Как помочь новому сотруднику адаптироваться на рабочем месте

Аватар пользователя Русская Школа Управления - РШУ

Каждый знает, что такое быть новичком: вспомните новый школьный класс, молодежный лагерь, учебную группу, стажировку, первый трудовой коллектив. Незнакомые лица, непривычное пространство, ощущение не уютности, скованности, давления. Любой новичок испытывает сильный стресс, чувство тревоги, подавленности, растерянности или неуверенности в себе. И чем старше человек, тем сложнее ему адаптироваться в незнакомой среде. Как правило, ребенок проходит адаптационный период в новом коллективе за несколько недель, студент – за пару месяцев, а человеку среднего возраста может потребоваться до полугода. Безусловно, скорость адаптации зависит от психологического типа новичка, уровня его коммуникабельности, склада личности.

Кроме того, многое зависит и от «принимающей стороны». Не секрет, что коллективы бывают разные: одни открыты и доброжелательны, с готовностью рассказывают новобранцам о правилах, истории и традициях. Но есть такие, которые считают своим долгом провести «обряд посвящения», то есть предложить выполнить какое-то странное, смешное или даже невыполнимое задание. Например, новобранцам на флоте поручают «точить якорь», а офисного клерка могут попросить составить SWOT-анализ ключевых конкурентов из стран БРИКС. Или отправляют новичка с каким-то нелепым поручением из одного отдела в другой, и он тратит несколько часов на собирание подписей к нелепому «меморандуму на рассылку прайса», и в конце дня является с ним в кабинет директора по продажам. В результате новобранец получает изрядную порцию негатива, а офисные «старожилы» - повод посмеяться и «отвести душу».

Безусловно, традиции посвящений – это хорошо, но еще лучше, если в компании существуют также и традиции адаптации новых сотрудников. Это важно не только для приходящих людей, но и для компаний. Ведь чем быстрее человек вольется в коллектив, почувствует себя «в своей тарелке», тем быстрее начнет приносить ту самую пользу, ради которой его и нанимали на работу. Как же помочь новому сотруднику преодолеть эту полосу препятствий под названием «испытательный срок», и кто это должен сделать.

Ответственный за доброту

В крупных компаниях есть «специально обученный человек» в составе HR-службы, это специалист по адаптации персонала. В компаниях поменьше, обязанности по введению в команду новых сотрудников выполняют HR-менеджер и непосредственный руководитель. В коллективах, где HR-служба отсутствует (а такие встречаются) ответственность за максимально быструю адаптацию новобранцев распределяется между руководителем и ближайшими коллегами. Основная задача специалиста, «ответственного за доброту», как можно быстрее интегрировать пришедшего сотрудника в корпоративную систему. Желательно сразу обратить внимание на несколько моментов, предусмотрительность в которых позволит избежать досадных заминок в процессе адаптации новых сотрудников.

Рабочее место

Важно, чтобы территория личного рабочего пространства сотрудника соответствовала профилю занимаемой должности. Если это бухгалтер, то ему понадобится большой и широкий стол для работы с папками и документами, шкаф или тумба-архиватор. А если новый сотрудник дизайнер, то важны не столько габариты мебели, сколько диагональ и разрешение монитора. Также необходимо лично протестировать работу всех систем: подключен ли принтер, работает ли Интернет, установлены ли все необходимые программы, достаточен ли уровень сигнал wi-fi в той части офиса, где расположено рабочее место.

Система «свой-чужой»

Чтобы новый сотрудник компании с первых дней почувствовал себя частью команды, необходимо как можно быстрее помочь ему преодолеть административный барьер, разделяющий «своих» и «чужих». Он, как правило, состоит из множества мелочей, абсолютно незаметных для постоянных сотрудников, но очень чувствительных для новичков. Сюда можно отнести: различные пропуски/допуски в помещения офиса, на разные этажи и уровни здания, ключи, карты, талоны и цифровые коды, внесение данных о новом сотруднике во все необходимые «разрешительные» списки. Чтобы ничего не упустить, лучше всего лично проверить все возможные маршруты, и убедиться, что в свой первый рабочий день новый сотрудник сможет попасть из подземного паркинга в офис на 10 этаже, не останется без ланча в корпоративной столовой.

Внутренний распорядок

Познакомьте новичка с правилами административного взаимодействия: каким образом заказывается канцелярия, как организовать срочную доставку документов клиенту, к кому обратиться, если нужно получить пробную партию продукции с производства. У людей, не знакомых с внутренними правилами и процедурами, даже простые вопросы могут вызывать серьезные затруднения, например: где найти брошюратор или как пользоваться шредером. Если вы сразу будете объяснять новым сотрудникам, каким образом в компании распределяется время пользования переговорными комнатами, то сможете избежать недоуменных вопросов от генерального директора, внезапно обнаружившего в конференц-зале команду промоутеров, репетирующих рекламные речевки.

Дресс-код

Как правило, в каждой компании есть дресс-код. Он может быть негласным, не зафиксированным в формальных документах, но он все равно есть. Кроме того, дресс-код есть и у определенных профессий, должностей. Например, то, что позволено дежурному вечернему секретарю, совершенно недопустимо для главного бухгалтера. И важно, чтобы кто-то тактично объяснил эти правила новичку. Обратил его внимание на то, что в джинсах позволено ходить дизайнерам, потому что они сидят в бэк-офисе, а менеджеры по продажам ходят на работу в строгих костюмах, так как они работают с клиентами, а вот в шортах не позволено являться в офис никому, кроме сына учредителя. Также, у руководителей могут быть и определенные личные вкусы и предпочтения в одежде. К примеру, финансовый директор не любит ярких цветов в одежде, поэтому сотрудники, приходящие в офис в желтых, оранжевых, красных рубашках или платьях, не вызывают его одобрения. А коммерческий директор подозрительно относится к менеджерам в белых рубашках, так как считает, что сотрудники под видом посещения клиентов, тайком ходят на собеседования.

Знакомство с компанией

На старте важно не только познакомить человека с компанией, с системой административных правил и законов, но и коллектив — с новым человеком, представить его, кратко рассказать о том, чем он будет заниматься. Нужна «виртуальная визитная карточка», избавляющая человека от необходимости презентовать себя каждому сотруднику компании в отдельности. Такое краткое, но емкое представление нового сотрудника можно сделать с помощью внутренней информационной системы intranet, рассылки по корпоративным адресам или объявления на корпоративной «пробковой стене» у входа в столовую. Формат может быть любой, важно реализовать идею информирования коллектива о появлении нового человека.

В целом, для скорейшей адаптации новичков, от «ответственных за доброту» сотрудников требуется организованность, внимание к мелочам и доброжелательность. Пусть в первые рабочие дни человек почувствует, что он нужен компании, что коллеги заметили его появление, и хотя бы HR-менеджер запомнил его имя. В этом случае, есть надежда, что испытательный срок нового сотрудника пройдет гладко, и через несколько месяцев в ряды компании вольется хорошо подготовленный и лояльный сотрудник.

Наталья Сторожева, преподаватель Русской Школы Управления

Рубрика: 
Ключевые слова: