Политика компании в отношении поездок

Этот шаблон политики компании в отношении поездок готов к адаптации под нужды вашей компании и должен рассматриваться как отправная точка для создания политики занятости.

Краткое изложение политики & назначение

Политика компании в отношении поездок описывает наши положения о поездках, связанных с компанией. Мы объясним, какие расходы мы будем возмещать и каким образом. Мы также проинструктируем наших сотрудников, как правильно отслеживать свои расходы во время поездок.

Область применения

Эта политика распространяется на всех наших сотрудников. В данной политике под "поездкой" мы понимаем командировку в город, отличный от того, в котором вы находитесь. Мы также учитываем любую поездку на автомобиле, поезде или автобусе, которая длится более часа.

Эта политика не относится к ежедневным поездкам в офис и обратно по работе. Мы возмещаем расходы на проезд до места работы на основании контракта или соглашения каждого сотрудника с нашей компанией.

Элементы политики

Как нашему сотруднику, вам может понадобиться путешествовать в целях компании. Сюда входят поездки для:

  • встречаться с клиентами или партнерами.
  • Посещение мероприятий, например, конференций, где вы будете представлять нашу компанию.
  • Посещать офисы нашей компании в других местах.
  • Проводить исследования или выступать с докладами/лекциями/презентациями от имени нашей компании.

При такой командировке мы компенсируем транспортные расходы и расходы на проживание, а также суточные расходы.

Юридические/медицинские расходы

Если вам необходимо совершить поездку в страны, для въезда в которые требуется виза или другие документы, мы покроем все соответствующие расходы (за исключением расходов на выдачу паспортов). То же самое относится и к медицинским расходам, таким как медицинское страхование путешественников, вакцинация или обследования. Мы оплатим все эти расходы напрямую, вам ничего не нужно будет делать.

Оплата медицинской помощи в связи с несчастными случаями, связанными с поездками, может быть покрыта компенсационным страхованием работников. Если нет, мы можем частично или полностью возместить вам медицинские расходы.

Транспортные расходы

При поездке по служебным делам вы имеете право на оплачиваемые компанией билеты на самолет в [премиум-эконом класс]. Руководители могут путешествовать в [бизнес-классе]. Если вам необходимо путешествовать другим видом транспорта (поезд, судно или междугородний автобус), вы имеете право на [премиум] место. Компенсировать билеты в два конца, питание (включенное в стоимость билета) и один багаж, плюс ручная кладь в случае авиаперелета. Дополнительные расходы, такие как провоз дополнительного багажа или покупка беспошлинных товаров, вы должны оплачивать самостоятельно.

Ваша поездка должна быть забронирована как минимум [две недели] заранее, если только это не непредвиденная поездка. Поговорите с нашим [офис-менеджер/генеральный директор по персоналу/финансовый менеджер/и т.д.] и они забронируют ваши билеты непосредственно. Сначала они должны получить письменное разрешение вашего руководителя. Затем они будут сотрудничать с вами в бронировании подходящего транспорта в удобное время в зависимости от цели вашей поездки.

Если у вас есть причина бронировать транспорт самостоятельно (например, для накопления бонусных миль на вашей личной карте), обсудите это с вашим менеджером. Вам потребуется их одобрение выбранных вами тарифов, чтобы они не были неоправданно дорогими. Чтобы получить возмещение этих расходов, [отправьте их в нашу программу расходов].

Если вы планируете путешествовать на автомобиле, мы компенсируем все расходы на бензин и дорожные сборы. Мы также оплатим максимум [$100] на расходы во время поездки на еду, безалкогольные напитки или другие предметы первой необходимости. Сохраняйте все квитанции и [отправляйте их в нашу программу учета расходов].

Местный транспорт

Прибыв в пункт назначения, вы можете воспользоваться услугами такси для передвижения по району в деловых целях. Всегда просите квитанции, и мы возместим стоимость проезда:

  • От аэропорта/вокзала до вашего отеля и обратно.
  • В и из каждого места, куда вы ходите для служебных целей (например, конференц-залы, обеды с клиентами или офисы клиентов).

Мы не будем возмещать транспортные расходы на поездки в музеи или другие места в личных целях.

Если вы предпочитаете пользоваться общественным транспортом, купите билет (в одну сторону или на несколько дней, если применимо) и [представить квитанцию в нашу программу расходов].

