Часовой офиса. Как не остаться без секретаря. Аутсорсинг ресепшн

Не секрет, что ресепшн – это неотъемлемая часть имиджа компании, его лицо. Ведь никто не заметит отсутствия в офисе генерального директора, но все заметят отсутствие секретаря.

 

Не знаете, как минимизировать риски некачественной работы секретарей? Хотите обеспечить бесперебойную работу службы ресепшн? А как решить проблему внезапного отсутствия секретаря на рабочем месте?

На практике обеспечить профессиональную и своевременную работу службы ресепшн бывает довольно сложно в силу того, что данная функция является непрофильной в большинстве компаний и воспринимается как поддерживающее звено. Это, отчасти, правда, но отсюда и происходят основные ошибки. 

Решением является использование аутсорсинга офисных функций.

Кому он может быть полезен?

- Локальным представительствам крупных компаний, которые нуждаются в координации работы зоны ресепшн либо офиса в целом;

- При расширении бизнеса;

- В случаях отсутствия секретаря на рабочем месте (отпуск, больничный, т.д.).

Почему с потребностью в организации службы ресепшн или наборе офисного персонала стоит обратиться в кадровую компанию?

Во-первых, кадровые компании имеют большой опыт и отлаженную систему организации самых разных проектов ресепшн, имеют рычаги воздействия и контроля, грамотно разработанные программы обучения, адаптации и мотивации. Во-вторых, все риски клиента провайдер берет на себя. Кадровая компания снимает с клиента головную боль по вопросам замен на время больничных и отпусков секретарей, берет на себя ответственность за качественную работу сотрудников, начисления и выплаты заработной платы и весь документооборот, а также решение операционных вопросов.

Рассмотрим весь процесс организации службы ресепшн поэтапно.

  1. Получение технического задания от клиента, его анализ и разработка схемы взаимодействия.
  2. Поиск и отбор. Отбор начинается с рассмотрения резюме кандидатов. За ним следует интервью по компетенциям и тестирование на знание иностранных языков. Оценивается коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность претендента, одним словом, проводится качественная селекция по заданным критериям.
  3. Обучение. Получая техническое задание о функционале секретаря от клиента, сотрудники в обязательном порядке проходят обучение в Академии секретарей. Среди обязательных курсов навыки деловой переписки и общения, владение офисными программами и техникой, тайм-менеджмент, этика и деловой стиль.
  4. Организация рабочего процесса. Провайдером разрабатываются должностные инструкции, а также показатели эффективности работы сотрудников (КПЭ). После их согласования с клиентов, сотрудник приступает к работе.
  5. Контроль результата на различных этапах. Промежуточные проверки качества оказываемого сервиса очень важны, так как провайдер несет ответственность перед клиентом за результат. В этом ключе могут быть использованы такие инструменты, как: «тайный покупатель», «холодные» звонки, контрольные закупки и др.
  6. Мотивация. Развитие секретарей – важная составляющая их эффективной работы. Конкурентным преимуществом провайдера является бесплатная возможность промоушена сотрудника при желании клиента по истечении одного года работы.
  7. Замены. Как правило, ответственный подрядчик дает высокие гарантии на случай отсутствия секретаря на рабочем месте. Менеджер проекта обязан предоставить замену в течение 4 часов, что является высоким показателем эффективности работы команды. Со стороны провайдера на проекте присутствует координатор, который отслеживает качество работы замены.

Аутсорсинг офисных функций – актуальный тренд современного бизнеса. Провайдер становится для клиента единым входящим окном, обеспечивающим контроль непрерывной и качественной работы службы ресепшн, снижается текучесть. Кадровая компания отвечает за поддержание показателей эффективности, обучение сотрудников и оперативное предоставление замен. Благодаря этому клиент имеет возможность полностью сконцентрироваться на основных бизнес задачах компании, за счет оптимизации процессов снижаются издержки.

Наталья Рожкова, руководитель направления комплексных решений ManpowerGroup
Александра Чумакова, менеджер по сопровождению клиентов ManpowerGroup 

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Аватар пользователя Наталья Рожкова