Система мотивации в бухгалтерии: как ее выстроить и зачем она нужна

Автор: Алла Подольская, преподаватель Русской Школы Управления (РШУ), профессиональный финансовый директор с практическим опытом работы в бизнесе, консультант в области организации финансово-экономических функций

Что такое «система трудовой мотивации» в организации в целом

В широком смысле слова мотивация — это воздействие на отношение работника к труду, повышающее его заинтересованность в процессе и результатах труда, усиливающее направленность работника на исполнение трудовых обязанностей с выгодным для организации результатом. Это воздействие имеет определенные устоявшиеся формы.

В более узком смысле под мотивацией понимается система вознаграждений и стимулов для работников, которая имеет своей целью повышение эффективности и производительности их труда, что должно приводить к улучшению производственных и финансовых результатов деятельности организации.

В систему мотивации включаются:

1.     Оплата труда.

2.     Социальный пакет

3.     Нематериальная мотивация, в том числе в форме морального поощрения.

4.     Повышение квалификации, в том числе создание условий для саморазвития.

5.     Карьерное продвижение.

6.     Система оценки персонала (аттестация и другие формы).

Есть ли в списках на премию фамилии бухгалтеров?

Среди управленцев часто встречается мнение, что бухгалтер — ставленник государства в компании, который исполняет регламентированные действия и отвечает лишь за правильное документальное оформление операций в соответствии с установленными стандартами. При этом делается вывод, что работа бухгалтерии не приносит пользы компании, либо приносит минимальную пользу, выражающуюся в организации учета, отчетности и платежей.

Со стороны собственников и топ-менеджмента бухгалтер рассматривается как винтик, который должен работать нормально. Если этот винтик работает ненормально (допускает ошибки в отчетах, нарушает сроки), его устраняют либо пытаются отремонтировать административными методами, к которым в том числе относятся дисциплинарные взыскания (ст. 192 ТК РФ).

Премирование, стимулирование, иные способы трудовой мотивации далеко не всегда распространяются на сотрудников бухгалтерии, либо носят чисто формальный характер. Так, например, для выплаты «переменной» части оклада не требуется выполнения показателей, критериев, либо такие критерии полностью отсутствуют, а выплаты производятся в полном объеме. В результате штатный бухгалтер организации работает на постоянном окладе, не особо мотивирован к выполнению задач качественно, в полном объеме и с соблюдением сроков.

Ценный конечный продукт бухгалтерии

Что производит бухгалтерия? В чем ее основные функции?

Прежде всего это учетно-контрольные функции, регламентируемые государством: ведение бухгалтерского учета, формирование учетной политики и подготовка финансовой отчетности, сдача налоговой отчетности и уплата налогов, организация выплаты зfработной платы и социальных отчислений.

Также бухгалтерия отвечает за то, чтобы входящая, исходящая и внутренняя первичная документация, являющаяся основой для бухгалтерских регистров, была оформлена в соответствии с действующим законодательством.

Если все указанные задачи выполнены полностью и в полном объеме, то выполнена важнейшая функция — защита интересов организации перед государственными контрольными органами.

А что бухгалтерия может делать в интересах своей организации?

В первую очередь это обеспечение сохранности, а также правильного и экономного расходования денежных средств, материальных и трудовых ресурсов.

Являясь точкой входа для учета событий хозяйственной жизни, бухгалтерия может осуществлять информационную поддержку всего финансово-экономического блока. При отсутствии в компании иных подразделений финансово-экономической направленности бухгалтерия организует информационную поддержку принятия управленческих решений.

Добавить ценности бухгалтерскому труду

Какую ценность для бизнеса несет в себе правильное и своевременное выполнение полноценного бухгалтерского функционала? Как доказать свою значимость и пользу для организации, если в организации уже сложилось отношение к бухгалтерии как к навязанной необходимости по исполнению законодательства РФ по налогам и ведению бухгалтерского учета?

Это трудная задача для бухгалтеров. И далеко не всегда они готовы брать на себя помимо учетно-отчетного еще и функционал, который был бы полезен компании по мнению ее руководителей и собственников.

Собственник бизнеса часто рассуждает очень просто: «Я зарабатываю деньги. О ком я должен думать при этом? Я должен думать о том, как мотивировать того, кто мне помогает зарабатывать деньги, о том, кто смотрит на мой бизнес не как на работу, а тоже как на бизнес помогает мне зарабатывать деньги, выступает как бизнес-партнер». Бухгалтерия же в этот контур людей, которые помогают развитию бизнеса, не попадает.

Само ведение бухгалтерского учета и сдача регламентированной отчетности — это не тот процесс, который с точки зрения собственника несет ценность бизнесу и способствует увеличению его благосостояния. Именно поэтому главного бухгалтера зачастую даже не приглашают на рабочие совещания. Мы наблюдаем отношение к подразделению как к механизму, который должен просто методично функционировать, тем более что он работает по правилам, которые в значительной своей части являются законодательно установленными.

Что должен сделать бухгалтер, чтобы руководитель (собственник) внес его в свой «контур мотивации»? Да, бухгалтер не зарабатывает деньги. Но бухгалтер может сэкономить деньги, и если бухгалтер покажет, что за счет его усилий, например, проведения дополнительных контрольных процедур, реальной, а не формальной инвентаризации, снизились затраты, количество потерь и т.д., то собственник увидит, что оказывается, он тратил, терял деньги. Если бухгалтер реально возьмет на себя контрольно-аудиторские, инспекционные функции, прекратит нарушения, хищения в организации, то он продемонстрирует реальную пользу для организации, выражающуюся в защите ее собственности.

