Положение о начальнике административного отдела
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим задачи, функции, полномочия и ответственность Начальника Административного отдела (далее начальник АдмО), регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений ООО "ХХХ" и внешних компаний.
1.1.2 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.3 Изменения в Положении утверждаются Генеральным директором ООО "ХХХ"
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1. Устав ООО "ХХХ";
2. Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО "ХХХ" (Рег. № ПРАВИЛА. HR-1.06 от 24.02.2004);
3. Методические рекомендации руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" ("настольная книга" начальника отдела ООО "ХХХ", М-99 от 12.05.03);
4. Положение «Об Административном отделе ООО "ХХХ" (версия 3, проект, 2007).
1.3 Сокращения
В настоящем Положении использованы следующие сокращения:
АдмО – Административный отдел;
БД – база данных;
ВНД – внутренние нормативные документы;
ВРГ – временные рабочие группы;
ГП – головное предприятие;
Компания - ООО "ХХХ";
ОРД – организационно-распорядительные документы;
ТДП – таблица делегирования полномочий.
2 Создание и ликвидация должности. Назначение и освобождение от должности
2.1 Создание, переименование и ликвидация должности Начальника АдмО осуществляется по приказу Генерального директора ООО "ХХХ".
2.2 Назначение на должность Начальника АдмО и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора ООО "ХХХ".
3 Место должности в организационной структуре
3.1 Начальник АдмО Подчиняется непосредственно Начальнику Управления корпоративного развития.
3.2 На время своего отсутствия Начальник АдмО замещается Ведущим специалистом.
3.3 В непосредственном подчинении у Начальника АдмО находятся подразделения Административного отдела:
- Группа документооборота;
- Группа регламентации.
4 Задачи
4.1 Основными задачами Начальника АдмО являются:
4.1.1 Организация и управление информационным обменом Компании с внешними организациями;
4.1.2 Организация и управление делопроизводством внутренних организационно-распо-рядительных документов Компании (ОРД);
4.1.3 Организация и управление делопроизводством внутренних нормативных документов Компании (ВНД);
4.1.4 Организация процесса администрирования системы делегирования полномочий Компании;
4.1.5 Организация и управление административным обеспечением деятельности Компании;
4.1.6 Общее руководство АдмО.
5 Функции
Начальник АдмО выполняет следующие функции:
5.1.1 Организация и управление информационным обменом Компании с внешними организациями
5.1.1.1 Организация и контроль получения, сортировки, отправки внешней корреспонденции.
5.1.1.2 Организация и контроль регистрации, ведения журналов регистрации.
5.1.1.3 Организация и контроль доведения внешней корреспонденции адресатам.
5.1.1.4 Обеспечение контроля затрат по осуществлению внешнего документооборота.
5.1.2 Организация и управление делопроизводством внутренних организационно-распорядительных документов Компании (ОРД)
5.1.2.1 Организация и проведение контроля проектов ОРД.
5.1.2.2 Организация и контроль получения подписанных/утвержденных ОРД, их регистрации, доведения по ГП (через лотки, лично при необходимости).
5.1.2.3 Организация и контроль регистрации, визирования на отправку, доведения ОРД в филиалы (с оказией, по электронной почте).
5.1.2.4 Организация и контроль ведения журналов, баз данных ОРД.
5.1.2.5 Организация и контроль архивирования и уничтожения ОРД.
5.1.2.6 Организация работ по совершенствованию документооборота ОРД (внедрение элементов электронного документооборота).
5.1.3 Организация и управление делопроизводством внутренних нормативных документов Компании (ВНД)
5.1.3.1 Организация и контроль получения проектов ВНД от исполнителей, отправки проектов исполнителям.
5.1.3.2 Организация проведения нормоконтроля проектов ВНД, ведения мониторинга нормоконтроля.
5.1.3.3 Организация и контроль регистрации утвержденных ВНД.
5.1.3.4 Организация и контроль ведения электронных баз данных ВНД и типовых форм, администрирования сервиса Интранет «Документы».
5.1.3.5 Организация и контроль доведения ВНД по ГП (через лотки. лично, по электронной почте), визирования на отправку, отправки в филиалы (по электронной почте).
5.1.3.6 Организация и контроль архивирования и уничтожения ВНД.
5.1.3.7 Организация и контроль процесса актуализации ВНД.
5.1.4 Организация процесса администрирования системы делегирования полномочий Компании
5.1.4.1 Организация и контроль получения проектов распоряжений, таблиц делегирования полномочий (ТДП) от исполнителей, отправки проектов исполнителям.
5.1.4.2 Организация проведения нормоконтроля проектов распоряжений, ТДП, ведение мониторинга нормоконтроля.
5.1.4.3 Организация и контроль регистрации утвержденных распоряжений, ТДП.
5.1.4.4 Организация и контроль администрирования БД «Делегирование полномочий ООО "ХХХ".
5.1.4.5 Организация и контроль архивирования распоряжений, ТДП.
5.1.4.6 Организация и контроль процесса актуализации распоряжений, ТДП.
5.1.5 Организация и управление административным обеспечением деятельности Компании
5.1.5.1 Организация и контроля обеспечение внешнего оперативного взаимодействия по телефону (ресепшн), факсу и Интернету.
5.1.5.2 Организация и контроль обеспечения подразделений Компании подписными периодическими изданиями.
5.1.5.3 Организация и контроль обеспечения экспресс-доставки внешней корреспонденции.
5.1.5.4 Организация и контроль обеспечения командировочных сотрудников Компании проездными билетами.
