Руководство по написанию идеального справочника для сотрудников

Руководство по написанию идеального справочника для сотрудников, о которых вы заботитесь.

Пару слов об этом справочнике

Добро пожаловать в руководство от Inc по справочникам!

Справочник для сотрудников является вторым по важности документ, после налоговой декларации, который вы должны подготовить. В нем вы можете создать главу и написать стихотворение о своей компании. Здесь вы можете рассказать о том, кто вы и чем занимаетесь. (Один справочник, который нам посчастливилось держать в руках, был похож «на своего рода ежегодный корпоративный манифест».) Самое важное то, что ваш справочник рассказывает людям о том, почему они должны работать на вашу компанию, а также детально описывает то, что вы ожидаете получить от своих работников, информируя их, в свою очередь о том, что они могут получить от вас.

Далее мы расскажем вам, почему и как нужно создать справочник, а также как он должен выглядеть (и называться), кто должен его писать, каким он должен быть по объему, что в нем должно содержаться, а также о чем не стоит упоминать в нем. Надеемся, что наша информация будет полезной для вас.

Миссия

Итак, хороший справочник должен, ну…давайте начнем так. Так как цель этого задания заключается в том, чтобы помочь вам написать справочник, который, в идеале, раскрывает миссию компании, тогда давайте расскажем об этой миссии в виде такого провозглашения:

«Миссия справочника заключается в донесении информации о политики компании, а также ее деятельности; заключении явной взаимной договоренности между работником и работодателем без фактического договора; описании и выражении культуры компании; мотивации и заинтересованности сотрудника в его работе; донесении более широкого смысла миссии компании».

И как же передать эту миссию фактическими словами? Лучшие из формулировок соединяют мир идей с реальностью. Они дают больше, чем ощущение того, что компания стремиться сделать – они также говорят, как именно она намерена это воплотить в жизнь. Вот хороший пример руководства, созданного для работников Starbucks Coffee Co., в котором миссия звучит так:

«Сделать Starbucks главным поставщиком лучшего кофе в мире, сохраняя, при этом, свои бескомпромиссные принципы.

Следующие пять принципов помогают нам оценить правильность наших решений:

1. Обеспечение благоприятной рабочей среды и уважительное отношение друг к другу.

2. Применение самых высоких стандартов качества к покупке, обжарке и поставке нашего кофе.

3. Постоянное увеличение количества удовлетворенных клиентов.

4. Положительный вклад в наши сообщества и окружающую среду.

5. Признание того, что прибыльность является важнейшим условием нашего успеха в будущем».

История

Сегодня справочники для сотрудников становятся все более популярными, чем когда-либо. Компании, прежде всего, вынуждены публиковать их хотя бы для того, чтобы избежать судебных исков. Но, как говорит Венди Роудз из консалтинговой фирмы «Hewitt Associates», многие менеджеры принимают решение поместить всю информацию о политиках и практиках компании в один документ для того, чтобы эффективно (и без особых затрат) адаптировать и мотивировать сотрудников, объясняя терминологию компании.

Один неформальный жест растущего интереса к справочникам исходит от компании «Whole Foods Market Inc.», штаб-квартира которой находится в Остине, штат Техас. В 1989 году Inc. опубликовал статью, в которой шла речь о лучших печатных руководствах для сотрудников. Поставщик продуктов получил 500 запросов от других организаций с просьбой предоставить копию справочника, чтобы использовать его в качестве эталона для разработки собственных идей. В свою очередь «Whole Foods» попросила эти компании предоставить их руководства взамен, но, к большому сожалению, они оказались бесполезными, так как они не содержали идей, которые можно было бы позаимствовать.

Но довольно копаться в прошлом. Давайте приступим к вашей истории: когда вы будете работать над своей сагой, постарайтесь выйти за рамки SIC-кода, адреса организации и даты рождения основателя. Постарайтесь оживить рабочее место; внесите краску в повседневную атмосферу. Вот потрясающий пример: компания «Wild Oats Markets Inc.» из Колорадо решила начать свой справочник для персонала с истории под названием «Долгое и необычное путешествие». Здесь ее президент Майк Джиллиленд рассказывает (что похоже на письмо другу), как он со своими партнерами превратили компанию в многомиллионное предприятие.

