Сбор требований: Шаблон, пример и как использовать

Каждый проект имеет определенный набор требований, которые описывают, что должен делать готовый продукт и как он должен работать. Требования проекта могут помочь установить рамки для задач и целей, которые ставит перед собой проектная команда. Изучение методов сбора и документирования этих требований поможет вам создать эффективный и организованный проектный процесс.

В этой статье мы обсудим сбор требований и предоставим шаблон и пример, которые вы можете использовать для завершения процесса сбора требований.

Что такое процесс сбора требований?

Сбор требований - это процесс, который включает в себя создание списка требований для проекта. Эти требования представляют собой характеристики, функции или действия, которые команда должна выполнить для завершения проекта и достижения его целей. Хотя требования бывают разными, обычно их можно описать с помощью следующих категорий:

• Функциональные требования: Функциональные требования поддерживают то, что делает продукт. Эти требования часто относятся к функциям, возможностям и пользовательскому опыту продукта.

• Нефункциональные требования: Нефункциональные требования поддерживают то, как работает продукт. Например, эти требования могут включать безопасность продукта, его производительность, процессы восстановления данных и масштабируемость.

Вы можете определить требования к проекту различными способами, часто обсуждая потребности проекта с клиентами, заинтересованными сторонами или членами проектной команды. Этот процесс также может продолжаться на протяжении всего проекта, от инициации до сдачи.

Важность сбора требований

Понимание требований, которые необходимо выполнить для создания готового продукта проекта, может помочь вашей команде создать и распределить обязанности и установить ожидания. Сбор этих требований также поможет вам определить, как эффективно достичь целей проекта. Процесс сбора требований также может принести вам пользу:

• Создание набора требований позволяет команде эффективно планировать и распределять задачи

• Выполнение этих требований может позволить команде завершить проект в срок

• Помощь в обеспечении того, чтобы заинтересованные стороны и члены проектной команды разделяли общие ожидания от проекта

Шаблон для сбора требований

Документация по сбору требований может быть отдельным документом или включена в план проекта. Вы можете использовать следующий шаблон в качестве руководства для документирования требований в процессе сбора требований:

Пример сбора требований

В данном примере используется вышеуказанный шаблон для документирования требований к проекту. Вы можете использовать это в качестве вдохновения для разработки требований к сбору документации по вашему следующему проекту:

Как использовать процесс сбора требований

Вы можете использовать следующие шаги в качестве руководства для проведения процесса сбора требований:

1. Определение заинтересованных сторон

Заинтересованная сторона - это человек, который заинтересован в результатах вашего проекта. Существует два основных типа заинтересованных сторон:

• Внутренние заинтересованные стороны: У вас могут быть внутренние заинтересованные стороны, такие как члены вашей проектной группы, а также сотрудники вашей организации, управленческий персонал и исполнительное руководство.

• Внешние заинтересованные стороны: В зависимости от проекта, у вас могут быть и внешние заинтересованные стороны, такие как клиенты или инвесторы.

Перед сбором требований определите заинтересованные стороны, которые заинтересованы в вашем проекте или на которых он может повлиять. Эти заинтересованные стороны играют важную роль в разработке и обсуждении требований вашего проекта, чтобы обеспечить его успех. В ходе проекта вам также может понадобиться обратиться к заинтересованным сторонам за поддержкой или предоставить обновленную информацию о ходе работы.

2. Определение целей проекта

Прежде чем проводить обсуждения по сбору требований, определите цели и задачи проекта с членами вашей команды и заинтересованными сторонами. Хотя эти две концепции похожи, они также несколько отличаются друг от друга следующим образом:

• Цели: Цели обычно представляют собой всеобъемлющие результаты, которых вы надеетесь достичь с помощью вашего проекта.

• Задачи: Цели обычно представляют собой конкретные задачи, которые члены вашей команды планируют выполнить для достижения общих целей проекта.

Определение целей и задач проекта может стать основой для определения требований к проекту. Например, команда может поставить перед собой цель разработать внутреннюю платформу обучения для своей организации. Используя эту цель, команда может начать генерировать требования, связанные с доступностью для пользователей, пользовательским опытом и возможностями платформы. Если кто-то предлагает требование, которое, по вашему мнению, не соответствует целям проекта, вы можете исключить его из списка.

3. Проводить обсуждения с заинтересованными сторонами

Определив цели проекта, вы можете приступить к обсуждению его требований с заинтересованными сторонами. Вот некоторые рекомендации, которые могут помочь вам провести подобную дискуссию:

• Оцените ожидания заинтересованных сторон, связанные с бизнес-, функциональными и нефункциональными требованиями, которые они хотят видеть в готовом продукте.

• Задавайте конкретные вопросы, чтобы получить больше информации о желаниях и потребностях заинтересованных сторон, связанных с готовым продуктом.

• Оцените необходимость их идей, сравнив их с установленными вами целями и задачами проекта.

Например, проектная группа может работать над созданием нового веб-сайта для своей организации. Во время обсуждения с заинтересованными сторонами они могут сделать следующее:

• Определите требования, связанные с функциями и возможностями, такими как внедрение раздела комментариев и кнопок, позволяющих посетителям делиться сообщениями на платформах социальных сетей.

• Обсудите творческие или нефункциональные требования, такие как внешний вид сайта и его функциональные характеристики.

