Расходы на расходные материалы в бухгалтерском учете: Определение и расчет

Если вы бухгалтер, отвечающий за отслеживание денег, которые зарабатывает и тратит компания, вам полезно знать о таких ключевых понятиях бухгалтерского учета, как расходы на расходные материалы. Изучение того, как определить расходы на снабжение компании, может помочь вам понять и обеспечить эффективность использования снабжения. Это также может помочь вам проконсультировать ваших клиентов или работодателя о том, какое количество расходных материалов необходимо закупить в будущем.

В этой статье мы обсудим расходы на расходные материалы в бухгалтерском учете, почему эта учетная категория важна и как отличить расходные материалы от материалов, а также приведем шаги по составлению отчета о расходах на расходные материалы компании.

Что такое расходные материалы в бухгалтерском учете?

Расходы на снабжение в бухгалтерском учете относятся к стоимости набора товаров, которые компания использовала в течение определенного отчетного периода для своей деятельности. Сотрудники могут регулярно использовать эти элементы для выполнения своих ежедневных задач. Например, бухгалтер может рассматривать картриджи для офисного принтера как расходные материалы.

Сотрудники обычно используют материалы быстрее, чем долгосрочные инвестиции, такие как оборудование, поэтому компании часто регулярно пополняют запасы материалов. До того, как сотрудник использует предмет, бухгалтер может считать его активом. Однако после того, как сотрудник использует предмет, он становится расходом. Бухгалтеры включают эти расходы в свои балансовые отчеты, а менеджеры могут также исключить их из списка доступных расходных материалов.

Почему расход расходных материалов в бухгалтерском учете важен?

Вот несколько причин, по которым отслеживание расходов на расходные материалы важно для бизнеса:

• Составление бюджета: Понимание того, как быстро сотрудники используют расходные материалы и как часто они нуждаются в пополнении запасов, может помочь менеджерам составить бюджет на предстоящие периоды.

• Бухгалтерский учет: Указание расходов на расходные материалы позволяет бухгалтерам создавать более полные и точные финансовые отчеты.

• Производительность: Отслеживание этих расходов гарантирует, что компания закажет новые расходные материалы до того, как они понадобятся сотрудникам, что позволит им оставаться продуктивными.

В чем разница между расходными материалами и материалами?

Хотя компании часто используют и расходные материалы, и материалы, эти термины обычно относятся к разным типам предметов. Компании часто используют расходные материалы, чтобы помочь своим сотрудникам выполнять повседневные задачи, в то время как они используют материалы при производстве продукции для продажи. Еще одно ключевое различие между материалами и расходными материалами заключается в том, что клиент получает материалы в той или иной форме при покупке продукта, в то время как расходные материалы он не получает.

Например, столярное предприятие, изготавливающее комоды ручной работы, может приобрести в качестве сырья красное дерево. Когда клиент покупает комод, он получает древесину в измененном виде. Тот же бизнес может считать полотна для ручной пилы расходными материалами, поскольку покупатели не получают их вместе с покупкой. Оба предмета необходимы для производства комода, но они имеют разную категорию для целей бухгалтерского учета.

Виды расходов на расходные материалы

Понимание того, что считается расходными материалами, поможет вам точно отследить эти расходы. Вот некоторые виды расходных материалов, расходы на которые вы можете отслеживать:

Завод

Заводские принадлежности - это товары, которые позволяют производителям и другим производственным компаниям изготавливать новую продукцию. Они различаются в зависимости от типа предприятия. Они отличаются от оборудования тем, что сотрудники могут израсходовать их и часто нуждаются в замене. Заводские расходные материалы могут включать:

• Смазочные материалы для машин

• Полотенца

• Масло

• Растворители

• Электрические шнуры

Административные

Административные или офисные принадлежности - это предметы, которые сотрудники регулярно используют в офисах, не входящих в производственный отдел компании. Помимо расходных материалов для ведения учета, к ним относятся предметы для уборки, а также еда и напитки для комнаты отдыха сотрудников. Некоторые примеры административных материалов включают:

