Опыт перевода компании на удаленный режим работы

В статье рассмотрим:
1. Какими были первые меры безопасности.
2. С какими техническими сложностями столкнулись при переводе сотрудников на дом.
3. Кокой была реакция сотрудников и как с ней работала hr-служба.
4. Как был организован процесс контроля за работой сотрудников.

Первые меры безопасности. Подготовительный этап

В первой половине марта, когда в московских школах и детских садах родителям было рекомендовано отменить посещения учебных заведений и оставлять детей дома, наша компания предложила своим сотрудникам работать удаленно. Коллеги, которым не с кем было оставить детей начали работать из дома.

С этого момента был предпринят ряд мер безопасности:

1. Hr-отделом был проведен опрос сотрудников вернувшихся из отпуска (за последние 10 дней), с целью выяснения пересечения ими границ нашей страны. Все, кто покидал страну и посещал неблагонадежные страны Европы, Китая и Вьетнама (государства, пораженные короновирусом) в обязательном порядке отправлялись на карантин длительностью в 14 дней. На усмотрение сотрудника он мог работать из дома, или взять отпуск за свой счет.
2. Были составлены и развешены в помещении офиса рекомендации по соблюдению мер безопасности. Для сотрудников, передвигающихся на общественном транспорте, куплены и оставлены на стойке ресепшена защитные медицинские маски (нужно заметить, что они были раздобыты нашим HRD в условиях жесткого дефицита!).
3. Ежедневно, утром hr-отдел измерял температуру всех сотрудников офиса. Те, у кого показатели превышали 37.0 отправлялись домой. По усмотрению самого сотрудника он мог работать из дома, или взять больничный.

Принятие решения о переводе большинства сотрудников на удаленный режим работы и его осуществление

Наряду с увеличением предпринимаемых мер безопасности со стороны правительства по отношении к жителям города, наша компания приняла решение о переводе 70 % сотрудников головного офиса на удаленный режим работы. Это позволит минимизировать возможность распространения заболевания внутри компании.

Мы столкнулись с рядом технических сложностей, или даже вернее сказать задач, которые благополучно разрешили. Возможность удаленного доступа существовала в нашей компании и ранее. Сейчас возник вопрос с телефонией – у всех сотрудников компании есть стационарный номер, но не у всех есть мобильный. Этот вопрос решить было не трудно – наши IT- специалисты настроили режим переадресации. Второй задачей было наличие, точнее отсутствие компьютеров дома у сотрудников, работающих с большими объемами информации (таблицы, договора, и тд.). Ноутбуки есть сейчас у всех, а вот комфортный монитор не у каждого. Но и это задача решаемая – компания выделила мониторы всем желающим, техническая поддержка помогла в подключении. Те работники, которым нахождение на рабочем месте необходимо для выполнения своих непосредственных обязанностей - продолжают посещать офис.

Так же мы столкнулись с повышенной тревожностью в коллективе. Нестабильная ситуация в мировой экономике - резкий скачок валют и понижение стоимости нефти, обострившаяся военная угроза, и вдобавок, объявление пандемии в мире – все это не может не беспокоить. Только когда получаешь эту информацию из СМИ – тревога слабая, это же не здесь и сейчас происходит с тобой. А вот когда вашим детям отменили посещение школы, в магазинах вечером после работы не купить ни гречки, ни макарон – полки опустели по всему городу, а на улице и в общественном транспорте все больше людей в масках – тревога становится реальной, ощутимой. Чтобы сохранить спокойствие наших сотрудников и поддержать их в этот непростой для всех период – были предприняты следующие меры:

1. Руководители служб регулярно проводили собрания со своим отделом. Когда человек осведомлен о происходящем – он в большей степени сохраняет спокойствие. Так же, это увеличивает доверие к компании.
2. Руководители служб, во главе с HRD, регулярно интересовались происходящим в офисе, были участливы к сотрудникам.
3. Было принято, и осуществлено, решение о выдаче аванса ранее на два дня положенной даты выплаты. И выдача части заработной платы ранее положенной даты выплаты на две недели.  
4. Подача информации в спокойном состоянии, исчерпывающие ответы на любые возникшие вопросы, лояльность и поддержка – основа успеха.

Контроль за работой удаленных сотрудников

 Осуществляется контроль hr-отделом и непосредственным руководством:

1. В первый день выхода сотрудников на удаленку, наш менеджер по коммуникациям написала приветственное письмо с рядом рекомендаций и правил взаимодействия в новых условиях.
2. Ежедневно, утором с 09:00 до 10:00 сотрудники hr-отдела обзванивают всех работников удаленного фронта и проводят опрос на предмет: первое - самочувствия и настроения, второе – выявление технических неполадок. С дальнейшим занесением в общую таблицу, для возможности отслеживания процесса. Все неполадки фиксируются и передаются в виде заявок в IT-службу.
3. Руководитель выстраивает обратную связь с каждым подчиненный в удобной для обеих сторон форме. Данный вопрос обсуждается и подлежит обсуждению.
4. Все сотрудники компании ведут между собой коммуникации в штатном режиме.

Коллеги, всем здоровья и правильных управленческих решений!