Синхронная коммуникация против асинхронной. Асинхронная коммуникация (с примерами)

Эффективная коммуникация жизненно важна для сотрудничества и эффективности работы. Использование асинхронного или синхронного стилей общения может значительно улучшить обмен идеями на рабочем месте и помочь повысить эффективность работы сотрудников или членов команды. Хотя оба метода общения позволяют обмениваться информацией, определение и использование подходящего для вашей карьеры стиля может помочь вам эффективно строить отношения на работе.

В этой статье мы дадим определение асинхронной и синхронной коммуникации, обсудим их различия и поделимся лучшими практиками при использовании каждого типа на работе.

Что такое синхронная коммуникация?

Синхронная коммуникация - это коммуникация, которая происходит, когда обмен информацией или сообщениями между отправителем и получателем происходит в одно и то же время. Эти обмены могут происходить физически или виртуально. Примеры синхронной коммуникации включают:

• Физические встречи

• Видеоконференции

• Телефонные звонки

• Поддержка в чате

• Платформы обмена сообщениями

Преимущества синхронного общения

Непосредственность обмена идеями при синхронном общении дает потенциальные преимущества для предприятий, желающих решать проблемы и передавать информацию в режиме реального времени. Команды, работающие удаленно, могут также предпочесть интерактивность, связанную с использованием этого метода. Некоторые преимущества использования синхронной коммуникации в команде включают:

• Помощь в решении рабочих вопросов, требующих немедленного внимания

• Создание и улучшение сплоченности и взаимопонимания в коллективе

• Обеспечение оперативной обратной связи и решение важных вопросов

• Обеспечение детального и широкого взаимодействия

• Обеспечение отсутствия задержек в производительности

Что такое асинхронное общение?

Асинхронная коммуникация - это любая форма коммуникации с задержкой между передачей сообщения отправителем и его интерпретацией получателем. Продолжительность этой задержки зависит от режима коммуникации. Асинхронная связь обычно виртуальная и часто бывает внеплановой или незапланированной.

Примеры асинхронного общения включают:

• Электронные письма

• Деловые письма

• Текстовые сообщения

• Комментарии к общим файлам или совместная работа

• Мгновенный обмен сообщениями

• Программное обеспечение для управления проектами

Преимущества асинхронной коммуникации

Асинхронная коммуникация обеспечивает большую автономию для получателя сообщения. Предприятия могут предпочесть этот тип коммуникации для создания встроенного времени отклика на запросы клиентов. Члены команды могут оценить приоритетность задач вместо мгновенного ответа на сообщение. Некоторые преимущества использования асинхронной коммуникации включают:

• Позволяет общаться командам, находящимся в разных местах

• Оптимизация фокуса и производительности команды

• Создание подробной записи каждой переписки для будущих встреч

• Предоставление тщательного и хорошо проработанного ответа на вопросы проекта или проблемы клиента

• Объяснение сложных проблем, которые могут потребовать дальнейшего обсуждения

Асинхронная коммуникация в сравнении с синхронной

Ниже перечислены основные различия между асинхронной и синхронной коммуникацией:

Срок поставки

Одним из фундаментальных различий между синхронной и асинхронной коммуникацией является время, которое требуется для доставки информации или сообщений. Синхронная коммуникация происходит в одно и то же время между отправителем и получателем. При асинхронной коммуникации существует задержка между временем отправки сообщений и временем их обработки другой стороной.

Время ответа

Синхронная коммуникация обычно требует немедленного ответа, поскольку отправитель и получатель обмениваются информацией одновременно. При асинхронной коммуникации, несмотря на возможность одновременной отправки и получения информации, обычно не ожидается немедленного ответа. Например, команды могут использовать синхронную связь для переписки по поводу задач, требующих срочного ввода и обратной связи. Команды могут использовать асинхронную коммуникацию для переписки между командами, находящимися в разных часовых поясах.

Продолжительность обсуждения

Синхронная коммуникация позволяет командам более широко обсуждать вопросы. Например, вы можете проводить длительные видеозвонки для совещаний команды и решать вопросы вместе. Асинхронная коммуникация обычно требует точных и исчерпывающих формулировок, поскольку обмен может функционировать как единое сообщение с несколькими частями информации.