Принципы формирования системы мотивации для бухгалтерии

Как и в любом подразделении, в штатном расписании бухгалтерии есть позиции руководителей и подчиненных. Мы не будем рассматривать здесь вопросы аутсорсинга бухгалтерской функции, при которой бухгалтерский функционал передается стороннему подрядчику.

Руководителем бухгалтерии может быть главный бухгалтер или сотрудник с иной должностью, если ответственность за ведение бухучета оставил себе руководитель организации, формальновозложив функции главбуха на себя. Здесь использовано слово «формально», поскольку нет уверенности в том, что руководитель организации в состоянии исполнить обязанности главного бухгалтера самостоятельно в полном объеме. Ведь в сутках по-прежнему 24 часа, а обязанности единоличного исполнительного органа никто не отменял.

Мотивация главного бухгалтера отличается от мотивации подчиненных ему бухгалтеров прежде всего количеством показателей (критериев, KPI), по которым оценивается результат его работы. Главный бухгалтер исполняет функционал руководителя, он несет большую ответственность, берёт на себя финансовые риски и организует работу всего бухгалтерского отдела. В бухгалтерии крупных организаций выделяются также линейные руководители отдельных направлений или участков деятельности. Этим сотрудникам также вменяются обязанности по организации работы участков.

Система материальной мотивации может распространяться не только на руководителя, но и на всю бухгалтерию. В этом случае надо четко понимать, какие проблемные места необходимо исправить внедрением системы мотивации, поскольку придется устанавливать показатели и контролировать их выполнение для каждого сотрудника подразделения.

Доступ к инструментам нематериальной мотивации в компании предоставляется работникам в соответствии с их уровнем в иерархии компании либо иным объективным критерием. Отсутствие доступа к социальному пакету одних работников по сравнению с другими, либо наличие неучтенных преференций является сильным демотивирующим фактором. Наличие подобного фактора может пагубно сказаться и на построении корпоративной культуры.

Ограничения системы мотивации

1. Одинаковый труд должен быть оплачен одинаково

По ТК РФ работодатель обязан обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности. Трудовая инспекция штрафует за то, что работники на одинаковой должности получают разный оклад.

Чем отличается труд двух бухгалтеров на одном участке учета? Как вознаградить навыки совмещения участков, стремление развиваться, навыки совмещения участков? Что делать, если при одинаковых должностях и окладах сложность и объем труда различаются? Инструментом в данном случае могут быть стимулирующие доплаты и надбавки, которые обеспечат более высокий уровень вознаграждения за больший вклад.

2. Штрафы во взаимоотношениях между работником и работодателем трудовом законодательстве незаконны

Денежный штраф как вид дисциплинарного взыскания трудовым законодательством РФ не предусмотрен. (ч. 4 ст. 192 ТК).

Возникает вопрос: если нельзя штрафовать, то как же осуществлять негативное реагирование на неудовлетворительные результаты работы? Негативная оценка результатов также передается через систему мотивации. Невыплата части премии, размер которой определяется правилами, установленными в организации, является негативным стимулированием (карательной мотивацией).

3. Переход на систему материальной мотивации должен производиться при неухудшении положения сотрудников

Нельзя просто так снизить фиксированную часть, это прямой путь к демотивации.

Как выделить «переменную» часть из оклада при первом внедрении системы мотивации? Нельзя просто разделить оклад на две части, тем самым уменьшив гарантированную выплату. Конечно, есть способ уговорить работника написать личное заявление на изменение оклада, подписать дополнительное соглашение с новым окладом. Однако наиболее безопасным будет постепенное повышение оплаты труда путем наращивания «переменной» части при неизменном окладе. Кстати, при обязательной индексации не регламентируется, за счет какой части зарплаты происходит индексация.

4. Невозможно гарантировать одинаковый результат мотивационных воздействий для разных сотрудников

Различные типы людей по-разному воспринимают одни и те же виды мотивации, поэтому дружите с отделом по управлению персоналом. Специалисты по работе с людьми помогут подобрать значимые для отдельных персоналий мотивационные критерии.

5. Если нарушена связь между вкладом сотрудника и его вознаграждением, мотивация превращается в зарплату

Если просто повысить заработную плату сотруднику в связи с его несомненными достижениями, мотивирующий эффект такого действия закончится в течение двух-трех месяцев, и повышение зарплаты будет восприниматься сотрудником как должное, а не как стимулирующий фактор.

6. Чем ниже уровень должности, тем меньшее количество показателей (критериев, kpi) включается в систему материальной мотивации.

7. Расширение системы мотивации на вспомогательные подразделения, одним из которых является бухгалтерия, приводит к росту трудоемкости.

8. Ошибки в выборе инструментов мотивации, хаотические изменения, непрозрачность, отсутствие ориентированности на стратегические цели компании, попытки немотивированного отказа от ранее действующей системы трудовой мотивации являются серьезными демотивирующими факторами и могут явиться причиной снижения эффективности и результативности труда.

В этой статье удалось рассмотреть лишь часть особенностей функционирования подразделения, занимающегося бухгалтерским учетом и отчетностью в компании.

Множество вопросов может возникнуть как на этапе принятия решения о применении системы трудовой мотивации применительно к вспомогательным подразделениям, включая бухгалтерскую службу, так и на каждом последующем этапе внедрения.

Поскольку цена ошибок при внедрении мотивации высока и может привести в конце цепочки последствий к снижению финансовых результатов, ухудшению иных параметров функционирования компании, призываем к осторожности и тщательной проверке как предпосылок к внедрению систем мотивации, так и уместности использования каждого конкретного вида мотивации в конкретной компании.

Рубрика: 

Поделиться

Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь, чтобы оставить комментарий