Интересным остается тот факт, что Джиллиленд не боится откровенно говорить о величайших провалах компании:

«В 1986 году, когда мы думали, что мы несокрушимы, мы открыли магазин натуральных продуктов под названием «The French Market». Это наше предприятие было настоящей катастрофой в течение двух лет для нас. К счастью, маркеты «Stella's» и «Lolita's» (первые два магазина компании) были достаточно прибыльными, чтобы удержать нас на плаву».

В своем втором откровении Джиллиленд называет тех, кто владеет акциями «Wild Oats»: «Мы с Либби обладаем по 32,3%. Рэнди (наш друг) – 31,3%. Беннет Бертоли, юрисконсульт компании владеет 3%, и Дэвид Уилкинсон (частный инвестор) – оставшимся 1% акций».

«Хотя мы растем и расширяемся, «Wild Oats остается по-прежнему маминым и папиным магазином. Мы хотели, чтобы люди знали, что он по-прежнему принадлежит трем людям, которые его купили», объясняет он. «Мы понимаем, что нужно более реалистично показывать то, как мы работаем здесь. Мы хорошая компания, но наше руководство не всегда отвечает общепринятым стандартам», говорит Джиллиленд.

Философия

Философия и идентичность неразрывно связаны друг с другом для любой компании. То, как вы определяете себя, и то, во что вы верите должно быть основой для ваших действий. Поэтому ваш справочник является отличным способом рассказать о вашем бизнесе. Вся философия мира ничего не стоит, если основные принципы руководства не подкреплены политикой компании в области HR, что, в свою очередь, должно быть подтверждено практикой.

Не смотря на то, что ваш справочник будет отражать вашу философию, лучшие из компаний предпочитают рассказывать сотрудникам о том, во что они верят. «Справочник помогает увековечить культуру и служит хранителем огня», говорит Джозеф Мансуэто, президент «Morningstar Inc.», чьи сотрудники живут согласно этому кредо.

На первых страницах справочников для сотрудников, созданных лучшими из компаний, сияет во всей красе мощная корпоративная философия. Давайте посмотрим на «Ashton Photo Co.». Компания потратила уйму времени на создание того, что должно быть их философией. Корпоративный справочник содержит сжатые диаграммы, которые демонстрируют социальный контракт между организацией и ее работниками, потому что, как говорит вице-президент Алан Уайт, «мы используем справочник как обычный инструмент для донесения наших ценностей нашим работникам».

Стиль

Существует два «элемента стиля», о которых вы должны быть осведомлены: голос и взгляд. Давайте сначала поговорим о голосе.

Вы хотите рассказать о своей компании так, чтобы это было и по сути, и интересно. А для этого нужно быть многословным и использовать формальный стиль?

Наверное, нет. Хорошие справочники «звучат» приветливо, а авторитетные издания, к тому же, написаны на языке, который очень прост для понимания. На самом деле, «все правила написания хороших писем применимы к справочникам», как говорит Роудз из «Hewitt Associates» потому что их язык должен быть понятен для всех. Используйте короткие предложения, слова, четко и ясно излагайте свою мысль.

Но, конечно, не упускайте из виду «голос» в более широком смысле.

«Я хочу, чтобы справочник звучал как совет от кого-то, кто проработал здесь около 10 лет», говорит Мануэсто. Справочник «Morningstar Inc.» имеет коллегиальный, неофициальный тон, который соответствует культуре компании. Обратите внимание на этот параграф:

«Расслабьтесь! Очень сложно, или даже невозможно, предоставить хороший сервис, если вы пребываете в стрессовом состоянии, поэтому, относитесь к себе хорошо. Найдите способ, чтобы расслабиться и избавиться от напряжения. Принесите игрушки в офис, прогуляйтесь, послушайте любимую музыку, съешьте что-нибудь вкусное или найдите несколько минут, чтобы подышать глубоко».

Сьюзан Винтерс, исполнительный вице-президент компании «Bulbtronics» очень ясно сказала о том, какой тон должна иметь ваша книга: «Вы можете зайти в парк и увидеть там надпись «не бегать - не кушать - не ходить по траве», но вы также хотите знать о том, что можно делать? Читая ваш справочник, сотрудники должны знать, на какую компанию они работаю».

Теперь давайте приступим к внешнему виду. Не только ваша письменная речь должна быть понятной, но и сама книга должна быть удобной для чтения. Вот несколько правил, которых стоит придерживаться:

1. Обратите внимание на визуальный аспект руководства. Добавляйте много графиков и таблиц, делайте списки – все это работает намного лучше, чем «много текста».