Гибкость

Асинхронная коммуникация обеспечивает большую гибкость, поскольку не требует от членов команды немедленного ответа на сообщение. Это означает, что члены команды могут сосредоточиться на качестве своих ответов и отвечать, когда они могут, что часто повышает их производительность. Синхронная связь может быть менее гибкой и требовать от вас ответа на разговор во время живой встречи.

Когда использовать асинхронную и синхронную коммуникацию

Определение правильного стиля общения для каждой рабочей задачи может привести к более успешным результатам. Вот несколько моментов, которые следует учитывать при выборе между асинхронным и синхронным общением:

Размер команды

Прежде чем выбрать стиль общения, подумайте, нужны ли вам оперативные ответы от всех участников и подходит ли размер команды для более быстрого общения. Организации с большими командами, особенно с сотрудниками, находящимися в разных местах и часовых поясах, могут предпочесть асинхронную коммуникацию. Лидеры команд могут предпочесть синхронную связь при организации встречи в небольшой команде.

Тип ответа

Другой способ определить, какой стиль общения следует использовать, - это определить тип ответов, которые вам нужны. В сообщениях, требующих немедленного ответа между участниками, может использоваться синхронная коммуникация. Если основной целью вашего сообщения является простой обмен информацией, используйте асинхронный стиль общения.

Организация команды

В зависимости от структуры вашей организации, команды или отделы могут работать по разным графикам и в разные сроки. В таких случаях можно использовать как синхронную, так и асинхронную связь. Например, вы можете отправлять видеосообщения, объясняющие, почему вы приняли те или иные проектные решения, а получатель может просмотреть их в удобное для него время.

Сложность сообщения

Решая, какой вид коммуникации применить, обязательно учитывайте сложность сообщения, чтобы определить, какой стиль может дать оптимальный результат для вашей команды. Обсуждение сложных проектов может потребовать планирования живой встречи. Обычные проверки или сеансы обратной связи могут потребовать только обмена сообщениями по электронной почте.

Лучшие практики для синхронной коммуникации

Ниже приведены некоторые лучшие практики использования синхронной связи в вашей команде:

• Составьте повестку дня. При использовании синхронной связи создайте и используйте план собрания, чтобы сосредоточить все обсуждения в команде на основной теме. Это может быть полезно во время виртуальных или личных встреч с несколькими членами команды, которые могут иметь несколько вопросов, которые они хотят обсудить с группой.

• Поощрение немедленного реагирования. Поскольку основным преимуществом синхронного общения является мгновенная обратная связь, поощрение всех сторон к немедленному ответу помогает быстро решить все вопросы.

• Развивайте позитивные отношения. Использование синхронной коммуникации - отличный способ развития межличностных отношений. Убедитесь, что вы говорите открыто и профессионально, чтобы развивать позитивные рабочие отношения в вашей команде.

• Разумно распоряжайтесь временем. Во время собраний начинайте и заканчивайте командные обсуждения в установленное время. Кроме того, заблаговременное информирование о повестке дня и продолжительности собрания может помочь членам команды соответствующим образом спланировать свое расписание.

Лучшие практики для асинхронной коммуникации

При использовании асинхронной коммуникации в бизнесе учитывайте следующие методы:

• Предоставьте достаточно подробную информацию. Передача информации при асинхронной коммуникации обычно происходит, когда одна из сторон недоступна для немедленного ответа. Убедитесь, что каждое сообщение содержит как можно больше деталей, чтобы получатель мог ответить должным образом.

• Определите и выберите подходящую платформу. Асинхронная коммуникация обычно обезличена и может потребовать от команд использования дополнительной платформы для общения. Постарайтесь выбрать правильный инструмент, платформу или программное обеспечение для эффективной передачи вашего сообщения, определив уровень взаимодействия и оперативности, который вам требуется.

• Способствовать установлению связей. Убедитесь, что ваши асинхронные коммуникации остаются дружественными и уважительными, что создает профессиональное послание. Поддержание позитивного тона может способствовать здоровой рабочей обстановке и помочь командам эффективно работать вместе.

• Установите сроки. При использовании асинхронного общения дайте своим коллегам по команде знать, когда вы хотите получить ответ. Установление сроков может помочь вам и вашей команде выполнить общую задачу, особенно в многоэтапных проектах.