другим должностным лицам АдмО, осуществлять деятельность в рамках делегированных Начальником Управления корпоративного развития полномочий.

9.10 Исполнять другие функции, необходимые для достижения целей деятельности Компании и обеспечения ее нормальной работы.

10 Ответственность

Начальник АдмО несет персональную ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за выполнение своих функциональных обязанностей и решение закрепленных задач в соответствии с условиями заключенного с ним Трудового договора и законодательством РФ.

Вид документа: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1