Корпоративный интранет как HR-инструмент

Как создать эффективный инструмент управления персоналом и справиться с желанием «впихнуть невпихуемое» в один сайт.

Внутренний корпоративный портал, интранет или «местный гугл» позволяет решать целый ряд задач: 

  • создание единого информационного пространства;
  • поддержка корпоративной культуры;
  • содействие процедуре онбординга;
  • обеспечение эффективных внутренних коммуникаций

На примере Инфомаксимум, ИТ-компании со штатом 115 человек, поделимся собственным кейсом создания корпоративного портала — от идеи до воплощения.

Начало

Потребность во внутреннем интранете мы осознали, когда компания начала активно масштабироваться. Штат расширялся, корпоративная культура развивалась, процессы менялись, появлялись новые традиции, потребовались оперативные новостные каналы со стабильной лентой и т.д. В итоге мы пришли к выводу, что компании нужен инструмент, способный:

  • агрегировать всю необходимую информацию в одной месте, выступая некой «базой знаний»;
  • помогать в онбординге новых сотрудников;
  • транслировать корпоративные ценности;
  • «ненавязчиво» улучшать коммуникации между различными отделами и департаментами;
  • выступать афишей новостей realtime;
  • хранить данные о сотрудниках (ФИО, должность, рабочую почту, хобби);
  • содержать все необходимые шаблоны бланков, заявлений и т.д.;
  • иллюстрировать офисы и показывать рассадку сотрудников

Кроме того, сразу были определены следующие требования к порталу:

  • «тихий» режим работы (без всплывающих окон);
  • асинхронность;
  • открытие в пару кликов

Первым шагом стало формирование рабочей группы, которая бы взяла на себя курирование внутреннего сайта. В нее вошли: PR-менеджер, HR, главный бухгалтер (образцы бланков, самые частые вопросы) и директор по развитию. Изучили референсы, выделили типовое наполнение, отказались от некоторых первоначальных задумок (например, исключили интеграцию с Jira и Confluence), сформировали общее представление о структуре и контенте. 

Первую версию сайта создавали на Tilda. Причин тому было несколько:

  • простота администрирования;
  • недорогие тарифы;
  • удобная авторизация по корпоративной почте;
  • возможность оперативно вносить правки специалисту без технического бэкграунда

Детали

Внимательно изучив референсы, мы прописали элементы, которые обязательно должны быть на портале. Среди них:

  • информация о компании;
  • сведения о сотрудниках;
  • ответы на самые часто задаваемые вопросы (аля «Насколько свободный график?» и «Забыл пароль от ПК, что делать?»)
  • образцы документов;
  • афиша мероприятий;
  • база знаний;
  • опросники

«Разбросав» все составляющие, мы сделали акцент на трех составляющих: информационном блоке, корпоративном и коммуникационном.

Информационный блок:

Сразу после авторизации сотрудник попадает на главную страницу. У нас она лаконично оформлена и содержит основные моменты о компании:

  • краткую историю (выжимка по годам);
  • ценности, миссию и видение;
  • информацию о разрабатываемых программных продуктах и их специфике;
  • руководство;
  • контакты, адрес и т.д.

Кроме того, к информационному блоку относятся:

  • Конституция (сведения об основных правилах работы в компании);
  • Офис (мы базируемся на двух этажах, поэтому постарались максимально детально расписать какие отделы где находятся, для каждого опенспейса был отрисован план рассадки с именами и должностями);
  • Мы (информация о членах команды, их днях рождения, структуре, подборках по интересам)

Корпоративный блок:

Фокус на освещении более прикладных и «будничных» моментов жизни компании. 

  • Опросы и тесты (например, раздел был очень актуален во время удаленки, где мы задавали вопросы сотрудникам и анализировали  их ответы);
  • Скидки (где, сколько, как воспользоваться и у кого взять карточку);
  • Афиша (календарь событий);
  • Традиции (описание всех наших мероприятий, что когда проходит, как принять участие и кому писать относительно предложений новых событий);
  • FAQ (самые часто задаваемые вопросы);
  • Вопросы главбуху (возможность быстро отправить нужный запрос на получение тех или иных документов, основные бланки/заявления и т.д.);
  • Фото и видео

Коммуникационный блок:

Суть — прямая связь с руководством компании и профильным специалистом. Открывая форму «Фабрика идей», сотрудник может что-то прокомментировать, предложить какую-то новую интересную инициативу и т.д. Чат асинхронный, все заявки рассматриваются один рабочий день, ответ приходит либо на рабочую почту, либо напрямую сотруднику в корпоративный мессенджер. Последнее предложение, например, было высказано относительно покупки вебинара одним из frontend-разработчиков. 

Другой большой раздел — это библиотека, агрегатор всей имеющейся литературы в офисе — как профильной, так и развлекательной. Раздел состоит из:

  • Что есть: перечисление по тематикам всех книг;
  • Process Mining: ссылка на страницу в Confluence, где собраны онлайн-материалы по процессной аналитике (книги и статьи);
  • Заказать книгу: форма связи. Человек пишет название книги и автора, по желанию прикрепляет ссылку на книгу или закачивает обложку.

Все «подцеплено»к системе интернет-магазина, где сотрудник не покупает, а как бы «закидывает в корзину» нужный ему товар. Прикручен настраиваемый каталог, где видно наличие/отсутствие книги, количество экземпляров. Библиотека интегрирована с внутренней CRM-системой, которая собирает все заявки. Каждая отправляется на почту в отдел по работе с персоналом, который занимается непосредственно выдачей книг. 

То, что описано выше, все еще несовершенно. Мы постоянно работаем над улучшением разделов, дизайном добавляем страницы, обновляем информацию. В планах — переход сайта на другую платформу с более широкими возможностями, добавление интерактивности. 

Главным итогом внедрения инструмента и исследования обратной связи для нас стало понимание, что люди охотно воспринимают все это и готовы к диалогу. Мы считаем, что произошел некий переход с позиции «Семья» небольшого камерного коллектива на позицию «Команда». 

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1