5.1.5.5 Организация и контроль обеспечения командировочных сотрудников Компании гостиницами (при проведении корпоративных мероприятиях).
5.1.5.6 Организация и контроль обеспечения подразделений и сотрудников Компании переводческими услугами.
5.1.5.7 Организация и контроль администрирования сервиса Интранет «Переговорные комнаты».
5.1.5.8Организация и контроль проведения информационного ежемесячного совещания начальников подразделений Компании.
5.1.6 Общее руководство отделом
5.1.6.1 Согласование и контроль выполнения планов работ подразделений АдмО, организация подготовки отчетов по выполнению соответствующих пунктов оперативного плана, мероприятий развития.
5.1.6.2 Согласование и контроль выполнения планов, заданий, отчетов по командировкам, стажировок, обучения и отпусков сотрудников АдмО.
5.1.6.3 Принятие решений по приему и увольнению сотрудников АдмО. Разработка предложений по мотивационным схемам.
5.1.6.4 Управление материально-техническим обеспечением деятельности АдмО.
5.1.6.5 Управление рабочим временем сотрудников отдела.
6 Взаимодействия
6.1 Взаимодействие со структурными подразделениями Компании
Начальник АдмО, выполняя свои функции, взаимодействует со структурными подразделениями ООО "ХХХ":
6.1.1 С Финансовым департаментом по вопросам:
6.1.1.1 Бюджетирования деятельности АдмО.
6.1.1.2 Проведения тендеров и заключения договоров по периодической подписке, заказа авиа - и ж/д билетов, оказания курьерских услуг, выполнения переводов.
6.1.2 С Юридическим отделом по вопросам:
6.1.2.1 Заключения договоров по периодической подписке, заказа авиа - и ж/д билетов, оказания курьерских услуг, выполнения переводов.
6.1.3 C Департаментом персонала по вопросам:
6.1.3.1 Расчетных ежемесячных листов сотрудников АдмО.
6.1.3.2 Расчетных данных по мотивации (премированию/депримированию) сотрудников.
6.1.3.3 Ежемесячного табельного учета сотрудников АдмО.
6.1.3.4 Подбора кадров на вакансии АдмО.
6.1.4.5 Обучения сотрудников АдмО.
6.1.5 С Департаментом информационных технологий по вопросам:
6.1.5.1 Обеспечения и обслуживания IT-оборудования.
6.1.5.2 Обеспечения, обслуживания и установки ПО.
6.1.6 С Отделом управления инфраструктуры по вопросам:
6.1.6.1 Обеспечения материалами, канцтоварами и ТМЦ, необходимыми для деятельности отдела.
6.1.7 С Отделом безопасности по вопросам:
6.1.7.1 Конфиденциального делопроизводства.
6.1.7.2 Применения технических средств защиты конфиденциальной информации.
6.2 Взаимодействие с внешними компаниями
Начальник АдмО, выполняя свои функции, взаимодействует с внешними компаниями следующие образом:
6.2.1 Непосредственно или через Начальника Управления корпоративного развития в рамках обмена опытом по вопросам регламентации, документационного обеспечения, делегирования полномочий, административного обеспечения.
7 Показатели оценки деятельности
Результаты деятельность Начальника АдмО оцениваются на основе следующих показателей:
7.1 Коэффициент выполнения мероприятий ежемесячного оперативного плана (% не выполненных в срок пунктов).
7.2 Коэффициент производительности труда отдела по году.
8 Полномочия
Начальник АдмО наделяется cледующими полномочиями, необходимыми для решения закрепленных задач и выполнения своих функций:
8.1 Принимает решения о взысканиях и поощрениях сотрудников линейно подчиненных подразделений в рамках, определенных утвержденными нормативными документами ООО "ХХХ".
8.2 Осуществляет другие полномочия в соответствии с настоящим Положением.
8.3 Начальнику АдмО могут быть делегированы полномочия Начальника Управления корпоративного развития в сфере ответственности начальника АдмО.
9 Права
Начальник АдмО имеет право:
9.1 Давать обязательные для сотрудников отдела, являющихся субъектами его управления, распоряжения и указания. Поручать этим сотрудникам выполнение отдельных заданий и поручений по вопросам их основной деятельности.
9.2 По вопросам, перечисленным в разделе 5 настоящего Положения, действовать от имени Компании, представлять ее в других учреждениях и организациях.
9.3 Контролировать и координировать деятельность функционально подчиненных под-
Разделений и сотрудников отдела.
9.4 Заслушивать отчеты руководителей подчиненных ему подразделений АдмО по вопросам их участия в выполнении планов и заданий согласно сфере деятельности Начальника АдмО.
9.5 Требовать от руководителей подчиненных ему подразделений представления сведений и материалов, необходимых для работы Начальника АдмО.
9.6 Участвовать в подборе персонала на должности Административного отдела.
9.7 Получать информацию, касающуюся Начальника АдмО о деятельности Компании и любую другую информацию, необходимую для полноценного выполнения своих обязанностей.
9.8 Быть обеспеченным необходимыми для работы товарно-материальными ресурсами.
9.9 Делегировать, по предварительному согласованию с Начальником Управления корпоративного развития, часть своих прав и функций другим должностным лицам АдмО, осуществлять деятельность в рамках делегированных Начальником Управления корпоративного развития полномочий.
9.10 Исполнять другие функции, необходимые для достижения целей деятельности Компании и обеспечения ее нормальной работы.
10 Ответственность
Начальник АдмО несет персональную ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" за выполнение своих функциональных обязанностей и решение закрепленных задач в соответствии с условиями заключенного с ним Трудового договора и законодательством РФ.
Поделиться