Что нужно знать про онбординг?

Основная цель работодателя – чтобы новый сотрудник как можно быстрее «вышел» на максимальный уровень эффективности, встроился в корпоративную культуру. Именно поэтому во многих организациях так много внимания уделяют этому процессу.

Онбординг или адаптация персонала – один из основных HR-процессов, обеспечивающий успешность вхождения в новую должность сотрудника. Начинается данный процесс с прихода нового сотрудника в организацию либо при внутренних перемещениях с одной позиции на другую.

Успешная адаптация — это когда человек осваивает новый функционал, новые должностные обязанности, осознает требования к своей работе, задачи, которые перед ним стоят, понимает и принимает требования организации к поведению сотрудников, правила и особенности корпоративной культуры.

Адаптационный период занимает от двух до шести месяцев. Но, обычно, трёх месяцев бывает достаточно, чтобы освоиться в новом коллективе и продемонстрировать свои профессиональные компетенции.

Что ожидает руководство компании от прихода нового сотрудника?

Для компании — это передача части функционала, задач новому сотруднику. Руководство организации ожидает, что данный функционал будет выполняться качественно и в срок, что с приходом нового сотрудника компания обретает ещё одного члена команды, который будет вместе с остальными развивать компанию. Вместе с тем, новый сотрудник в коллективе — это пока незнакомец, со своими привычками, особенностями, манерой поведения, отношением к работе.

Для сотрудника новая работа – это место, где он будет проводить много времени, место для реализации знаний, умений и навыков, способ заработать деньги и реализовать свои профессиональные амбиции. С другой стороны – полная неопределённость на ближайшие 6 месяцев, без гарантии, что все вышеперечисленные ожидания реализуются. Это новая обстановка, новые люди, новые задачи, одним словом – неопределённость. Каждый из нас испытывал этот коктейль чувств и эмоций, когда выходил в первый день на работу.

Основная цель работодателя – чтобы новый сотрудник как можно быстрее «вышел» на максимальный уровень эффективности, встроился в корпоративную культуру. Именно поэтому во многих организациях так много внимания уделяют этому процессу.

Разберём, что входит в систему адаптации персонала, какие инструменты можно использовать.

Рассмотрим вариант, когда новый сотрудник выходит на работу. Его эмоции: неуверенность, ему неуютно, всё незнакомо, все чужие.

Что можно сделать в компании в рамках системы адаптации:

Организовать тёплый приём нового сотрудника. Это могут быть разные «ритуалы», начиная от приветствия нового сотрудника всем коллективом, вручения ежедневника в корпоративном формате, заканчивая размещением информации о новом коллеге на корпоративном портале. Важно выделить человека, кто в первый день будет сопровождать и курировать нового сотрудника: проведёт экскурсию по офису/цеху/складу, познакомит с коллективом, представит, расскажет, кто и чем в компании занимается, проведёт на рабочее место. Им может стать наставник либо тот, кто отвечает за процесс адаптации персонала в организации.

Несколько советов:

  1. Рабочее место лучше подготовить заранее, чтобы новому сотруднику не пришлось сидеть на стульчике для посетителей, в холле или чужом рабочем месте, пока кто-то заказывает стол и стул и закупает ноутбук. Заранее позаботиться об учётной записи, электронном ящике и пропуске.
  2. Подготовьте информацию о компании, правилах поведения и особенностях корпоративной культуры. Это можно изложить в «Книге нового сотрудника», либо записать ряд видеопрезентаций, видеороликов о компании.
  3. Запланируйте ознакомительные встречи с сотрудниками, с кем для выполнения должностных обязанностей нужно будет общаться сотруднику, встречи для обсуждения промежуточных результатов работы и ответы на вопросы. В некоторых компаниях уже есть чат-боты, в которых предусмотрены ответы на основные вопросы, возникающие в адаптационный период.
  4. Не откладывайте оформление трудовых отношений, лучше, чтобы весь пакет необходимых кадровых документов был готов к обеду первого рабочего дня, чтобы сотрудник не волновался об этом.

Отличный пример системы адаптации в компании Adventum (видео ниже)

«Новоиспечённого» сотрудника необходимо обеспечить всей необходимой информацией о компании. Она может быть описана в «Книге сотрудника», отправлена по электронной почте в электронном виде, либо размещена на внутреннем корпоративном портале. Главное, чтобы у сотрудника была возможность познакомиться с корпоративной кухней: историей компании, особенностями корпоративной культуры, справочником сотрудников, информацией о корпоративных мероприятиях, внутренними документами, обучающими видеокурсами и другими материалами.

