Норматив численности сотрудников департамента бюджетных продаж

Норматив численности сотрудников департамента бюджетных продаж

1.  Общие положения

1.1  Область применения

1.1.1  Настоящий Стандарт устанавливает общие требования к расчету численности персонала Подразделений бюджетных продаж ГП и филиалов ООО "ХХХ" (далее Компания). Стандарт обязателен для использования при формировании штатного расписания и расчета необходимой численности (формировании ресурсного плана) ГП и филиала.

1.1.2  Данный стандарт вступает в силу сразу после его утверждения.

1.1.3  Требования настоящего Стандарта должны знать следующие должностные лица:

-  Директора регионального управления ООО "ХХХ";

-  Заместитель генерального директора по персоналу;

-  Ведущий специалист Службы учета и статистики кадров Отдела персонала, ответственный за работу с филиалами;

-  сотрудники группы организации и нормирования труда Отдела труда и заработной платы;

-  сотрудники, ответственные за ведение кадрового делопроизводства в ГП и филиалах (Менеджеры по персоналу);

-  сотрудники Службы кадрового аудита;

-  сотрудники Региональных управлений и Административной группы Управления обеспечения операционной деятельности Департамента регионального управления;

-  Директора филиалов ООО "ХХХ";

-  коммерческие директора ГП и филиалов;

-  Начальник Отдела бюджетных продаж;

-  Управляющий бюджетными продажами региона.

1.2  Нормативные ссылки

1. Методические рекомендации КДФ М-001 от 26.08.2005 г.

1.3  Термины, определения и сокращения

Ресурсный план по численности - плановые значения численности персонала Компании в помесячной разбивке по функциональным подразделениям;

Штатное расписание - модель организационно-штатной структуры определенного филиала;

Компания - ООО "ХХХ";

ОТиЗ - Отдел труда и заработной платы;

РТП - Региональное торговое представительство;

СУС - Система Управления Сбытом;

ГП – Головное предприятие.

2  Внутреннее содержание стандарта

2.1  Основные принципы

2.1.1  На основании данных за период 2008 г. был проведен анализ следующих показателей:

-  средняя численность сотрудников Подразделений бюджетных продаж ГП и филиалов за анализируемый период (чел.);

-  количество клиентов в разбивке по категориям A; B; C; D (на основании информации предоставляемой Отделом управленческой отчетности и планирования);

-  анализ данных по периодичности посещения клиентов менеджерами по бюджетным продажам;

-  анализ временных затрат на дорогу до клиентов территориально расположенных в области;

-  анализ основных должностных обязанностей сотрудников Подразделений бюджетных продаж ГП и филиалов с распределением по времени (Приложение А);

Исходя из полученных данных, были выведены территориальный коэффициент и поправочный коэффициент для каждого филиала применяемые при расчете штатной численности сотрудников подразделений бюджетных продаж.

2.2  Принципы расчета численности сотрудников подразделений бюджетных продаж ГП и филиалов:

Настоящий стандарт определяет следующий алгоритм расчета, необходимой численности сотрудников Подразделений бюджетных продаж ГП и филиалов:

2.2.1  Рекомендуется формирование Подразделений бюджетных продаж по принципу территориальной принадлежности.

2.2.2 Численность сотрудников Подразделений бюджетных продаж определяется исходя из следующих параметров:

2.2.3.1  Средняя норма периодичности посещения клиентов менеджерами по бюджетным продажам:

При существующей классификации клиентов (A; B; C; D) задаем норматив периодичности посещения клиентов менеджерами по бюджетным продажам:

Таблица 1 Периодичность посещения клиентов менеджерами по бюджетным продажам

2.2.3.2 Определяем суммарную нагрузку (мин) на сотрудников Подразделений бюджетных продаж по группам клиентов (А; B; С; D):

ТАВСD = (ЧкА * Т) * nA + (ЧкВ * Т) * nВ + (ЧкС * Т)* nC + (ЧкD * Т) * nD,

где: (ЧкА; ЧкВ; ЧкС; ЧкD) – количество клиентов, приходящееся на каждую группу (А; В; С; D)

Соответственно

Т – среднедневная норма времени в расчете на одно посещение клиента (Приложение А);

nA; nВ; nC; nD – число посещений клиентов по группам (А; В; С; D) соответственно (Таблица1).

2.2.3  На основании полученных данных производим расчет численности менеджеров по бюджетным продажам филиалов (Чм.) по следующей формуле:

Чм = (ТАВСD * k) : Тмес

где: Тмес - среднемесячный фонд рабочего времени;

k - поправочный коэффициент для каждого филиала (Приложение В) определяется по формуле: k = ,

где: TД – среднее время затрачиваемое менеджером по бюджетным продажам на дорогу в расчете на одного клиента территориально находящегося в городе;

TР - среднедневная нормы времени на выполнение основных должностных обязанностей менеджером по бюджетным продажам без учета ТД;

d гор - доля городских клиентов от общей численности клиентов;

d обл - доля областных клиентов от общей численности клиентов;

k тер - территориальный коэффициент рассчитывается как отношение среднего значения времени затрачиваемого менеджером на дорогу до областного клиента к среднему значению времени на дорогу до городского клиента:

kтер = ,

где: ТДОБЛ 1 - среднее время, затрачиваемое менеджером на дорогу до областного клиента.

2.2.4 Среднее время на дорогу до областного клиента в филиалах с расширенной зоной ответственности рассчитывается как отношение суммарного времени командировки в расчете на одного клиента, к среднедневной норме времени на выполнение основных должностных обязанностей менеджером по бюджетным продажам, в расчете на одно посещение.

kтер = ,

где; ТДОБЛ 2 - среднее значение времени, затрачиваемое менеджером на дорогу до областного клиента расположенного в филиалах с расширенной зоной ответственности.

ТДОБЛ 2 = Тк : L,

где; ТК – среднее время командировки;

L – среднее количество точек обслуживания.

ТК = d * t,

где; d – средняя продолжительность командировки (день);

t – дневная норма рабочего времени (мин).

Расчетные значения параметров указаны в Приложении А; Б; В; Г.

2.2.5 Расчет численности помощников менеджеров по бюджетным продажам филиалов (Чп) по следующей формуле

Чп = ((А * FА) + (К * FК)) : Тмес

где: Тмес - среднемесячный фонд рабочего времени;

А - количество аукционов (электронные, открытые);

К - количество котировок;

FА - среднее время на проведение одного аукциона;

FК - среднее время на проведение одной котировки.

2.3  Открытие и/или закрытие вакансий в штатном расписание ГП осуществляется согласно Положению о работе с персоналом ГП ООО "ХХХ" (в области подбора, отбора, адаптации и увольнения) № П – 306 от 27.09.2001 г.

Открытие и/или закрытие вакансий в штатном расписание филиала осуществляется согласно Порядку «Формирование и утверждение штатных расписаний филиалов ООО "ХХХ" № ПР. HR-469.06 от 17.08.2006 г.

3  Планирование и оперативный анализ потребности в персонале

Планирование численности сотрудников коммерческой службы ГП и филиалов осуществляется ежегодно в декабре, на следующий год в помесячной разбивке. Данные по численности рассчитываются по итогам декабря года, предшествующего расчетному, исходя из принципов расчета приведенных в настоящем Стандарте.

Формируется ресурсный план по численности персонала коммерческой службы ГП и филиалов ООО "ХХХ", в разбивке по должностям.

4  Особенности

4.1  В случае исключительных особенностей деятельности Сбытовых подразделений ГП и филиалов допускается изменение численности сотрудников данных подразделений на основании направленного запроса в виде служебной записки с указанием конкретного обоснования. По данному запросу сотрудники ОТиЗ проводят дополнительный расчет и дают экспертную оценку о целесообразности изменения численности сотрудников Сбытовых подразделений. Возможен выезд сотрудников ОТиЗ в регион с целью оценки ситуации на местах.

5  Ответственность и контроль

Ответственность за выполнение требований настоящего Стандарта несут:

-  за качество формирования ресурсного плана ГП и филиалов, а также анализ потребности в текущем режиме – Начальник ОТиЗ,

-  за целесообразность изменения численности сотрудников Руководители Сбытовых подразделений/Директора филиалов.

Контроль исполнения требований Стандарта осуществляет Заместитель Генерального директора по персоналу.

Приложение А

Среднедневная норма времени на выполнение основных должностных обязанностей менеджером по бюджетным продажам, в расчете на одно посещение клиента

(Время на дорогу является средним значением и предполагает возможность исключения утреннего посещения офиса менеджером по бюджетным продажам, т. е. отсчет времени на дорогу до клиента ведется с начала поездки к клиенту)

Приложение Б

Основные критерии для расчета штатной численности менеджеров по продажам коммерческой службы:

Приложение Г

Средняя норма времени на проведение 1 аукциона; средняя норма времени на проведение 1 котировки.