Работа с документами – это, прежде всего, работа с текстом. Как сделать свой текст ясным и убедительным? Ответ прост: необходимо уметь правильно соединять слова, строить фразы и формулировать законченные предложения. При составлении текстов документов могут возникать сложности, связанные с выбором слова, его грамматической формой, а также с построением словосочетаний и предложений. Чтобы избежать ошибок, которые могут привести к неловкости, необходимо соблюдать определенные правила.
Стиль языка и его особенности
Стиль языка – это разновидность литературного языка, используемая в определенных социальных ситуациях (быт, семья, официально-деловая сфера и т.д.). Каждый стиль отличается от других особенностями лексики, грамматики и фонетики.
Грамматические нормы официально-делового стиля
Грамматические нормы официально-делового стиля делятся на морфологические и синтаксические:
- Морфологические нормы требуют правильного образования грамматических форм слов разных частей речи (род, число существительного, краткие формы и степени сравнения прилагательных и т.д.).
- Синтаксические нормы предписывают правильное построение основных синтаксических единиц: словосочетаний и предложений.
Основные проблемы употребления морфологических норм:
-
Ошибки, связанные с неправильным согласованием определений:
- Определение, относящееся к имени существительному с приложением, согласуется с главным словом (наш счет-фактура), которое обычно стоит на первом месте.
- Определение, относящееся к сочетанию личного имени и приложения (сотрудник фирмы Т. Иванова), обычно согласуется с ближайшим именем существительным (наш сотрудник фирмы Т. Иванова).
- Определение, выраженное причастием, согласуется с личным именем (принимавшая участие в переговорах наш сотрудник Т. Иванова).
-
Ошибки, связанные с неправильным употреблением полных и кратких форм имен прилагательных:
- В официально-деловой речи более употребительны краткие формы прилагательных. Полные формы воспринимаются как разговорные или просторечные (Ваши претензии обоснованны и справедливы, а не Ваши претензии обоснованные и справедливые).
- В официально-деловой речи при употреблении кратких форм прилагательных на -ен и -енен предпочтение отдается форме на -енен (ответственен за качество продукции).
-
Варианты падежных форм существительных:
- Формы именительного падежа единственного числа на -а (-я) часто имеют разговорную или профессиональную окраску, тогда как формы на -ы (-и) более нейтральны и являются нормативными для большинства слов.
- При выборе одной из дублетных форм следует учитывать ряд факторов: структуру слова, место ударения, происхождение слова.
-
Ошибки, связанные с неправильным употреблением имен числительных:
- В официально-деловой речи все количественные числительные должны склоняться, при этом должны изменяться все части сложных и составных числительных (Мы получили более двухсот сорока предложений).
- В большинстве случаев количественное числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного): недостает четырех книг, изложить на двухстах страницах.
- В творительном падеже: с двумястами рублями.
- Слово тысяча чаще всего управляет существительным: расходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей.
- В составных числительных склоняются все части: серия пособий с двумя тысячами четырьмястами семьюдесятью пятью чертежами, груз весом в тысячу пятьсот тонн, но: в тысяча девятьсот тридцатом году.
- В порядковых числительных склоняется последний компонент: две тысячи второй, а не двух тысяч второй.
-
Использование предлогов:
- Русский язык предлагает широкий выбор причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи, из-за, по причине, благодаря. Выбор зависит от оттенков значений, которыми обладают эти предлоги:
- ввиду - чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду предстоящего проведения конференции;
- вследствие - чаще о совершившемся факте: прошу предоставить отпуск вследствие болезни;
- благодаря - чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: мы справились с задачей благодаря деятельной помощи работников министерства.
- Предлоги обычно управляют существительным в одном определенном падеже. Нельзя говорить: согласно нижеприведенного перечня, согласно вашего запроса. Надо: согласно нижеприведенному перечню, согласно вашему запросу (существительные в дательном падеже).
- Русский язык предлагает широкий выбор причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи, из-за, по причине, благодаря. Выбор зависит от оттенков значений, которыми обладают эти предлоги:
-
Выбор падежа существительного (предложное управление) при синонимичных словах:
- идентичный чему-либо - сходный с чем-либо - близкий к чему-либо;
- обращать внимание на что-либо - уделять внимание чему-либо;
- опираться на что-либо - базироваться на чем-либо;
- основываться на чем-либо - обосновывать чем-либо;
- отзыв о чем-либо - рецензия на что-либо (аннотация на что-либо, аннотация чего-либо);
- отчитаться в чем-либо - сделать отчет о чем-либо;
- превосходство над чем-либо - преимущество перед чем-либо;
- препятствовать чему-либо - тормозить что-либо;
- уплатить за что-либо - платить что-либо.
Заключение
Правильное употребление словосочетаний и построение предложений является ключевым фактором для создания ясного и убедительного текста. Ключевыми особенностями официально-делового стиля являются четкость и последовательность изложения материала, а также сочетание полноты и краткости текста.
Литература
- Мурашев А., Руфецкий В. Культура речи. - Москва - Воронеж, 2004.
- Розенталь Д., Теленкова М. Словарь трудностей русского языка. - М., 1999.
- Кузнецова Т. Составление и оформление служебных документов. - М., 1998.
- Справочник-практикум Культура устной и письменной речи делового человека. - М., 2006.
- Федосюк М., Ладыженская Т., Михайлова О., Николина Н. Русский язык для студентов-нефилологов. - М., 1999.
Поделиться