2. Сделайте справочник удобным для пользователя, то есть, не забывайте об оглавлениях, вопросах-ответах и ссылках, потому что это помогает двигаться в правильном направлении.

3. Сделайте справочник простым в обращении. Он не должен быть тяжелым. Не используйте очень тонкую бумагу. Используйте листы, через которые не проходит свет.

Наконец, Роудз рекомендует авторам не увлекаться «отношением». «В конце концов, это руководство для потребителя, которое раскрывает политику компании», говорит она, «и если оно должно быть экспонатом, тогда клоунада здесь неуместна».

Что нужно включить

Основным критерием, которым вы должны руководствоваться, является то, о чем сотрудники хотят знать (или что им нужно знать). Роудз называет хороший справочник «событием», потому что работники обращаются к нему тогда, когда что-то происходит в их жизни – болезнь, отпуск или другие инциденты. Итак, вот те важные разделы, которые нужно включить:

Политики в области занятости

Здесь должна быть основная информация о таких вопросах, как равные права в занятости, объявления о вакансиях, рабочее время, зарплата и оплата сверхурочных, обзоры производительности, отпуск и праздники, больничный, прогулы и т.д.

Преимущества

Этот пункт информирует обо всех видах страхования, инвалидности, компенсации, пенсионной программе, возмещении обучения и программах помощи работникам.

Поведение сотрудников

Здесь идет речь о таких темах, как гигиена работников, дресс-код, индивидуальное развитие и т.д.

Есть еще и дополнительные разделы:

Глоссарий

«У всех компаний есть свой лексикон», говорит Алан Уайт из компании «Ashton Photo», которая добавила к своему справочнику словарь, чтобы «люди могли лучше понять язык организации». Например, посмотрите на разницу между значениями late («не завершенное в срок в данном отделе»), delayed («остановка производства из-за ожидания информации от клиента») и on hold («производство приостановлено из-за переучета»).

Диаграмма организации

В справочнике компании «Ashton» также есть то, что в настоящее время является почти клише: график, который демонстрирует организацию компании, на вершине которого находится клиент. Уайт говорит, что в нем также есть и другие диаграммы и таблицы с должностными инструкциями и объяснениями процесса производства, благодаря которым люди могут понять, насколько они вписываются в организацию.

В некоторых руководствах есть имена начальников отделов и карта офисного помещения. В других вы можете найти номера телефонов всех сотрудников.

Что не стоит включать в справочник

Когда вы думаете о том, какая информация должна быть в справочнике, не забывайте и о темах, которые не стоит затрагивать. Вы видите, что лучшие из этих документов не рассказывают обо всем. Вместо этого, они являются руководством к действию, оставляя достаточно места для индивидуального выбора.

Когда Энн Роудс, вице-президент «Southwest Airlines Co.», Даллас, пришла в компанию в 1989 году, корпоративный справочник насчитывал 380 страниц, а в новом проекте – все 450. «Испугавшись», она немедленно выбросила его и взамен издала «Руководство для лидеров». Эта книга, состоявшая из 50 страниц, содержала большое количество материала о политике компании, но еще больший акцент был сделан на кредо компании, в соответствии с которым каждый сотрудник имеет право принимать свое решение. Вместо того чтобы говорить, что работники должны делать в любой ситуации, по словам Роудс, вот что написано в справочнике: «Очень мало решений можно назвать правильными, или неправильными, и нам, как руководителям, важно принимать решения, которые выгодны для бизнеса, и которые имеют смысл в каждой конкретной ситуации».

«Очень важно донести широкие принципы того, как вы хотите, чтобы люди работали, позволяя им применять их в повседневной жизни», говорит Мансуето из «Morningstar»

Процесс

Для каждой компании настает тот час, когда справочник для сотрудников становится особенно важным. Для «Bulbtronics» оно настало тогда, когда штат увеличился до 30 человек и поднялся вопрос о стандартизации политик компании. «Но когда у вас 60, 50 или 40 сотрудников вам лучше работать с тем, в чем нет двусмысленности», говорит Сьюзан Винтерс, вице-президент компании.

Она говорит, что люди всегда задают одни и те же вопросы: «Сколько рабочих часов? Какая политика отпусков? Когда они имеют право на льготы». И, наконец, она поняла, что, всегда есть много мелочей, которые могут не обсуждаться, но она точно не хотела, чтобы люди узнавали важную информацию постфактум.