Вы также можете арендовать автомобиль, если планируете совершать много поездок по городу (например, если вы планируете встретиться с большим количеством клиентов). В таких случаях вы можете обратиться к нашему [офис-менеджер/специалист по кадрам/финансовый менеджер/и т.д.], поэтому они могут арендовать автомобиль для вас или вы можете арендовать свой собственный в городе, в котором вы будете путешествовать (вы также должны приобрести страховку). Имейте в виду, что мы возместим плату за аренду автомобиля только [компактный, двух- или четырехдверный, с автоматической коробкой передач, на бензиновом топливе.]

Проживание

Если вы путешествуете по делам компании, вы имеете право остановиться в [3-звездочный отель или лучший отель, доступный в данном районе]. Наш [офис-менеджер/генеральный директор по персоналу/финансовый менеджер/и т.д.] забронирует для вас номер и оплатит ваше проживание. Возможно, мы заключили контракт с отелем, чтобы получить скидку. Если вы планируете задержаться дольше по личным причинам, вам придется оплатить дополнительное пребывание самостоятельно, но вы можете воспользоваться скидкой. Спросите наших [офис-менеджером/ HR-генеральным директором/ финансовым менеджером/ и т.д.] чтобы вы знали.

Мы не будем возмещать любые понесенные дополнительные расходы, связанные с проживанием в номере. Мы можем сделать исключение, если вам необходимо повысить класс номера по независящим от вас причинам (например, из-за неисправности, которая делает ваш номер непригодным для проживания, и в наличии нет номера равной стоимости). В этом случае вам следует немедленно связаться с нашим [офис-менеджером/специалистом по кадрам/финансовым менеджером/и т.д.] немедленно, чтобы они нашли наилучшее решение и организовали оплату.

Если вы хотите остановиться в более дорогом жилье по какой-то причине (например, чтобы быть ближе к семье, которая живет рядом), вам придется оплатить разницу самостоятельно.

Путешествие с сотрудником, не являющимся сотрудником компании

Наша политика позволяет вам делить забронированный компанией номер с партнером, другом или членом семьи, который хочет путешествовать вместе с вами, если это не влечет за собой дополнительных расходов для нашей компании. Например, если мы уже забронировали для вас комнату, в которой достаточно места, вы можете разместить в ней своего партнера, друга или члена семьи. Помните, что вы будете нести финансовую ответственность за любые расходы или ущерб, нанесенный этим человеком.

Мы не будем возмещать расходы вашего попутчика в течение всей поездки. Единственным исключением являются тарифы на такси, которые не зависят от количества человек в поездке.

Расходы во время поездки

Во время деловой поездки вы имеете право на возмещение расходов на обед и ужин в размере не более [$20] за обед. Мы возместим только вашу собственную часть счета, если вы путешествуете с человеком, не являющимся вашим сотрудником, поэтому обязательно разделите ваши счета или попросите предоставить отдельные квитанции.

Если речь идет о встречах с клиентами (например, ужинах), мы компенсируем весь счет, включая чаевые. Самый старший сотрудник, участвующий во встрече, должен оплатить счет и представить расходы для возмещения. Мы рассчитываем на то, что вы будете делать разумные заказы. Если вы превысите [$150] на человека за один прием пищи, вы должны получить разрешение от нашего [ФИНАНСОВЫЙ ДИРЕКТОР] отнести расходы на счет.

Что вам нужно сделать

Мы просим вас использовать свои лучшие суждения во время поездок по делам компании. Не перебарщивайте с расходами на еду и напитки. Всегда просите квитанции и храните их организованно.

Когда вы вернетесь из поездки, внесите все расходы в нашу программу учета расходов в течение [два месяца]. Если у вас была причина не представить расходы в течение этого периода, поговорите со своим руководителем. Именно они утвердят ваши расходы для возмещения. Вы получите деньги со следующей зарплатой после одобрения вашего руководителя.

Отказ от ответственности: Этот шаблон политики компании в отношении поездок предназначен для предоставления общих рекомендаций и должен использоваться в качестве справочника. Он может не учитывать все соответствующие местные, государственные или федеральные законы и не является юридическим документом. Ни автор не несут никакой юридической ответственности, которая может возникнуть в результате использования данной политики.
Вид документа: 
Ключевые слова: 
Рубрика: 

Поделиться

Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь, чтобы оставить комментарий