Хорошо, если в компании выдаётся так называемый «Дневник сотрудника». В некоторых компаниях существует электронный вариант «Дневника», где прописан по часам первый рабочий день, необходимые мероприятия первой рабочей недели, предусмотрена форма «обратной связи» от сотрудника, чтобы вовремя скорректировать программу адаптации.

В «Дневнике сотрудника» может быть предусмотрен план работы на первое время. Он нужен, чтобы сотрудник чётко понимал, что от него ожидают и в каком объёме.

Пример плана работы сотрудника

«Обратную связь» от сотрудника можно получить во время адаптационных бесед, где уточняется, насколько понятен функционал, задачи, требования к выполнению должностных обязанностей от руководителя, насколько комфортно рабочее место, как сотрудник оценивает климат в коллективе. Данные вопросы можно предусмотреть в опроснике, главное, чтобы его заполнение не занимало много времени, вопросы были простыми и понятными. В зависимости от корпоративной культуры опросник может быть оформлен по-разному.

В него могут быть включены такие вопросы:

  1. Оцените, пожалуйста, удобство рабочего места (варианты ответов: полностью удовлетворен, удовлетворен, затрудняюсь ответить, не удовлетворен, совершенно не удовлетворен);
  2. Вы получаете помощь от ваших коллег? Варианты ответов могут быть: всегда, иногда, затрудняюсь ответить, редко, никогда;
  3. Оцените, пожалуйста, на сколько психологическая обстановка в подразделении способствует качественному выполнению работы (пятибалльная шкала – 5,4,3,2,1).

На мой взгляд в анкете не должно быть более 10 вопросов, а на её заполнение должно уходить не более пяти минут. Дополнительную информацию лучше получать из неформальных бесед с сотрудником, а также с наставником и руководителем.

Второй вариант адаптации, когда сотрудник переходит с одной должности на другую в том же подразделении либо переходит в другое подразделение или филиал.

В данном случае наш сотрудник уже знает всё о компании. Но эмоции, которые он испытывает сходны с описанными выше - неуверенность, ощущение неопределённости. На новом месте ему понадобится взаимодействовать с новыми коллегами, с новым руководителем.

Тут подойдут схожие инструменты адаптации. Хорошо, если в этот период будет прикреплён наставник, для сопровождения в первый месяц работы. Наставник расскажет об особенностях работы на новой позиции, о требованиях к результатам деятельности, отчётности. Ситуация осложняется, если наш «новичок» переходит на вышестоящую позицию, когда меняется роль в компании. Часто в таких случаях бывшие коллеги приобретают статус подчинённых. Кроме новых технических компетенций, понадобится проявлять управленческие компетенции, умение выстраивать коммуникации с коллегами в новом качестве. В данной ситуации важна роль наставника. Им может стать непосредственной руководитель или более опытный коллега. Для более быстрого вхождения в должность, необходимо также, как и в первом случае, обеспечить нового сотрудника всеми материалами, необходимыми для выполнения новых обязанностей. Для руководителя это может быть организационная структура, штатное расписание, должностные инструкции подчинённых, бюджет подразделения.

Так же, как и в предыдущем варианте адаптации, необходимо регулярно запрашивать обратную связь, например, в конце первой недели работы, затем по истечению месяца работы, двух месяцев и по завершению адаптационного периода.

Адаптация считается успешной, если работник усвоил и закрепил необходимый объем знаний и навыков, требующихся для работы, принят коллективом, принимает и разделяет корпоративные ценности организации.

Если в адаптационной период у сотрудника или руководителя ожидания не совпали, значит имела место ошибка. Ошибка может быть при найме сотрудника, либо неверное управленческое решение при перемещении сотрудника внутри компании, либо неэффективный процесс адаптации, который необходимо постоянное совершенствовать.

Всё вышеперечисленное можно изложить в документе. Важно, чтобы этапы адаптации и важность данного процесса понимали и разделяли все руководители в компании. Иначе процесс адаптации будет неэффективен и как результат, будет высокая текучесть персонала в первый год работы. А это временные, финансовые и репутационные потери.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Аватар пользователя Анна Лапочкина