Как предупредить работника об отмене совмещения?

Отмена совмещения - обычное дело в любой организации. Как предупредить работника, если у вас обычный документооборот, какие нюансы нужно учесть, если вы включились в эксперимент по электронному кадровому документообороту

Вопрос из личной консультации:

«Добрый день! Я недавно исполняю обязанности специалиста по кадрам, и вот директор сказал, что его не устраивает, как один из работников совмещает обязанности. Нужно всё отменить. Знаю, что сначала нужно предупредить работника, чтобы это не стало для него неожиданностью. Как правильно всё сделать?»

Отвечает Татьяна Самородских:

Да, вы правы, прежде, чем отменить поручение о выполнении дополнительный работы, разновидностью которой является совмещение должностей или профессий, работодатель обязан предупредить работника в письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня (часть четвёртая ст. 60.2 ТК РФ).

Но сначала я бы посоветовала вам удостовериться, что речь идёт именно о совмещении. Очень часто специалисты по кадрам путают совмещение и совместительство. Чем отличаются эти формы организации труда, вы можете посмотреть в видео «Совместительство и совмещение - найди 14 отличий».

Для предупреждения работника о предстоящих событиях используется такой кадровый документ, как уведомление. Как правило, уведомления нумеруют, а значит, у вас должен вестись журнал регистрации уведомлений. В зависимости от объёма кадрового документооборота в вашей организации, вы можете разделить уведомления по темам:

  • уведомления о сокращении,
  • уведомления об изменении условий трудового договора;
  • уведомления об отмене выполнения дополнительной работы;
  • уведомления о начале ежегодного оплачиваемого отпуска

и так далее.

В этом случае придётся к номеру добавлять буквенный или цифровой индекс, чтобы обозначить тематику уведомлений и регистрировать их в разных журналах.Если же объём уведомлений невелик, можете обойтись одним журналом.Например, вы можете включить в такой журнал следующие графы:

Уведомления оформляются в двух экземплярах — по одному для работника и работодателя. Работодателю важно иметь доказательства, что работник уведомление получил, и срок предупреждения соблюден. Для этого на документе оформляют следующий реквизит:Как уведомить работника

Примерное содержание уведомления об отмене совмещения:Уведомление об отмене совмещения
Вручив экземпляр работнику и получив от него подпись в своём экземпляре, а также собственноручно написанную работником дату получения уведомления, вы оформляете приказ об отмене совмещения, о чём проставляете отметку на уведомлении.Организация кадрового делопроизводства
Также на уведомлении нужно сделать отметку о направлении в соответствующее номенклатурное дело.Отметка о направлении документа в дело
Срок хранения уведомлений — 3 года*, поэтому их нельзя помещать в личное дело работника. Храните уведомления в отдельном номенклатурном деле.

ст. 436 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

***

Эксперимент по электронному кадровому документообороту

Эксперимент по электронному кадровому документообороту

Вполне вероятно, что ваша организация решила присоединиться к эксперименту по электронному кадровому документообороту, проходящему в нашей стране по 31 марта 2021 г., и такое уведомление вы можете оформить в электронном виде.Для этого вам нужно убедиться, что соблюдены следующие условия:

  • организация участвует в эксперименте;
  • в перечень документов, оформляемых в электронном виде, включены уведомления;
  • работник, которого вы хотите уведомить, подал письменное заявление о согласии на участие в эксперименте;
  • в локальных нормативных актах организации закреплён порядок создания, использования и хранения документов в электронном виде.

Дополнено 02.07.2021: Эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой, продлен по 15 ноября 2021 г. включительно (Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 29 апреля 2021 г. № 297н).

©Татьяна Самородских, 2020

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1