Скрытые преимущества стендапов-совещаний

Стендапы (Stand-up Meetings)

Это пощечина мирским, нескончаемым собраниям, от которых вас бросает в дрожь в понедельник по утрам.

Почему? Потому что стендапы:

  • Концентрируют внимание собравшихся на актуальной теме.
  • Устраняют отвлекающие факторы (телефон и компьютеры).
  • Избавляют от пустой болтовни.
  • … и, самое главное, они короткие, поэтому вы можете быстро вернуться к своей реальной работе.

Что вы можете не знать о стендапах

Многие любят хвалить стоячие собрания за то, что они короткие.

Но знаете ли вы, что на самом деле является главным преимущество таких собраний? Это не имеете никакого отношения к тому, что люди там стоят.

Как отмечает Дэн Марковиц из «TimeBack Management», переход к такому формату собраний вынуждает вас встречаться чаще (но на более короткие промежутки времени). Таким образом, вместо того, чтобы посещать изнурительные двухчасовые собрания по понедельникам, вы встречаетесь на 15 минут каждый день, с понедельника по пятницу.

И вот в чем бонус: Когда вы начинаете собираться чаще, вы быстрее можете обнаружить проблемы, и сразу же принять меры по их устранению.

«Ежедневные standup-собрания позволяют менеджеру быть в курсе того, что происходит каждый день, а также выявить проблемы, прежде чем кто-то потеряет из-за них свое время или деньги».

Лучше меньше, да лучше…

Несколько десятилетий назад компания «Toyota» доказала эффективность производства малыми партиями – создание всего несколько продуктов, от начала до конца, за определенный промежуток времени. И он оказался более выгодным, чем массовое производство, или конвейерное.

Хотя это и может показаться нелогичным, но, как показывают исследования, производство небольшими партиями является более выгодным, чем конвейерное.

Почему?

Одним словом, из-за ПЕРЕДЕЛОК.

Когда появляются проблемы – а они возникают в обязательном порядке! – массовое производство становится очень неэффективным. Когда «Toyota» одновременно устанавливает дверь на тысячу автомобилей, что же происходит, когда на 579-ой двери выясняется, что машина совершила ошибку? Теперь нужно снять 578 дверей и снова их поставить. То же самое происходит и в офисе. Вы ждете днями или месяцами, чтобы дать обратную связь по презентации, которую провел ваш сотрудник? Тогда не удивляйтесь тому, что он вынужден выбросить 50% слайдов и начать все заново, так как он решал не ту проблему.

Но если вы будете встречаться чаще, тогда вы будете в курсе всех проблем, которые возникают, и сможете исправить их еще на ранней стадии.

И давайте уже, наконец, закончим с теорией, и приступим к действию.

Вот три простых способа, как с помощью приложения стендап-совещаний вы сможете организовать свои стендапы, чтобы легко и быстро обнаружить и решить существующие проблемы:

1. Отправьте сообщение каждому члену команды

Когда Вы отправляете сообщение, в котором указано время собрания, добавьте в список адресатов и тех людей, которые не присутствовали на «летучке», но они также должны знать их результаты. Это позволяет лидерам команд увидеть определенные проблемы, даже не присутствуя на собрании.

2. Следите за выполнением задач на каждом собрании

Контекст является ключевым, поэтому мы связываем всю соответствующую информацию, так что вы можете легко проследить за выполнением тех заданий, которые недавно получили сотрудники. И вы всегда остаетесь в курсе того, как продвигается работа над ними.

3. Укажите время, которое выделяется для каждого пункта повестки дня

Прекратите делить собрания на блоки по 30-60 минут, потому что так кто-то делает по умолчанию. Если вы собираетесь встречаться чаще, тогда у вас должны быть короткие встречи. Используйте таймеры, чтобы расписать по минутам свое собрание.

Джеффри Стэйнк, перевод: Татьяна Горбань

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
0
-1