Кризисы в экономике – явление регулярное и даже закономерное. Но кризиса по «медицинским показаниям» у нас еще не было. Предприниматели в шоке: не работаем, но платим! Как это возможно?! Оказавшись в ситуации, когда предприятия и компании не имеют возможности работать, но обязаны платить сотрудникам, руководители ищут решения, как сократить ФОТ, правильно оформить документы, избежать юридических рисков.
Отпуск без сохранения заработной платы
Часть сотрудников можно отправить в отпуск за свой счет, но не целое подразделение, а 20-30% от общего количества сотрудников. От сотрудника необходимо получить заявление на отпуск и дополнительно к нему объяснительную записку с причиной ухода в отпуск. Это могут быть семейные обстоятельства: необходимость сидеть с ребенком, уход за больным родственником, отъезд на лечение. Хорошо, если есть подтверждающие документы: медицинские справки, выписки, копии режима работы детских садов, школ. Важно: заявления сотрудников на не должны быть написаны «под копирку» с одинаковыми датами и причинами, в них не должно ощущаться давление «сверху». После подготовки заявлений сотрудников необходимо оформить соответствующие приказы. Обращайте внимание на даты.
Риски: проверка ГИТ может быть проведена по жалобе, заявлению сотрудника. Если трудовой инспектор, обратит внимание на то, что все заявления оформлены после 25 марта, он может обвинить компанию в нарушении обязательств по оплате.
Вынужденный простой
Предприятие может объявить режим простоя по вине работодателя, если по техническим или экономическим причинам временно не могут работать все или часть сотрудников. Необходимые документы, обосновывающие ввод этого режима: приказ по компании, табель учета рабочего времени, письмо от поставщиков комплектующих, докладная записка от руководителя отдела продаж или начальника производства. При переходе на режим вынужденного простоя необходимо качественно проработать обоснование. Возможные варианты мотивировки: падение показателей продаж за последние 2-3 месяца по отношению к плану, снижение темпов производства, низкая загрузка производственных мощностей, отсутствие импортных комплектующих, задержки в поставках от подрядчиков, поломка оборудования, недостаточный товарный запас готовой продукции на складе.
В приказе должна быть указана причина простоя, приведен список сотрудников, которых организация отправила в простой, и дата начала и окончания этого режима. Также, в приказе должен быть указан размер оплаты времени простоя. Обычно он составляет 2/3 от среднего дохода сотрудника. В табеле учета должен быть указать код, указывающий на вину работодателя или не зависящие от работодателя или работника причины: РП или НП. Бухгалтерия организации рассчитывает зарплату сотрудникам на основе этой информации.
Риски: проверка ГИТ может начаться по заявлению или жалобе одного или нескольких сотрудников. Если режим простоя введен до 25.03.2020 и при этом нет достаточного количества документов, обосновывающих ввод такого режима, ГИТ может обвинить организацию в нарушениях ТК.
Неполное рабочее время
По собственной инициативе компания может перевести сотрудников на неполное рабочее время не менее чем за два месяца. Обосновать это можно изменениями в бизнес-процессах организации, реформированием системы продаж, реконструкцией производства, переходом на другую технологию. Перевод на неполное рабочее время – инструмент сохранения сотрудников, позволяющий избежать массовых увольнений. Только в этом случае руководство компании вправе ввести режим неполного рабочего времени на период не более шести месяцев, с обязательным уведомлением службы занятости и профсоюзов.
Без предварительного уведомления сотрудников и других инстанций режим неполного рабочего времени можно ввести только с согласия сотрудников. И это необходимо задокументировать: получить письменное согласие каждого сотрудника на работу по новому сокращенному/гибкому графику, обязательно должна быть зафиксировано согласие работать по определенному количества рабочих часов в день/неделю/месяц. После этого оформляется приказ о переходе организации на режим неполного рабочего времени, с указанием дат начала и окончания этого режима, списочным составом сотрудников, количеством рабочих часов.
Риски: если один или несколько сотрудников пожалуются в ГИТ, что работали, как всегда, а получили меньше, начнется проверка. В случае, если у компании не будет полного комплекта заявлений о добровольном переходе на режим неполного рабочего времени, написанных от руки, с личными подписями и датами, компанию ждут штрафы.
Удаленная работа.
В настоящее время в ТК нет норм и правил, по которым сотрудники могут работать удаленно. Для оформления этого вида занятости организации могут использовать нормы законодательства о дистанционной работе. Если компания хочет законно снизить зарплату сотруднику, работающему дистанционно, необходимо подписать дополнительное соглашение об изменении условий труда, характера работы, а главное, изменения и сокращения должностных обязанностей. Также, должна быть составлена, согласована и подписана с двух сторон: от работодателя и от сотрудника новая должностная инструкция. В дополнительном соглашении и должностной инструкции должно быть подробно указано существенное уменьшение количества функциональных обязанностей сотрудника, сокращение его рабочего времени и зафиксированы новые условия оплаты труда. Например: врач может проводить только он-лайн консультации с пациентами, но не может посещать их на дому; менеджер по продажам проводит только телефонный или skype-переговоры, но не посещает офисы клиентов, их склады или торговые точки.
Дополнительным подтверждением того, как именно работал сотрудник в период дистанционной работы, какие задания выполнял и как изменился его рабочий график и функционал, могут быть письменные задания от руководителя и отчеты самого сотрудника.
Риски: если сотрудник пожалуется в ГИТ на то, что изменилось только физическое рабочее место, а объем работы остался прежним, но заработная плата при этом сократилась, начнется проверка. Если проверяющий инспектор выяснит, что нет документов, подтверждающих обратное, компании будет выписан штраф.
Поделиться