В настоящее время компания пересматривает свое издание справочника. Оглядываясь назад, Винтерс сделала вывод, что наличие справочника имеет свои плюсы и минусы. «В то время как он позволяет вам быть справедливым и последовательным, вы может потерять некую осторожность. Если вы излагаете вещи в письменной форме, это можно сравнить с тем, что вы теряете человеческий фактор», говорит Винтерс.

Работая над справочником, вы можете также прибегать к помощи экспертов в некоторых ключевых областях (право), но лучше вам, все же, писать его самостоятельно. Давайте рассмотрим опыт «Kingston Technology Corp.», которая в 1992 году возглавила список Inc. 500 как самая быстрорастущая частная компания. Как рассказывает директор по маркетингу Рон Сайд, они поручили написание справочника внешнему специалисту, который, в свою очередь, просто скопировал одноименный документ у «AST Research Inc.».

Сотрудники «Kingston Technology Corp.» просто возненавидели этот справочник. Они выбросили его и взамен написали свой собственный. Послушайте, что говорит Кэрол Рапрект, которая работает с международными продажами: «Владельцы думали, что справочник можно будет растпространять и хранить в ящиках. Они не были готовы к тому, что он может кого-то обидеть. Но он содержал весь тот набор юридических терминов, благодаря которому складывалось впечатление, что компания не доверяет нам, а мы ей».

Поэтому, некоторые сотрудники решили напрямую обратиться к президенту компании: «Спарвочник компании – это первое, что люди получают в «Kingston», когда устраиваются на работу. Они могут подумать, что наша организация действительно так работает». В ответ владелец бизнеса попросил меня и мою сестру (которая работает в отделе маркетинга), переписать справочник.

«Мы потратили много времени на беседы с Джоан и Дэвидом, основателями компании, благодаря чему мы смогли написать простой и понятный справочник для сотрудников. И теперь, если у меня было достаточно времени на создание нового документа, я бы сделала его еще более простым и понятным».

Ценность создания справочника заключается в том, что он собирает воедино все политики компании, объясняя их важность и значение с помощью простых слов.

Официальная часть

«Справочник является наиболее важным документом, который компания может иметь», говорит Нобайль, который написал руковолство по созданию справочника для сотрудников. «Я видел, как некоторые компании приходили с ним в суд, и выигрывали его. Но я также видел, как с помощью «слов на бумаге» сотрудники выходили победителями».

Теперь справочник становится серьезным документом. Прежед всего, организация не может обойти стороной конкретные законы. Здесь должна быть четко изложена политика компании, касающаяся семьи, больничных отпусков, сексуальных домогательств, курения и т.д.

Самым главным правовым аспектом является то, что сам справочник не является договором. «С юридической точки зрения очень важно оставить за собой право на внесение изменений», добавляет Нобайль.

Что же касается судебных исков, как предупреждает Нобайль, они, в большинстве случаев, появляются из-за политик, которые не имеют четкой формулировки. Например, в справочнике может быть отражена политика «для всех сотрудников», как он говорит, в то время как бонусы распространяются только на определенную категорию работников.

Руководство Нобайля также содержит универсальный отказ, который многие компании просят прочитать и подписать:

«Это пособие не является договором. Хотя мы надеемся, что наши трудовые отношения с вами будут долгосрочными, вы или компания может прекратить это сотрудничество в любое время, по любой причине, с или без предупреждения».

Кроме того, многие компании просят сотрудников поставить свою подпись в качестве подтверждения получения справочника и признания заявления, что в нем все может быть изменено.

Справочник не обязательно должен стоить вам много денег. Алан Уайт из «Ashton Photo» считает, что если бы он вместе со своими сотрудниками занимался написанием этого документа, затем отдал бы на проверку адвокату (за несколько сотен долларов), то, с учетом затрат на печать, ему бы все это обошлось в 800 долларов.

Так каким же должен быть справочник по объему? Это только зависит от вас. Например, версия «Whole Foods» насчитывает 104 страницы, а компания «Kingston» сумела все рассказать на 20. Важно сосредоточиться на том, действительно ли это пособие является исчерпывающим. Если в нем рассматриваются ключевые вопросы, которые возникают у сотрудников, и переданы основные убеждения компании, тогда, можно сказать, вы справились со своей задачей.

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Автор: 
  • Том Эренфельд
Источник: 
  • Inc.com
Автор перевода: 
  • Татьяна Горбань
+1
0
-1