Норматив численности сотрудников коммерческой службы

Норматив численности сотрудников Коммерческой службы

1.  Общие положения

1.1  Область применения

1.1.1  Настоящий Стандарт устанавливает общие требования к расчету численности персонала коммерческой службы (сбытовых подразделений по всем функциональным направлениям) ГП и филиалов ООО "ХХХ" (далее Компания). Стандарт обязателен для использования при формировании штатного расписания и расчета необходимой численности (формировании ресурсного плана) ГП и филиала.

1.1.2  Данный стандарт вступает в силу сразу после его утверждения.

1.1.3  Требования настоящего Стандарта должны знать следующие должностные лица:

-  Директора Региональных управлений;

-  Заместитель генерального директора по персоналу;

-  Ведущий специалист Группы учета и статистики кадров Отдела персонала, ответственный за работу с филиалами;

-  сотрудники Группы организации и нормирования труда Отдела труда и заработной платы;

-  сотрудники, ответственные за ведение кадрового делопроизводства в ГП и филиалах (Менеджеры по персоналу);

-  сотрудники Службы кадрового аудита;

-  сотрудники Региональных управлений;

-  Директора филиалов ООО "ХХХ";

-  Коммерческие директора ГП и филиалов.

1.2  Нормативные ссылки

1. Методические рекомендации КДФ М-001 от 26.08.2005 г.

1.3  Термины, определения и сокращения

Ресурсный план по численности - плановые значения численности персонала Компании в помесячной разбивке по функциональным подразделениям;

Филиалы с расширенной зоной ответственности - Филиалы, находящиеся в Регионах с большой географической удаленностью клиентов и предполагающие длительные служебные командировки для посещения данных клиентов;

Штатное расписание - модель организационно-штатной структуры определенного филиала;

Компания - ООО "ХХХ";

ОТиЗ - Отдел труда и заработной платы;

РТП - Региональное торговое представительство;

СУС - Система Управления Сбытом;

КСФ – Коммерческая служба филиалов;

ГП – Головное предприятие.

2  Внутреннее содержание стандарта

2.1  Основные принципы

2.1.1  На основании данных за период 2005-2006 гг. был проведен анализ следующих показателей:

-  средняя численность сотрудников коммерческой службы ГП и филиалов за анализируемый период в разбивке по должностям (чел.);

-  количество активных клиентов в разбивке по территориальной принадлежности;

-  количество клиентов в разбивке по категориям A; B; C; D (СУС – раздел - категорирование);

-  количество клиентов, Государственных и Муниципальных учреждений (аптеки, больницы, и т. п.), требующих непосредственного посещения менеджерами по продажам;

-  анализ данных по периодичности посещения клиентов менеджерами по продажам;

-  анализ временных затрат на дорогу до клиентов территориально расположенных в области;

-  анализ основных должностных обязанностей сотрудников коммерческой службы ГП и филиалов с распределением по времени (Приложение А);

Исходя из полученных данных, были выведены территориальный коэффициент и поправочный коэффициент для каждого филиала применяемые при расчете штатной численности сотрудников КСФ.

2.2  Принципы расчета численности сотрудников коммерческой службы ГП и филиалов (по должностям):

Настоящий стандарт определяет следующий алгоритм расчета, необходимой численности сотрудников коммерческой службы ГП и филиалов:

2.2.1  Должность Руководителя группы/Старшего менеджера является мотивационной и вводится при общей численности менеджеров по продажам и помощников менеджеров по продажам не менее 6 штатных единиц.

Рекомендуется формирование Группы продаж по принципу территориальной принадлежности.

2.2.2 Должность помощника менеджера по продажам вводится при численности менеджеров по продажам не менее 5 человек.

2.2.3  Численность менеджеров по продажам определяется исходя из следующих параметров:

2.2.3.1  Средняя норма периодичности посещения клиентов менеджерами по продажам:

При существующей классификации клиентов (A; B; C; D) задаем норматив периодичности посещения клиентов менеджерами по продажам:

Таблица 1 Периодичность посещения клиентов менеджерами по продажам

2.2.3.2 Определяем суммарную нагрузку (мин) на менеджеров по продажам по группам клиентов (А; B; С; D):

ТАВСD = (ЧкА * Т) * nA + (ЧкВ * Т) * nВ + ((ЧкС + Гп) * Т)* nC + ( ЧкD * Т) * nD,

где: (ЧкА; ЧкВ; ЧкС; ЧкD) – количество клиентов, приходящееся на каждую группу (А; В; С; D)

Соответственно (исключая клиентов сети аптек «YYY», «Оз» и «36.6» из общего количества клиентов категории А)

Т – среднедневная норма времени в расчете на одного клиента (Приложение А);

nA; nВ; nC; nD – количество посещений клиентов по группам (А; В; С; D) соответственно (Приложение Б);

Гп – клиенты, Государственных и Муниципальных учреждений (аптеки, больницы, и т. п.), требующие непосредственного посещения менеджерами по продажам.