• стаканчики для карандашей

• Компьютерная бумага

• Мыло

• Идентификационные бейджи

• Кофе

• Чернильные картриджи

• Папки и блокноты

Доставка

Грузовые принадлежности - это предметы, которые компании используют для транспортировки продукции из одного места в другое. Они помогают предприятиям отправлять товары потребителям. В то время как некоторые предприятия полагаются на личные покупки, другие имеют значительные потребности в доставке. Компании, которые пользуются услугами сторонних поставщиков, могут учитывать эти расходы в другой категории, в зависимости от того, платит ли компания-клиент за расходные материалы. Вот некоторые примеры расходных материалов:

• Лента

• Коробки

• Упаковочные листы

• Конверты

• Марки

Производственные накладные расходы

Производственные накладные расходы - это предметы, используемые на производстве, которые не имеют прямого отношения к продукции, создаваемой компанией. Сотрудники могут использовать эти принадлежности для обеспечения безопасности и комфорта в производственном помещении во время и после смены. Ниже приведены примеры производственных материалов:

• Швабры

• Чистящий спрей

• Чистящие салфетки

• Дезинфицирующее средство для рук

• Мешки для мусора

Как отразить расходы на расходные материалы в бухгалтерском учете

Вот некоторые шаги, которые вы можете предпринять при отражении расходов на расходные материалы в бухгалтерском учете компании:

1. Учет закупок материалов

Вы можете записать, сколько денег сотрудники компании тратят на расходные материалы, на своем счете снабжения, дебетуя расходные материалы и кредитуя наличные деньги. Например, в течение финансового года офис может потратить на расходные материалы 1 500 долл. Бухгалтерская команда может добавить $1 500 в колонку активов баланса компании. Создайте систему для организации квитанций на расходные материалы, чтобы вы могли быстро и точно регистрировать расходы на расходные материалы. Вы можете попросить менеджеров предоставлять свои квитанции каждую неделю в одно и то же время, чтобы вы могли сразу записать все расходы на снабжение за прошедшую неделю.

2. Проведите инвентаризацию расходных материалов

Чтобы провести инвентаризацию запасов компании, можно проанализировать количество запасов, имеющихся в настоящее время на рабочем месте. Затем определите стоимость каждого предмета, чтобы рассчитать общую стоимость запасов компании. Например, если в офисе есть 400 тетрадей стоимостью 1 доллар каждая, 25 капсул кофе стоимостью 2 доллара каждая и 20 коробок скрепок стоимостью 2 доллара каждая, вы можете рассчитать стоимость запасов компании с помощью этого уравнения:

(400 блокнотов x $1) + (25 капсул кофе x $2) + (20 коробок скрепок x $2) = $490

Если компания крупная или имеет несколько офисов, вы можете делегировать задачи по подсчету менеджерам в каждом офисе. Затем они могут представить вам свои подсчеты для внесения в финансовую отчетность. Рассмотрите возможность проведения подсчета запасов по крайней мере несколько раз в год.

3. Рассчитать корректировки

Поскольку компании часто закупают расходные материалы заранее или оптом, вам может потребоваться корректировка баланса счета расходных материалов после их использования. В конце отчетного периода вы можете кредитовать счет расходных материалов, вычитая стоимость запасов из общей суммы закупки расходных материалов. Например, если у компании есть запасы расходных материалов на сумму $490 и она закупает новые расходные материалы на сумму $1500, вы можете использовать это уравнение для определения скорректированного баланса расходов на расходные материалы:

$1500 новых расходных материалов - $490 инвентаризации расходных материалов = $1010 скорректированный баланс расходов на расходные материалы

4. Проверить бухгалтерские проводки

Чтобы убедиться в точности бухгалтерских проводок, подумайте о создании скорректированного пробного баланса. Для этого вы можете записать стоимость всех неиспользованных, предоплаченных расходных материалов в дебетовом балансе. Затем вы можете сравнить проводки по дебету и кредиту, чтобы убедиться, что они соответствуют общей сумме закупки материалов. Например, если на конец отчетного периода в запасах компании имеется 490 долларов неиспользованных расходных материалов, вы можете записать 490 долларов в дебетовое сальдо.

5. Добавьте информацию в отчет о доходах

После того, как вы рассчитали и проверили баланс расходов на расходные материалы, вы можете внести его в отчет о доходах в категорию расходов на расходные материалы. Также может быть полезно записать ваш метод расчета расходов на расходные материалы для данного отчетного периода. Затем вы можете периодически обращаться к своим расчетам за предыдущий отчетный период, чтобы отслеживать использование запасов в компании.