• Определите технические требования, основываясь на доступных ресурсах организации, например, инструменты, которые команда проекта должна использовать для создания веб-сайта.

4. Составьте заметки о требованиях к проекту

Делайте заметки во время каждого разговора о требованиях. Ведение записей позволяет упорядочить информацию и не упустить ключевые детали. Вы также можете использовать свои заметки для подтверждения деталей после интервью, чтобы убедиться, что у вас есть точная информация для обмена с командой проекта.

Когда вы поделитесь этой информацией с членами команды, они могут высказать свои соображения, которые помогут вам в дальнейшей оценке требований проекта, поскольку они работают над реализацией этих требований. Например, они могут вносить предложения по улучшению или определять потенциальные риски и проблемы, связанные с требованиями.

5. Напишите документ с требованиями

После обсуждения и подтверждения ваших требований с различными заинтересованными сторонами вы можете приступить к составлению официального документа с требованиями. Вы можете поискать в Интернете шаблоны документов с требованиями, чтобы понять, как организовать эту информацию. В этих документах обычно требуется следующая информация:

• Название требования: Присвойте уникальное и релевантное название, чтобы зрители могли легко понять, к чему относится требование или что оно собой представляет, например раздел комментариев. Если у вас длинный список требований, вы можете присвоить им уникальные номера, чтобы упорядочить информацию или использовать их для сокращения при необходимости.

• Описание требования: Предоставьте краткое описание требования и его целей. Например, Пользователи должны иметь возможность оставлять комментарии внизу статей на веб-страницах.

• Категория: Присвоение категорий вашим требованиям поможет вам сгруппировать похожие элементы и может быть настолько широким или конкретным, насколько вам нужно. Например, если у вас есть несколько требований, связанных с разделом комментариев, вы можете сделать следующее раздел комментариев категория.

• Дополнительные примечания: Раздел примечаний может включать информацию, которую вы считаете важной и относящейся к требованиям. Например, вы можете написать вопросы, на которые вам необходимо ответить, задачи, которые необходимо выполнить, или членов команды, ответственных за выполнение требования.

6. Обзор требований с членами команды

После того, как вы создали проект документа по сбору требований, вы можете поделиться им с членами своей команды. Цель этого внутреннего обзора - разработать окончательный вариант документа с требованиями, который можно представить ключевым заинтересованным сторонам.

Назначьте встречу для рассмотрения и обсуждения документа и сбора отзывов о выявленных требованиях. Поощряйте вопросы, чтобы убедиться, что все четко понимают ожидания заинтересованных сторон в отношении проекта. Члены вашей команды могут нести ответственность за выполнение требований, поэтому их мнение очень важно.

7. Разработка задач

Теперь, когда ваша команда поняла и согласовала требования проекта, вы можете приступить к разработке задач, которые вам необходимо выполнить. Этот этап работает в сочетании с общим планом проекта. Например, сроки, бюджет и ресурсы вашего проекта могут повлиять на задачи, которые необходимо выполнить вашей команде. Аналогичным образом, определение этих задач может помочь вам построить или скорректировать график проекта.

8. Назначение задач

Как только ваша команда определит задачи, которые ей необходимо выполнить, вы можете начать распределять роли и обязанности между членами команды. Эти люди могут добровольно взять на себя выполнение задач, или вы можете назначить их, исходя из их области знаний и специфических навыков.

Рассмотрите возможность включения этих заданий в документацию по сбору требований, чтобы все знали, кто занимается каждым требованием. Такая прозрачность может помочь членам команды нести ответственность за выполнение своих задач. Это также может помочь членам вашей команды и заинтересованным сторонам понять, к кому им следует обращаться, если у них возникнут конкретные вопросы по тому или иному требованию.

9. Представьте заинтересованным сторонам документацию по требованиям

Вы можете представить готовый документ с требованиями вашей команды ключевым заинтересованным сторонам. Во время этой встречи вы можете

• Проанализируйте каждое из требований, чтобы убедиться, что они отвечают потребностям заинтересованных сторон.

• Предложите участникам возможность задать вопросы или высказать свое мнение, которое вы сможете использовать для внесения корректировок в документ или уточнения информации.

• Поделитесь документом с другими заинтересованными сторонами, которые не могут присутствовать на встрече, чтобы обеспечить прозрачность и убедиться, что все согласны с требованиями проекта.

Организация такой презентации показывает заинтересованным сторонам, что вы цените их вклад и хотите убедиться, что ваша команда работает в соответствии с их ожиданиями. Поскольку эти заинтересованные стороны могут не работать непосредственно над проектом, эта презентация также гарантирует, что они понимают задачи, которые могут возникнуть в ходе проекта, и их предполагаемые результаты. Оно также служит возможностью внести изменения в последнюю минуту, прежде чем ваша команда приступит к работе.

10. Контролируйте свой прогресс

Процесс сбора требований происходит в начале проекта, предоставляя вашей команде основу и руководящие принципы. Этот процесс может продолжаться и после начала работы над проектом. По мере реализации проекта вы можете обнаружить, что вам необходимо скорректировать, добавить или убрать требования.

Вы можете разместить этот документ в онлайн-формате, чтобы люди могли получить к нему доступ из любого места и вносить изменения или предложения по мере необходимости. Если вы вносите существенные изменения в документ или требования, сообщите об этом соответствующим заинтересованным сторонам, чтобы они были в курсе хода проекта.