2.2.4  На основании полученных данных производим расчет численности менеджеров по продажам филиалов (Чм.) по следующей формуле:

Чм = (ТАВСD : Тмес) * k,

где: Тмес - среднемесячный фонд рабочего времени;

k - поправочный коэффициент для каждого филиала (Приложение В) определяется по формуле:

k = ,

где: TД – среднее время затрачиваемое менеджером по продажам на дорогу в расчете на посещение одного клиента территориально находящегося в городе;

TР - среднедневная нормы времени на выполнение основных должностных обязанностей менеджером по продажам без учета ТД;

d гор - доля городских клиентов от общей численности клиентов;

d обл - доля областных клиентов от общей численности клиентов;

k тер - территориальный коэффициент рассчитывается как отношение среднего значения времени затрачиваемого менеджером на дорогу до областного клиента к среднему значению времени на дорогу до городского клиента :

kтер = ,

где: ТДОБЛ 1 - среднее время, затрачиваемое менеджером на дорогу до областного клиента.

2.2.5 Среднее время на дорогу до областного клиента в филиалах с расширенной зоной ответственности рассчитывается как отношение суммарного времени командировки в расчете на посещение одного клиента, к среднедневной норме времени на выполнение основных должностных обязанностей менеджером по продажам, в расчете на 1-го клиента.

kтер = ,

где; ТДОБЛ 2 - среднее значение времени, затрачиваемое менеджером на дорогу до областного клиента расположенного в филиалах с расширенной зоной ответственности.

ТДОБЛ 2 = Тк : L,

где; ТК – среднее время командировки;

L – среднее количество точек обслуживания.

ТК = d * t,

где; d – средняя продолжительность командировки (день);

t – дневная норма рабочего времени (мин).

Расчетные значения параметров указаны в Приложении А; Б; В.

2.3  Открытие и/или закрытие вакансий в штатном расписание ГП осуществляется согласно Положению о работе с персоналом ГП ООО "ХХХ" (в области подбора, отбора, адаптации и увольнения) № П – 306 от 27.09.2001 г.

Открытие и/или закрытие вакансий в штатном расписание филиала осуществляется согласно Порядку «Формирование и утверждение штатных расписаний филиалов ООО "ХХХ" № ПР. HR-469.06 от 17.08.2006 г.

3  Планирование и оперативный анализ потребности в персонале

Планирование численности сотрудников коммерческой службы ГП и филиалов осуществляется ежегодно в декабре, на следующий год в помесячной разбивке. Данные по численности рассчитываются по итогам декабря года, предшествующего расчетному, исходя из принципов расчета приведенных в настоящем Стандарте. Формируется ресурсный план по численности персонала коммерческой службы ГП и филиалов ООО "ХХХ", в разбивке по должностям.

4  Особенности

4.1  В случае исключительных особенностей деятельности Сбытовых подразделений ГП и филиалов допускается изменение численности сотрудников данных подразделений на основании направленного запроса в виде служебной записки с указанием конкретного обоснования. По данному запросу сотрудники ОТиЗ проводят дополнительный расчет и дают экспертную оценку о целесообразности изменения численности сотрудников Сбытовых подразделений. Возможен выезд сотрудников ОТиЗ в регион с целью оценки ситуации на местах.

4.2  В случае если в филиале имеется РТП, то вводится штатная единица Директора торгового представительства, за счет сокращения количества менеджеров в соотношении 1:1.

4.3  Допускается введение одной штатной единицы менеджера по продажам, в случае если количество клиентов в филиалах с РТП ниже средне-расчетной нормы.

5  Ответственность и контроль

Ответственность за выполнение требований настоящего Стандарта несут:

-  за качество формирования ресурсного плана ГП и филиалов, а также анализ потребности в текущем режиме – Начальник ОТиЗ,

-  за целесообразность изменения численности сотрудников Руководители Сбытовых подразделений/Директора филиалов.

Контроль исполнения требований Стандарта осуществляет Заместитель генерального директора по персоналу.

Приложение А

Среднедневная норма времени на выполнение основных должностных обязанностей менеджером по продажам, в расчете на одно посещение:

(Время на дорогу является средним значением и предполагает возможность исключения утреннего посещения офиса менеджером по продажам, т. е. отсчет времени на дорогу до клиента ведется с начала поездки к клиенту)

Приложение Б

Основные критерии для расчета штатной численности менеджеров по продажам коммерческой службы: